• Bekostiging in de zorg: pak de regie met process mining

We willen meer handen aan het bed hebben. Als we niks doen, hebben we in 2022 een tekort van 125.000 zorgmedewerkers. Er zijn mensen die zeggen: “de bekostiging, daar maken wij ons op het hoofdkantoor wel druk om. Daar gaan we onze zorgverleners niet mee lastig vallen”. Maar om een goede bekostiging te maken, moet het zorgproces helder en gestroomlijnd zijn. Hiervoor is grip op het zorgproces nodig. Process mining helpt daarbij. 

Dit is het derde artikel in de reeks van artikelen rondom de problematiek lees het vorige artikel hier terug.

 

Door Job Achterkamp, juni 2018

Regie over de zorg

Zorgbekostiging is een complex vraagstuk. De zorgkosten zijn een voortvloeisel uit de acties van zorgverleners. Willen we grip houden op de zorgkosten, dan is het zaak om regie te hebben over het zorgproces. Hiervoor moeten we allereerst weten hoe het zorgproces loopt. Helaas voor de zorgregisseurs voert iedere zorgverlener zijn/haar werk anders uit. Daarnaast schetst iedere zorgmedewerker net een ander beeld van het zorgproces. Knelpunten liggen ergens anders, behandeltrajecten blijken complexer te zijn en sommige zorgpaden blijken ineens bijna niet voor te komen. Wie heeft er gelijk? Wat is de beste aanpak?

Process mining helpt om visie te krijgen en de regie te pakken. Process mining is een data analyse methodiek dat algoritmes gebruikt om processen te visualiseren. Wat deze methodiek uniek maakt, is dat processen worden gevisualiseerd op basis van tijd. Het zet tijdsregistraties voor bijvoorbeeld cliënten achter elkaar en komt zo tot een procesflow. Standaard BI tools geven alleen dwarsdoorsnedes, oftewel foto’s. Process mining daarentegen laat zien hoe het hele proces eruit ziet, het geeft je een film. Zo kan je zien waar in het proces het mis gaat en welke activiteiten er zijn geweest die mogelijk hebben geleid tot het vastlopen van het proces.

Afbeelding 1: Process mining voor een zorgproces

Bij het maken van een bekostiging is het allereest belangrijk om de prestaties te begrijpen: hoe ziet het zorgproces eruit? Ervaring leert dat het proces altijd veel meer afwijkingen heeft dan aanvankelijk gedacht. Deze afwijkingen zorgen voor risico’s op meer kosten. Daarom is het noodzakelijk om bij het maken van een bekostiging ook aan de slag te gaan met het standaardiseren van het zorgproces. Als het zorgproces helder is en de eerste verbeterslagen in gang gezet, dan kunnen de prestaties op zo’n manier geclusterd worden dat er homogene groepen ontstaan waar je een prijskaartje aan kan hangen. Bij alle drie de stappen, het inzicht creëren, stroomlijnen en definiëren van de zorgprestaties is process mining de aangewezen methodiek om een goede bekostiging te kunnen maken.

Stappenplan
Afbeelding 2: Stappenplan datagedreven bekostiging

Stap 1: Inzicht creëren

Vraag aan 5 zorgverleners hoe de klantreis van een cliënt eruit ziet en je krijgt 5 verschillende antwoorden. Process mining geeft de objectieve blik op het zorgproces. Zo kan het op een breed scala aan vragen een antwoord geven:

  1. Waarom is de wachttijd van dit proces zo lang?
  2. Wanneer krijgen cliënten alleen een intake?
  3. Waar zijn de behandeltijden lang en waar niet?
  4. Waar worden stappen in het voorgeschreven zorgproces overgeslagen?
  5. Welke varianten aan zorgprocessen leveren wij allemaal?
  6. Wie neemt er deel aan welk zorgproces en hoe vaak?
  7. Wat is er gebeurd in het zorgproces als er lange behandeltijden zijn?
  8. Wat is er aan de hand met zorgprocessen waarbij cliënten ontevreden zijn?
  9. Hoe verschilt de zorg voor verschillende cliëntgroepen zich van elkaar?

Dit is een lange lijst met vragen, maar het is een kleine greep uit de mogelijkheden van process mining. Doordat je met deze methodiek het hele zorgproces kan overzien, zijn er veel antwoorden te vinden.

De eerste sessies met process mining in de zorg worden daarom vaak een vragenvuur. Het helpt mensen namelijk met een objectieve blik op waar ze zich al jaren hard voor maken. Hierdoor kunnen ze aan de slag met de zorgverleners om het proces aan te passen of te standaardiseren.

Stap 2: Standaardiseren zorgproces

Process mining helpt ook als het nieuwe zorgproces of de nieuwe bekostiging is ingevoerd. Vaak is het lastig om te meten wat er met een procesverandering in de praktijk gebeurt. De realiteit is altijd weerbarstiger dan het model aan de tekentafel. Met process mining kan je bijhouden of iedereen zich kan houden aan de gemaakte afspraken. Zo leg je in een gesprek de feiten op tafel: dit zijn de prestaties die we leveren. Hoe komt dit? Waar kan ik je bij helpen? Hoe lossen we dit op? Zo kan je niet alleen de transitie beter beheersen, maar ben je ook een betere gesprekspartner.

Stap 3: Definiëren zorgprestaties

Als het zorgproces in kaart is gebracht en de eerste aanzet tot standaardisatie is gedaan, dan kan er gekeken worden naar een optimale definitie van prestaties. De vraag is: Hoe moet je behandelingen samenpakken om tot een homogene prestatie te komen? Je wilt dat de zorg die geleverd wordt zo min mogelijk afwijkt van de gedefinieerde prestatie. Immers, bij grote afwijkingen zullen ook de kosten sterk afwijken van de inkomsten.

Process mining biedt inzicht in de verschillende varianten die er bestaan binnen het zorgproces. Een prestatie bestaat meestal uit meerdere behandelingen, uitgevoerd door mensen met verschillende functies (en dus met verschillende kosten). Alleen bij een analyse waarbij het hele proces wordt meegenomen, kan een juiste prestatie definitie worden gecreëerd.

Process mining laat zien welke zorgpaden het vaakst voorkomen. In samenspraak met de zorgverleners kan je daardoor de meest voorkomende zorgpaden tot prestaties definiëren. Zo weet je van zorgverleners dat cliënten met een bepaald ziektebeeld hele dure behandelingen krijgen. Process mining kan laten zien welke behandelingen dat zijn, hoe vaak deze voorkomen, in welke volgorde en door wie deze behandelingen worden gedaan. Kortom: geen mening of onderbuik gevoel, maar feiten over het hele proces. Process mining geeft de zorg de handvaten om de kosten in bedwang te houden.

Nieuwsgierig? Meer weten over wat process mining voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op.

Cost & Profitability ManagementKeten- & Procesoptimalisatie Zorg