Value based is niet 'fluffy' - Finext

Value based is niet ‘fluffy’

In maart schreef ik het inleidende artikel van een reeks waarin je wordt meegenomen in een toekomstbestendige denkwijze over organiseren in projecten. In dit eerste artikel schreef ik over 2 methodieken en de stelling dat voor succesvollere projecten een totaal andere denkwijze nodig is dan de manier van werken waarmee we hier terecht zijn gekomen.

Door Frank Fondse, september 2016

fluffy

Recent stuurde iemand mij het artikel ‘FrieslandCampina Domo – Closer to You, een winnende strategie met vallen en opstaan’ van Marc van Hooft en Douwe Minkema. Het artikel bevestigt het feit dat complexiteit overwonnen wordt door de menselijke maat:

  • Het organiseren van dialoog, verbinding en interactie
  • De organisatie bepaalt het tempo, niet het management
  • Het was een enorm zoekproces. Wij wisten het niet en jullie soms ook niet

Hoe dan?

Deze vraag is in zijn algemeenheid niet te beantwoorden. Fijn als andere mensen zoals Marc van Hooft en Douwe Minkema bevestigen dat het een zoektocht is, een ontwikkeltraject. Daarmee niet gezegd dat we het aan het toeval overlaten. Het uiteindelijke doel – waarom doen we dit – is leidend in die zoektocht.

Hieronder vier voorbeelden uit onze praktijk:

De start

Laten we praktisch beginnen, bij het begin. Een uitgebreide kick-off om betrokkenen te verbinden aan het hogere doel, te bedenken hoe dat doel te bereiken en de eerste stappen concreet te maken. De inhoud van zo’n meeting ziet er als volgt uit:

  • Start vanuit het einddoel en maak een schets van dat doel.
    Resultaat is een duidelijk einddoel, focus en gedeelde visie.
  • Maak een projectvisie hoe dat doel wordt gerealiseerd (globaal); wat zijn mogelijke oplossingen en welke paden kunnen worden gevolgd?
    Resultaat is een plan op hoofdlijnen om het doel (de zelfredzame klant) te realiseren.
  • Maak de eerste stap / het eerste product concreet.
    Resultaat is een concrete uitwerking van de eerste stap uit het plan, meestal drie maanden vooruit.
  • Wat is nodig om zowel de projectvisie als de eerste stap te realiseren (mensen, middelen, leveranciers, IT, aanpak, methodiek)?
    Resultaat is dat de afhankelijkheden in beeld zijn en daarop actie ondernomen kan worden.
  • Uitspreken van onderlinge verwachtingen over rol en inbreng.
    Resultaat is een helder projectteam, waarin ieder zijn eigen rol duidelijk heeft met als gevolg nog hogere betrokkenheid en effectiviteit.
  • Hoe ziet het team eruit, is het volledig.
    Resultaat is inzicht in wat er nog geregeld moet worden qua kennis om succesvol te zijn.
  • En terwijl concreet het project wordt uitgedacht en uitgewerkt, wordt er ook gebouwd aan het team. Waarin ruimte is om vertrouwen op te bouwen, ruimte is om feedback te geven en ruimte is om elkaar beter te leren kennen (fun).
    Resultaat is een hecht team.

Voortgang

Ook in het volgen van de voortgang dient het hogere doel leidend te zijn. In de stuurgroep van de bouw van een nieuwe fabriek werd qua planning steeds gestuurd op het behalen van het einddoel en daarnaast werd concreet de detailplanning van de komende weken doorgenomen. Het kwam natuurlijk regelmatig voor dat er ‘gedoe’ was. In het oplossen van dat gedoe werd elke keer heel bewust en expliciet de gezamenlijke planning als uitgangspunt genomen in plaats van de – voor de desbetreffende probleemhebber – meest efficiënte planning. Meer details vind je in het interview Bouwen vanuit vertrouwen bij Vreugdenhil’, waarin Eelko Hoekstra, Operations Manager bij Vreugdenhil Dairy Foods, zijn ervaringen deelt.

Andere werkvormen

In een team was het tijd om de rollen opnieuw te bezien. Dat werd interactief ingestoken doordat iedereen via een app kon aangeven wie van het team ze daarvoor getalenteerd vonden. De uitwerking was sterk: in 99% van de gevallen lag dat ook dicht bij het talent van de genomineerde én de genomineerde voelde zich direct gesterkt en gerespecteerd om die rol op te pakken. Wat begon als een leuke, interactieve werkvorm via een app, zorgde voor een enorme verbinding in het team.

Rapportage

Weten waar je staat op weg naar je einddoel is noodzakelijk om de volgende stappen te ontwikkelen en eventueel eerder gemaakte stappen bij te stellen. Let op! Die getoonde werkelijkheid is altijd een statusupdate en heeft nooit een voorspellende waarde voor de toekomst. Het is de waarheid van dat moment als startpunt voor een volgende stap. Ook in dit voorbeeld is de kracht van het gesprek erover niet te ontkennen. Dat wijst de case bij T-Mobile maar weer eens uit. De status van projecten was inzichtelijk gemaakt via een dashboard en over de afdelingen heen te bekijken. Het inzicht en gesprek erover hadden een verrassende uitwerking. Lees het praktijkverhaal in ‘Heldere projectinformatie bij T-Mobile’.

Fluffy?

Zoals je uit de voorbeelden kunt lezen is dialoog, verbinding en interactie niet vaag. Het is die menselijke maat die zorgt dat complexiteit wordt beslecht en projecten succesvoller maakt. Ik hoop dat met de voorbeelden ook is aangetoond dat deze ‘fluffy’ begrippen heel concreet te maken zijn.

Dat het allemaal geen toeval is bewijst Nicoline Mulder in haar promotieonderzoek. Hierin onderkent ze 11 interventies die op bovenstaande manier praktisch zijn gemaakt. Volgende keer gaan we dieper in op deze 11 interventies, met nog meer praktijkvoorbeelden.

Heb je zelf praktijkvoorbeelden? We horen het graag. Neem contact op met Frank.

Verder lezen?

Lees hier het eerste artikel van deze reeks.

 

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Projectbeheersing