Strategisch scoren - Finext
  • Strategisch scoren

Strategie draait om een toekomst waarin doelen worden bereikt. Of het nu gaat om de winst van een sportwedstrijd of om de groei van een organisatie. Maar hoe zorg je voor de juiste aansluiting tussen verandertrajecten en strategie? Wat zijn waardevolle initiatieven die écht scoren en welke rol spelen benefits?

Door Lieke Dekker, september 2017

 

De strategie is een optimistisch vertrekpunt voor het plan van een organisatie. Toch lijkt dit plan niet altijd goed uit de verf te komen. Sterker nog, het lijkt vaak een ongrijpbaar fenomeen te worden wat in organisaties letterlijk en figuurlijk bóven ons hangt. En als men daarmee niet oppast, dan komt het ook nog in onze allergiezone terecht. Het is dan ook weinig verrassend dat diverse onderzoeken gedurende de afgelopen 20 jaar uitwijzen dat ongeveer 70% van de organisaties er niet in slaagt om hun strategie te verwezenlijken. De oorzaak hiervan is dat de verwachte uitkomsten van verandertrajecten, de projecten en programma’s die hard nodig zijn om strategische doelstellingen te behalen, niet worden gerealiseerd (Kaplan en Norton, 2008).

Herkenbaar? Benefits – meetbare verbeteringen die bijdragen aan één of meerdere strategische doelstellingen – spelen een belangrijke rol in het in kaart brengen van de waarde van verandertrajecten. Hoe kunnen benefits je helpen om de aansluiting tussen verandertrajecten en strategie te verbeteren? 3 tips uit de praktijk:

1. Vertaal de strategie naar doelen en prestaties

Strategie is het inzetten van middelen om doelen te bereiken. De brug tussen de strategie en het praktisch doen wordt gevormd door de strategische doelstellingen. Strategische doelstellingen geven antwoord op vragen als ‘welke factoren zijn voor onze organisatie doorslaggevend voor succes’ en ‘welke meetbare resultaten willen we bereiken in 2020?

Om strategie tastbaar te maken is er meer nodig dan alleen het formuleren van strategische doelstellingen. Vertaling naar KPI’s is belangrijk om te kunnen sturen en te monitoren of prestaties in lijn zijn met de verwachting.

Zorg er dus voor dat alle stakeholders op de hoogte zijn van de strategische doelstellingen en de bijdragende KPI’s, meteen vanaf de start van een programma of project. Zo worden verkeerde beslissingen én onnodige budgetverspillingen voorkomen.

2. Bepaal de benefit drivers

De business case rechtvaardigt de investering die het programma of het project vereist. Om zichtbaar te maken wat voor soort en hoeveel waarde het verandertraject in de toekomst zal creëren, zijn benefits in de business case onmisbaar.

Maar hoe is deze meerwaarde aantoonbaar? Allereerst door na te gaan aan welke KPI’s het veranderinitiatief bijdraagt. Vervolgens kunnen deze KPI’s worden gekoppeld aan benefit drivers. Bijvoorbeeld: Project F draagt bij aan twee KPI’s: KPI 1, het aantal incidenten in een applicatie per dag, en KPI 2, de gemiddelde tijd om deze incidenten te repareren. Deze KPI’s dragen bij aan benefit driver ‘kwaliteit IT support’ – die samen met benefit driver ‘kwaliteit klantproces’ bijdraagt aan de benefit ‘klanttevredenheid’. Benefit drivers zijn dus de stuwende krachten achter de realisatie van een benefit. Door deze krachten inzichtelijk te maken wordt de toegevoegde waarde van het project of programma zichtbaar.

3. Betrek de benefit owners

Het belang van benefits moet in de cultuur van je organisatie verweven te zijn. Ondanks de duidelijke rol die verandertrajecten spelen in het realiseren van nieuwe strategieën en ontwikkelingen, is er vandaag de dag nog steeds onvoldoende oog voor het inzichtelijk maken van de daadwerkelijke bijdrage van projecten en programma’s.

Veelvoorkomende oorzaken hiervan zijn:

  • Veranderinitiatieven worden nog steeds beoordeeld op efficiëntie en niet op basis van de behaalde benefits danwel gecreëerde waarde (Zwikael en Smyrk, 2012).
  • Onwetendheid over het meten van benefits (benefit tracking) tijdens en vooral ná een project zorgt ervoor dat benefits onvoldoende in kaart worden gebracht. Het belang van sturen op benefits is dus onvoldoende zichtbaar.
  • Randvoorwaardelijk voor het succes van het monitoren van benefits zijn verantwoordelijke managers, de benefit owners. In veel organisaties worden business cases opgesteld waarin benefits voor verschillende afdelingen worden gerealiseerd. Het is dus van groot belang dat de juiste personen, die de verantwoordelijkheid op zich willen én kunnen nemen, betrokken zijn.

Waardevolle mindset

Het apart inrichten van procedures, templates en procesmatige oplossingen voor het monitoren van benefits zorgt voor onnodig veel extra werk en energie. Onthoud dat het bij benefits gaat om de manier van denken en doen, de mindset. Blijf scherp op waarom een veranderinitiatief is gestart, en wat het uiteindelijke doel is.

Zorg er dus voor dat de link van het project of programma naar de strategische doelstellingen altijd zichtbaar is. Zo wordt de bijdrage concreet en voeg je waarde toe. Van links en rechts is er commitment. En de voorheen ongrijpbare strategie wordt vangbaar. Score!

Bronnen:

  • Kaplan, R.S., Norton, D.P., 2008. The Execution Premium: Linking Strategy to Operations for Competitive Advantage, First ed. Harvard Business School Publishing Corporation, Boston
  • Zwikael, O., Smyrk, J., 2012. A general framework for gauging the performance of initiatives to enhance organizational value. Br. J. Manag. 23, S6–S22.
  • Managing Successful Programmes, 2011, Axelos – Global Best Practice

Bewaren

Projectbeheersing