Van IFRS naar structurele verbeteringen met veranderaanpak

Als je de verplichtingen rondom nieuwe regelgeving zoals IFRS invoert, raakt dat veel processen binnen je organisatie. Een mooie kans dus om meteen structurele verbeteringen door te voeren. Met een change management-aanpak voldoe je niet alleen aan de regelgeving, maar til je de hele financeketen naar een hoger niveau. Dat lukt alleen door naar andere afdelingen en informatie te kijken. En dat is nu ook meteen het lastigst. Hoe werkt dat in de praktijk? Jeroen van den Broek deelt zijn ervaringen rondom een succesvol changeproject bij Tele2.

Door Jeroen van den Broek, augustus 2019

“De implementatie van een wettelijke verplichting zoals IFRS 15 is complex, juist omdat je tijdens het project zoveel verschillende factoren tegenkomt. Het heeft niet alleen te maken met compliancy, maar ook met de interne processen binnen de hele keten. Het is dus belangrijk om IFRS met een veranderaanpak in te voeren,” vertelt Jeroen van den Broek. Dit is ook het geval bij Tele2, waar Jeroen als project lead vanuit Finext nauw betrokken was bij de invoering van IFRS 15.

Door interne wisselingen aan de financiële top zijn de deadlines kort als Tele2 met dit project start. Overigens heeft de telecomorganisatie hier wel van geleerd: met de implementatie van IFRS 16 wordt ruim op tijd begonnen. Dit tweede compliancy-project wordt parallel aan het IFRS 15-project door collega-Finexters opgepakt.

IFRS vanuit veranderaanpak

Bij de projectaanpak is change management een belangrijk element. “Eigenlijk is het invoeren van nieuwe regelgeving vooral een change-project. Natuurlijk is kennis van de inhoud onontbeerlijk, maar het veranderaspect zorgt ervoor dat het een succesvolle implementatie wordt,” stelt Jeroen.

Met deze insteek wordt niet alleen de impact van de nieuwe regelgeving in kaart gebracht, maar komen er ook kansen voor structurele verbeteringen aan het licht. Bij het implementeren van IFRS 15 worden deze verbeteringen meteen doorgevoerd. Zo slaat het projectteam twee vliegen in één klap; op tijd voldoen aan de regelgeving én finance naar een hoger niveau brengen.

Change management in drie stappen:

Het project wordt opgebouwd in drie stappen. Volgens Jeroen gelden deze stappen voor elke veranderproject, of het nu gaat om de implementatie van nieuwe regelgeving, nieuwe software of de integratie van twee bedrijven: “Zodra een verandering meerdere afdelingen raakt, is het zinvol om een gerichte ketenbrede change-aanpak in te zetten. Zo kun je als organisatie efficiënt verbeterslagen doorvoeren.”

Stap 1. Richt de randvoorwaarden goed in

Tijdens de eerste stap van het project ligt de focus op het neerzetten van de randvoorwaarden. Jeroen: “De informatiehuishouding en de datakwaliteit moeten op orde zijn, anders kun je nooit je projectdoel halen. Dat vraagt vaak om veel aandacht.”

Zo ook bij Tele2. De randvoorwaarden aanpakken helpt niet alleen bij het IFRS 15-project, maar heeft ook effect op andere finance processen. “Als de informatievoorziening niet klopt, nemen mensen besluiten op basis van incorrecte informatie. Deze basis op orde brengen opent een wereld aan betere doorsnedes. Tegelijkertijd heb je minder mensen nodig, wat een kostenbesparing oplevert. Mensen krijgen tijd om naar de toekomst kijken, en ook nog eens met de juiste cijfers.”

Het projectteam stelt dan ook requirements op voor de informatiehuishouding rondom alle processen die geraakt worden door de nieuwe regelgeving. “Daarbij gaat het niet alleen om de datahuishouding, maar bijvoorbeeld ook om in- & outbound, business rules, design en testen.”

