Trends in project management

Trends in project management

Wat zijn de wereldwijde ontwikkelingen op het gebied van projectmanagement? Tijdens het 28e IPMA Wereldcongres kwamen 1000 bezoekers van over de hele wereld bij elkaar in Rotterdam. De rode draad is een andere manieren van kijken en organiseren, om goed om te kunnen gaan met complexe projecten.

Door Vanessa Rouw, november 2014

Het 28ste IPMA Wereldcongres in 2014 was een uitstekende gelegenheid om een goede dwarsdoorsnede te krijgen van de wereldwijde ontwikkelingen op het gebied van project management. Drie dagen lang werden bijna 1000 bezoekers van over de hele wereld ontvangen en waren er meer dan 100 verschillende presentaties en workshops.

Uit de hoge opkomst bleek wel dat veel interesse uitging naar de sessies onder het subthema Leiderschap, zowel bij de Nederlandse als de buitenlandse bezoekers. Wat vooral interessant is, is dat de rode draad in de afzonderlijke sessies een nieuwe vorm van leiderschap was, waarbij het accent vooral lag op kernwoorden als vertrouwen, transparantie en gedeelde waarden.

Value-based Project Management

Nicoline Mulder heeft met ‘Value-based Project Management’ een hele nieuwe visie ontwikkeld op projectmanagement. Naast adviseur en coach is zij ook schrijfster van de boekenreeks De Kleine Prinses. In december 2012 promoveerde zij aan de Technische Universiteit Eindhoven met haar proefschrift over Value-based Project Management. Zij neemt ons mee in haar verhaal aan de hand van de film Oceans Eleven, waarin Danny Ocean – beter bekend als George Clooney – er samen met zijn vrienden in slaagt een complex project te voltooien, zonder enige ondersteuning van een planning, of zelfs maar een risicoanalyse of Excelsheets. Wat dit team van criminelen wel had was een gedeelde visie, dezelfde principes en waarden, en een basis van onderling vertrouwen.

Value-based project management richt zich specifiek op chaotische projecten. Dit soort projecten is herkenbaar door onder andere de hoge mate van complexiteit en onzekerheid. Planningen worden niet gehaald, van beheersing is geen sprake en conflicten zijn eerder regel dan uitzondering. Kortom: chaos alom. Maar in die chaos is wel degelijk orde te herkennen; dit is volgens Nicoline gewoon een kwestie van anders kijken. Zo wordt een chaotisch project gedefinieerd als ‘een poging om verandering tot stand te brengen’, projectmanagement wordt gedefinieerd als ‘het proces om een droom werkelijkheid laten worden’, en projectsucces wordt gedefinieerd als ‘de mate waarin stakeholders tevreden zijn met de effecten die het project teweegbrengt’.

Vervolgens bespreekt Nicoline de 11 interventies die het project robuust en flexibel genoeg moeten maken om te kunnen reageren op onverwachte en geplande gebeurtenissen. Want hoewel een stabiele omgeving zou helpen in het beheersen van een project, is de werkelijkheid anders. De 11 interventies zorgen ervoor dat je de orde in de chaos ziet.

De ‘Value-based Project Management’-aanpak is volledig wetenschappelijk onderbouwd. Eén van de beste voorbeelden is de bouw van stadsbrug De Oversteek in Nijmegen, die op tijd, zonder budgetoverschrijding en ten volle tevredenheid van alle stakeholders is opgeleverd.

Regie voeren zonder macht

Hans Licht van Organisatieregie stelt in zijn presentatie over persoonlijk leiderschap de vraag hoe je in een complexe omgeving doelen kunt bereiken zonder enige vorm van autoriteit. Hans is adviseur op het gebied van complexe samenwerking en organisatieontwikkeling. In 2013 publiceerde hij de boeken Programmatisch Creëren en Regievoering zonder macht.

