Workflow- en Procesbegeleiding in Excel verbeteren met Vena
  • Empowering Spreadsheets met Vena: Deel 1 workflow- en procesbegeleiding

Iedereen kent het, iedereen kan er mee werken en het geeft je ongeëvenaarde flexibiliteit in gebruik: spreadsheets!
Op financiële afdelingen is men doorgaans een nóg grotere fan van Excel dan in de rest van de organisatie. Vaak met hele goede redenen maar toch meestal niet helemaal probleemloos.
Excel is én blijft een krachtige oplossing maar kent ook zijn grenzen.

De komende weken publiceren we vijf korte blogs over hoe je veel voorkomende grenzen binnen (financiële) planprocessen kunt wegvagen met behulp van Vena.

Vandaag deel 1: Workflow- & procesbegeleiding. Hoe kun je optimaal profiteren van Excel en tegelijk je procesbegeleiding enorm verbeteren?

Door Rogier Louter, april 2020

Wat is het probleem?

Laten we beginnen met welk probleem er opgelost zou moeten worden. Je kunt immers best een eenvoudige workflow opzetten binnen Excel. Bijvoorbeeld met een ‘menu’ waar vandaan je via hyperlinks andere tabbladen of bestanden opent. Of met een hoofdtabblad dat gebruikers door alle stappen begeleid, al dan niet in combinatie met beveiliging op het document.

Er zijn genoeg creatieve oplossingen die we bij onze klanten tegenkomen en die tot op bepaalde hoogte ook goed werken. Lastiger (en vaak onmogelijk) wordt het wanneer je binnen je proces te maken hebt met één van onderstaande punten.

1. Volgordelijkheid in het proces

Er moeten eerst bepaalde processtappen zijn afgerond voordat andere stappen gestart mogen of kunnen worden.

2. Gebruikers met verschillende rechten

Gebruikers die binnen één document andere lees- en schrijfrechten moeten hebben.

3. Goedkeuringsstappen

Binnen het proces moeten cijfers goedgekeurd worden door andere gebruikers. Al dan niet met een ‘audit trail’ waarin altijd te zien is wie wat wanneer heeft goedgekeurd of aangepast.

Deze punten zijn vaak onderdeel van een (financieel) planningsproces, je hoeft geen enorm complex proces te hebben om hier tegenaan te lopen. Maar hoe kun je hier goed mee omgaan zonder je bedrijfsproces rigide te maken, of zelfs te moeten aanpassen aan je software?

Workflows in Vena

Vena heeft als visie ‘embrace Excel’. Als gebruiker werk je dan ook grotendeels in Excel. Je kunt nog steeds gebruik maken van alle normale functies en hebt daarboven op de moderne functionaliteit van Vena.

Workflowmanagement gebeurt in de web omgeving van Vena. Laten we aan de hand van bovenstaande drie uitdagingen kijken op welke manier Vena een waardevolle toevoeging biedt.

Volgordelijkheid in het proces

Het is letterlijk een kwestie van minuten om onderstaand proces bij elkaar te klikken. Hierin is te zien dat salesplanning eerst afgerond moet zijn voordat logistiek en inkoop met hun planning kunnen beginnen. En pas wanneer die stappen zijn afgerond, kan HR aan de slag om te bepalen wat er op het gebied van personeel bij komt kijken.

Zodra het proces start, zie ik als gebruiker dat ik de sales planning kan invoeren. Door de taak te openen, kom ik bij het invoerscherm waar ik, in Excel, mijn planning kan invoeren.

Taken die aan mij zijn toegewezen, maar nog niet kunnen of mogen starten zie ik onder “coming soon”. Zodra de salesplanning is afgerond, zullen de planning voor zowel logistiek als inkoop onder “to do” verschijnen. Op dat moment kunnen aan de salesplanning geen wijzigingen meer worden gemaakt.

Gebruikers met verschillende rechten

Je wilt uiteraard geen aparte Excel bestanden onderhouden voor aparte gebruikersgroepen maar je wilt ook niet dat iedereen alles zomaar kan aanpassen. Onder de stap ‘salesplanning’ liggen drie sub stappen, waarin de verschillende vestigingen hun salesplanning moeten invoeren.

In mijn to-do lijst is alleen Leiden te zien omdat ik als gebruiker alleen hier rechten op heb. Door een slimme koppeling met Excel kunnen we hier één invoerbestand in Excel voor gebruiken, maar mag ik alleen cijfers voor Leiden zien en/of aanpassen.

Goedkeuringsstappen

Vaak zien we binnen planningsprocessen een bepaalde vorm van goedkeuring als aparte stap. Ingevulde cijfers worden daarna door iemand anders goedgekeurd, of een manager ontvangt het totaalplaatje en moet dat goedkeuren. In ons voorbeeld controleert de directie alle cijfers nadat ze zijn ingevuld.

Als de directie de cijfers goedkeurt dan is het proces afgerond. Als de cijfers worden afgekeurd dan gaat de processtap voor HR weer open zodat zij aanpassingen kunnen doen. Wanneer het proces bij afkeuring helemaal van voor af aan moet beginnen, dan kan de rode pijl simpelweg naar salesplanning in plaats van HR-planning worden getrokken.

Meer weten?

Deze eenvoudige workflow laat zien hoe Vena je helpt om je planproces te stroomlijnen. Dit is nog los van alle uitgebreidere functies die ik hierin niet behandel. Denk aan automatische notificaties, instellen van deadlines en geavanceerde audit mogelijkheden.
Gebruikers werken onder Vena nog steeds 95% van hun tijd in Excel met de flexibiliteit die ze gewend zijn, maar als organisatie heb je hiermee veel meer grip op, en inzicht in, je proces.

Op 9 juni geven wij een webinar waarin ook workflows aan de orde komen. Schrijf je hier in!

De blogs over Empowering Spreadsheets met Vena:

1.       Workflow- & procesbegeleiding
2.       Presentatie van data
3.       Datakwaliteit
4.       Integratie van data
5.       Performancewinst

 

Plannen, Budgetteren & Forecasten Vena