Transitie naar een FSSC – hoe pak je dat in de praktijk aan?
Wat als je alle accounting & reporting-taken moet gaan centraliseren op één locatie? En dan ook nog eens in het buitenland? Hoe draag je als Nederlandse financial control-afdeling de activiteiten over aan een nieuw FSSC? Deze overdracht in kennis en activiteiten kun je het beste zorgvuldig borgen door te werken met ‘gates’. Hoe werkt dit in de praktijk? Stephan Raaphorst deelt zijn ervaringen rondom een recente transitie bij een groot telecombedrijf.
De internationale telecomorganisatie wil vanuit een andere optiek de financiële afdelingen insteken; efficiënter en met meer schaalvoordelen. Vanuit deze nieuwe benadering worden de operationele systemen buiten Europa uitbesteed. Tegelijkertijd worden de lokale accounting & reportingactiviteiten overgebracht naar het eigen Financial Shared Service Center (FSSC), ook in het buitenland. Hoe pak je zo’n transitie naar een FSSC aan?
De eerste stap in de transitie naar een FSSC
Voor een zorgvuldige transitie is het belangrijk om eerst de bestaande processen te beoordelen. “In de oude situatie deden de lokale business controllers veel financial control-activiteiten,” vertelt Stephan Raaphorst van Finext. Hij was vanuit diverse financiële interim rollen nauw betrokken bij de internationale transitie binnen de telecomorganisatie.
Eén van de eerste stappen is dan ook het herinrichten van het purchase-to-pay (P2P)-proces, en dan met name rondom de manuele boekingen. “Business Control was tijdens het maandeinde veel tijd kwijt met het initiëren van manuele transpost/accrual transacties en het vervolgens inboeken hiervan in Oracle. Weliswaar met een check vanuit financial control, maar het werk werd door business control gedaan,” gaat Stephan verder.
Een situatie die bij veel organisaties voorkomt. Vaak loopt de maandafsluiting hierdoor vertraging op. Ook is er minder controle op de kwaliteit van de boekingen; is een boeking wel terecht, en is de juiste boekingssleutel gebruikt?
Betere beheersing van de manuele boekingen
Het streven is om eerst het aantal manuele boekingen te verlagen en te voorzien van juiste documentatie, voordat de daadwerkelijke transitie naar het FSSC wordt ingezet. “We hebben het proces omgedraaid; het initiatief voor de boeking ligt nog steeds bij business control, maar het opstellen van de boeking is nu een taak voor accounting. Zij hameren op goed gefundeerde documentatie, ondertekend door de projectmanager of business controller. Financial control geeft vervolgens goedkeuring voordat zij het boeken in Oracle,” legt Stephan uit.
Het nieuwe proces werkt; het aantal manuele transpost/accrual transacties daalde van 200 naar gemiddeld 15. Door deze verschuiving ontstaat er meer controle en meer onderbouwing van de kosten, zowel rondom OpEx als CapEx. Stephan: “De kosten zijn zo goed te herleiden naar de bron, waardoor je een gefundeerde financiële verantwoording krijgt. Daarnaast is er ruimte gecreëerd voor business control om zich meer met de ‘business’ bezig te houden. De relatie tussen financial accounting, financial control en business control is duidelijker en beter geworden.”
Overdracht in ‘gates’
De volgende stap in de transitie naar een FSSC is het overbrengen van de activiteiten naar het Financial Shared Service Centre in het buitenland. Om de overdracht soepel te laten verlopen, werken de overdragende en de ontvangende controllers samen met behulp van ‘gates’:
- Gate 1: De latende controller doet zijn werk. De ontvangende controller kijkt mee en maakt notities.
- Gate 2: De ontvangende controller doet het werk ‘op het droge’, waarbij de latende controller meekijkt en corrigeert. Tijdens dit schaduwdraaien worden eventueel de eerder gemaakte notities bijgewerkt. Deze notities worden daarna door zowel de ontvangende als de latende controller ondertekend.
- Gate 3: De ontvangende controller doet zelfstandig het werk.
Borging van kennis
Deze aanpak gebaseerd op gates borgt een zorgvuldige overgang naar de ontvangende controllers, zonder verlies van kwaliteit of kennis. Ook bij de telecomorganisatie zijn de controllers positief over deze manier van overdragen. “Dit gate-principe gold voor alle soorten werkzaamheden, waarbij de werkzaamheden hun eigen tempo hadden qua doorlopen van de gates,” legt Stephan uit. “Het kost tijdens de overdracht weliswaar meer tijd, maar zo wordt de kennis zorgvuldig geborgd. Dat levert je in de nieuwe situatie weer tijdwinst op.”
Hoe pak je jouw transitie naar een FSSC aan?
Sta jij aan de vooravond van een transitie naar FSSC binnen jouw organisatie? Of zit je er al middenin? We helpen je graag met een concrete aanpak en ervaren interim controllers. De aandacht gaat uit naar de juiste zaken, waardoor je zeker bent van een zorgvuldige overgang.