Stap 2. Betrek de hele keten

De tweede belangrijke stap draait om het samenbrengen van alle betrokken teams, zowel intern als extern. “Er zijn zoveel verschillende afdelingen binnen de organisatie die geraakt worden bij veranderprojecten zoals het invoeren van nieuwe regelgeving. Denk aan finance, IT en BI, maar ook aan Operations, group management. Zelfs leveranciers hebben een rol. Het is essentieel dat alle betrokkenen binnen de hele keten met elkaar samenwerken,” vertelt Jeroen.

De impact van IFRS 15 is bijvoorbeeld duidelijk merkbaar rondom de proposities die in de markt gezet mogen worden. Er worden bij Tele2 dan ook geen nieuwe proposities meer gelanceerd zonder compliancy approval. “Dat betekent dat er samen met business, finance en IT gekeken moet worden naar de business logica van elke nieuwe propositie. En naar eventuele leveranciers die de input leveren hiervoor.”

Vragen durven stellen is hierbij essentieel. Dit geldt voor het hele projectteam: “Rondom zo’n complex onderwerp is het belangrijk om een sfeer neer te zetten waarin iedereen alles mag vragen,” zegt Jeroen. “Daarin moet ik zelf als project lead het goede voorbeeld geven. Als ik iets niet snap, vraag ik of iemand het rustig uit wil leggen totdat het kwartje valt. Daardoor bouw je snel meer kennis op, die je dan weer kunt toepassen in andere gesprekken. Ik teken ook niets af als ik het niet begrijp.”

Stap 3. Bruggenbouwer en sparringpartner

Het projectteam vormt de spil in het web bij de veranderaanpak; eerst om de impact van de nieuwe regelgeving te analyseren en vervolgens om deze te vertalen naar concrete acties. Jeroen: “Als projectteam ben je de bruggenbouwer tussen finance, IT en operations, en de sparringpartner voor de CFO en het management.”

Soft skills als enthousiasmeren en coachen zijn daarbij belangrijk, juist ook bij de hardere kanten als het halen van deadlines. In een project met wettelijke tijdslijnen kan een organisatie het zich tenslotte niet veroorloven om achter te blijven. “De deadlines moeten gehaald worden, op welke manier dan ook. Soms moet je daarbij hard zijn, ook via de mail, wat niet iedereen prettig vindt. Als ik vervolgens rustig het gesprek aanga, dan slaan mensen om van vijandig naar meewerkend. Het is noodzakelijk om goed uit te leggen waarom het belangrijk is, wat dat betekent voor hun rol, en welke taal daarbij hoort. Ik ben ervan overtuigd dat je iedereen kunt motiveren, hoe saai het onderwerp op het eerste gezicht ook lijkt.”

Humor is daarbij belangrijk, vindt Jeroen. “Tijdens elke meeting een grap maken, of samen lachend de deur uitlopen. Neem IFRS 15, dit is een taai onderwerp met een enorme tijdsdruk, we moeten het met elkaar leuk maken.”

De bijvangst van IFRS 15 met veranderaanpak

Door IFRS met deze veranderaanpak te implementeren, is Tele2 op tijd compliant voor IFRS 15. Een belangrijke mijlpaal, en de concrete aanleiding voor het project. Er zijn echter veel meer veranderslagen gerealiseerd; de ‘bijvangst’ van de implementatie is aanzienlijk. Zo is de datakwaliteit verhoogd, zijn er procesverbeteringen doorgevoerd en is er meer standaardisatie.

Door het gezamenlijk optrekken is bovendien de interne kennisdeling vergroot en de samenwerking tussen de afdelingen verbeterd. “Eigenlijk is het zonde om grote veranderingen zoals nieuwe regelgeving, maar ook bijvoorbeeld een fusie, niet te benutten voor structurele verbeteringen,” besluit Jeroen.

Veranderproject binnen jouw organisatie?

Sta jij aan de vooravond van een groot financieel veranderproject binnen jouw organisatie? Of zit je er al middenin? We helpen je graag met een concrete aanpak en ervaren interim controllers.

Keten- & Procesoptimalisatie Telecom, Media & Technologie