Sturing is traditioneel gebaseerd op een opvatting over macht. Macht betekent dat je de mogelijkheid hebt om mensen dingen te laten doen, ook als zij dit zelf niet willen. Als machthebber ben je bevoegd om macht uit te oefenen; je hebt beschikkingsrecht wat wordt gedefinieerd in bevoegdheden. Met het vastleggen van die bevoegdheden wordt ook de grens van je macht bepaald. Het is duidelijk wie waarover gaat. Daarmee is ook duidelijk waarover je verantwoording moet afleggen. Dit paradigma zien we terug in veel leiderschapstheorieën. Dit model heeft echter zijn beperkingen als er unieke opgaven gerealiseerd moeten worden. Daarnaast is het vooral gebaseerd op wantrouwen in plaats van vertrouwen.

Hans zet uiteen dat de essentie van het nieuwe sturingsparadigma – creatiemacht – ligt in het begrip ‘dienend leiderschap’. Als dwang niet meer toereikend is, moet je anderen zover krijgen om vrijwillig mee te doen. Dit gaat verder dan faciliteren. Je neemt verantwoordelijkheid voor de realisatie van een opgave en laat je daarbij leiden door de belangen die de partners voelen. Je realiseert je dat iedere organisatie moet samenwerken om bestaansrecht te hebben. In dit geval is de basis juist wederzijds vertrouwen. Een goed dienend (project)leider kan effectief zijn onder voorwaarde dat hij authentiek is, hij het speelveld herkent en doorziet, en hij de competenties in huis heeft om het speelveld te beïnvloeden.

Leadership without leaders

Een laatste voorbeeld van anders kijken is Finext. De Nederlandse media hebben het afgelopen decennium regelmatig aandacht geschonken aan het bijzondere organisatiemodel, maar ook de buitenlandse bezoekers toonden zich geïnteresseerd in de ervaringen. Jan Dirk Hogendoorn van Finext Projectbeheersing illustreert aan de hand van een aantal voorbeelden hoe Finext werkt.

“Sinds het begin van de industriële revolutie zijn we al bezig om de beste manier te vinden om onze doelen te behalen en verandering door te voeren. De oplossing is gevonden in project management. Maar hoe ziet het project management van de toekomst eruit? Laten we er eens van uitgaan dat de projectorganisatie van de toekomst kan functioneren zonder regels of structuren, zonder management of hiërarchie. Hier heb je eigenlijk de basis van Finext te pakken,” vertelt Jan Dirk.

Finext heeft geen managers; teams zijn zelfsturend waarbij er binnen een team een natuurlijk leiderschap ontstaat. Zo wordt binnen de teams zelf de koers bepaald met betrekking tot het werven van nieuwe medewerkers of de manier waarop beloning plaatsvindt. “Eigenlijk bestaat het bedrijf uit allemaal kleine projecten die een gezamenlijk doel nastreven, waarbij de basis het vakmanschap is. Bij de bouw van een schip moet je de medewerkers geen afgebakende taak geven om hout te sprokkelen, maar ze de grote oceaan laten zien waar het schip straks te water zal gaan.”

Er zijn geen vaste regels. Wel worden dezelfde waarden gedeeld. In een continue cirkel zijn vertrouwen, vrijheid, verantwoordelijkheid en transparantie onlosmakelijk met elkaar verbonden, en jagen elkaar zelfs aan. Het simpele uitgangspunt dat je je committeert aan je vak en dus aan je klanten, maakt deze vorm van organiseren succesvol.

Leiderschap, vertrouwen en transparantie

Uit het IPMA Wereldcongres 2014 blijkt duidelijk dat inspelen op complexe omgevingen een belangrijke ontwikkeling is binnen het vakgebied van projectmanagement. Andere manieren van kijken en organiseren brengen eenvoud in de chaos van een complex project. Leiderschap, vertrouwen en transparantie zorgen zo voor het succesvol realiseren van projecten.

Projectbeheersing