Wegwijs in de jungle van projecttooling - Finext
  • Wegwijs in de jungle van projecttooling

Het aanbod van tooling rondom projectmanagement is overweldigend. Je ziet al snel door de bomen het bos niet meer. Hoe vind je je weg in de jungle van projecttooling? Drie handvatten om slim keuzes te maken.

Door Marieke Schonenberg, september 2017

Software rondom projectmanagement kun je grofweg in drie categorieën indelen: specifiek, projectmanagement of portfoliomanagement. Een specifiek pakket ondersteunt een bepaald projectmanagementonderdeel, bijvoorbeeld projectplanning of resourcemanagement.

Projectmanagementsoftware biedt operationele ondersteuning voor je projecten, zoals takenlijsten, resourcemanagement, time tracking en voortgangsinformatie. Het doel van deze software is het optimaal uitvoeren van projecten. Portfoliomanagementsoftware tenslotte biedt de functionaliteiten van projectmanagementsoftware en voegt daar het prioriteren van projecten aan toe. Denk bijvoorbeeld aan functionaliteiten als portfolioplanning, roadmapping en scenario’s. Hiermee kun je als organisatie de optimale balans tussen de projecten bepalen en daarna uitvoeren.

Maar welke pakket is nu het juiste? Drie handvatten om een pakket te kiezen wat past bij de behoeften van jouw organisatie:

1. Kies een pakket dat past bij de volwassenheid van je projectorganisatie

Een pakket op de groei is meestal de doodsteek voor de adoptie van de tool. Door te kiezen voor een pakket dat past de organisatie, voorkom je dat de mensen die er mee werken overspoeld worden door de mogelijkheden van het pakket. Ook voorkom je het verplicht invullen van informatie die (nog) niet gebruikt wordt. Vergelijk het met het behalen van je rijbewijs, daarna begin je ook niet meteen in een Ferrari. Doe eerst ervaring op om na verloop van tijd slim door te groeien. Om de volwassenheid van de projectorganisatie in te schatten, kun je bijvoorbeeld het P3M3-model of een agile volwassenheidsmodel gebruiken.

2. Staar je niet blind op het oordeel van marktanalisten

In de softwarewereld worden pakketten ieder jaar door marktanalisten beoordeeld en gerangschikt. Deze ranglijst is ook beschikbaar voor projecttooling. Bij dit soort ranglijsten is het echter wel van belang om te beseffen wie de ranglijsten opstelt en hoe deze samenstelling tot stand komt. Misschien zitten er wel grote verschillen tussen landen of verschilt de ondervraagde doelgroep sterk van jouw eigen marktpositie. Kijk vooral naar de wensen van de eigen projectorganisatie; een juiste match met jouw situatie is belangrijker dan een pakket met een hoog cijfer.

3. In huis of in de cloud

Binnen software zijn er twee installatiesmaken, in huis of in de cloud. Dit geldt ook voor projecttooling; de software staat of op een eigen server (on-premise), of op een cloudserver. Daarin is geen goed of fout, maar het is wel een essentiële keuze. Voor cloudsoftware zijn andere leveranciers actief dan binnen de on-premise oplossingen. Daarnaast speelt op de achtergrond ook meteen een keuze tussen standaard of maatwerk mee. Generaliserend kun je zeggen dat je met een cloudproduct op een meer standaardoplossing uitkomt. Verder zitten tussen on-premise of in de cloud soms grote verschillen tussen implementatietijd en implementatiekosten. Maak een zorgvuldige analyse van de voor- en nadelen voor jouw organisatie.

Project- & portfoliomanagementsoftware faciliteert de uitvoering van de juiste projecten. Niet alleen voor het projectteam en de projectmanager, maar voor alle betrokkenen bij het project. Met deze drie vragen kun je binnen de jungle van projecttooling een slimme keuze maken, zodat de software je daadwerkelijk verder helpt.

Projectbeheersing