XBRL: Ben jij er al helemaal klaar voor?

Vanaf 2017 zijn bedrijven verplicht om hun jaarrekening in XBRL aan te leveren. Dit geldt voor de bedrijfsklassen micro en klein, maar ook voor dochterondernemingen in de bedrijfsklassen micro en klein. Maar wat is XBRL eigenlijk? En hoe kun je jouw organisatie slim voorbereiden op de eisen van XBRL?

Door Jan Nico de Hoop, januari 2017

Wat is XBRL?

XBRL (eXtensible Business Reporting Language) is een open standaard om financiële en niet-financiële gegevens op een gestandaardiseerde en eenvoudige manier uit te wisselen. De standaard is gebaseerd op het veelgebruikte XML-dataformaat.

XBRL
Figuur 1. De samenhang tussen XBRL, taxonomie en data.

XBRL is eigenlijk een raamwerk, waarop verschillende branches en landen een eigen ‘taxonomie’ kunnen bouwen. Een taxonomie is een verzameling van datadefinities, berekeningen, validaties en presentaties. Zo zijn er onder andere taxonomieën voor IFRS, Solvency II (voor verzekeraars) en CRD IV (voor banken). Daarnaast zijn er taxonomieën die voor een bepaald land gelden. Taxonomieën vormen samen met de data van een organisatie – ook wel XBRL-instance genoemd – een ingevulde set van standaardrapportages, die verschillende partijen automatisch kunnen inlezen en bekijken. Zie figuur 1 voor de samenhang tussen XBRL, taxonomie en data.

Standard Business Reporting

Ook Nederland gebruikt een eigen taxonomie: SBR (Standard Business Reporting). Met deze taxonomie wordt gestandaardiseerde data aangeleverd aan het CBS, de belastingdienst, de banken en de Kamer van Koophandel. Het voordeel van SBR is dat er minder administratie nodig is om de verschillende rapporteren te genereren, dat er minder fouten worden gemaakt bij de aanlevering en dat er sprake is van een veilige verzending en ontvangst van de gegevens.

Verplichting

Op dit moment is SBR en daarmee XBRL een belangrijk item. Vanaf 2017 zijn bedrijven namelijk verplicht om hun jaarrekening bij de Kamer van Koophandel in XBRL-formaat te deponeren. De KvK heeft verschillende tijdslijnen voor organisaties met een bepaalde omvang, zie figuur 2 voor de tijdslijnen en eisen per bedrijfsgrootte.

In 2017 zijn organisaties in de categorie micro en klein met ongeveer 0 – 50 medewerkers verplicht om de jaarrekening in XBRL-formaat te deponeren. In de jaren daarna zijn de grotere bedrijven aan de beurt. Grotere bedrijven kunnen echter al wel een verplichting hebben in 2017, als er dochterbedrijven zijn die wel binnen de categorie micro en klein vallen.

Hoe lever je aan in XBRL?

Het proces voor aanlevering van een jaarrekening op basis van XBRL ziet er als volgt uit:

  1. Generen van een bestaande jaarrekening uit het systeem.
  2. Koppelen (taggen) van de eigen jaarrekeningitems aan de gestandaardiseerde XBRL-items.
  3. Invullen van de stamgegevens, zoals informatie over de rechtspersoon en informatie over de rapportage en de contactpersoon.
  4. Converteren van de huidige jaarrekening naar het XBRL-formaat.
  5. Automatisch valideren van de jaarrekening, bijvoorbeeld controleren of getalsberekeningen binnen de jaarrekening kloppen.
  6. Deponeren van de jaarrekening naar de Kamer van Koophandel via een beveiligde verbinding, rechtstreeks vanuit de oplossing of via de website van de KvK.

De eerste stap

Dit lijkt wellicht een complex en tijdrovend proces. Maar dat hoeft niet. Hoe zorg je ervoor dat jouw organisatie op een slimme manier voldoet aan de eisen van de KvK? De eerste stap is het maken van een aantal keuzes. Hierbij helpen de volgende vragen:

  • Is mijn huidige systeem in staat om XBRL te genereren, en zo ja, is dat ook mogelijk met SBR?
  • Voor hoeveel KvK-entiteiten bestaat er een verplichting om in 2017 de jaarrekening in XBRL te rapporteren?
  • Wil ik nu al voor de grotere entiteiten de jaarrekening in XBRL deponeren, ook al is dat wettelijk nog niet noodzakelijk in 2017?
  • Stel, ik heb een nieuwe oplossing nodig voor het rapporteren in XBRL. Wil ik dan een oplossing die eenvoudig XBRL genereert, of heb ik ook extra functionaliteit nodig voor het opstellen van mijn jaarrekening of jaarverslag en het verbeteren van het rapportageproces?
  • Wil ik rechtstreeks vanuit te tool kunnen deponeren naar de KvK, of wil ik dat handmatig via de website van de KvK doen?

Keuze tussen specifieke XBRL-oplossing of volledig Disclosure Management

xbrl_oplossingen
Figuur 3: De verschillende functionaliteiten van een Point Solution en een Disclosure Management Solution.

Om de jaarrekening soepel in XBRL aan te leveren zijn er verschillende typen softwareoplossingen. Oplossingen kunnen specifiek gericht zijn op het eenvoudig genereren van XBRL – een Point Solution – of meteen ook breder het rapportageproces verbeteren; een Disclosure Managementoplossing. Zie figuur 3 voor de verschillen in functionaliteit tussen Point Solutions en Disclosure Management Solutions.

In de praktijk krijgen we vaak de vraag gesteld wat beter is, een Point Solution of een Disclosure Management Solution. Daar is geen algemeen antwoord op te geven. De twee soorten oplossingen hebben allebei voor- en nadelen. Welk type oplossing voor jouw organisatie de juiste is, hangt sterk af van jouw wensen en de al bestaande applicaties. Eén ding is echter zeker; soepel voldoen aan XBRL kan wel!

Vanaf nu is het ook mogelijk om de jaarrekeningen in XBRL te integreren met een rapportage- of consolidatie oplossing naar keuze. Hieronder een voorbeeld in Tagetik:

 

 

Meer weten over het voorbereiden van jouw organisatie op XBRL?

Bekijk dan ons webinar over XBRL, en de verschillen tussen een Point Solution of een Disclosure Managementoplossing.

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Consolidatie & Corporate Reporting