Soepel invoegen met business implementatie management

Soepel invoegen met business implementatie management

De oplossing voor het bij elkaar brengen van de behoeftes van project en business ligt in de rol van business implementatie management. Het doel is om elke geplande verandering optimaal te laten aansluiten op de bestaande wereld, waarbij rekening wordt gehouden met toekomstige ontwikkelingen.

Door Vanessa Rouw, september 2013

“Yes We Can”, deze legendarische woorden brachten Barack Obama in 2009 naar het Witte Huis. Veel eerder echter, tijdens de industriële revolutie van de 18e eeuw, ontstond bij de eerste organisaties al het besef dat continue verandering nodig is om hun “business” te laten voortbestaan. Was toentertijd het begrip globalisatie nog een onbekend fenomeen, drie eeuwen later moeten organisaties zich steeds flexibeler opstellen om mee te kunnen met de steeds veranderende omgeving. Dynamische omgevingen vragen om dynamische processen, mensen en systemen. Hoe zorgen we er anno 2013 voor dat we onze veranderingen zo succesvol mogelijk maken?

De opkomst van de projectorganisatie

Het doorvoeren van welke verandering ook is moeilijk. Verandering is voor mensen iets tegennatuurlijks en de weerstand hiertegen ligt diep geworteld in zijn genen. Toch zijn mensen zich in de loop der tijd professioneel steeds meer gaan organiseren en is er binnen organisaties zelfs een groep mensen ontstaan die zich continu met veranderen bezighoudt: de projectorganisatie. De projectorganisatie is in het leven geroepen om de wensen van de business te realiseren, zodat een bijdrage wordt geleverd aan de strategische doelstellingen van een organisatie. Dit kunnen doelen zijn als een snellere time-to-market, kwalitatief betere producten dan de concurrent, of kostenreductie.

De onzekere toekomst

De praktijk leert echter dat, terwijl het project onder leiding van de projectmanager bezig is met het realiseren van haar doelen, de buitenwereld – ofwel business – alweer is veranderd ten opzichte van toen men het project begon. Hierdoor ontstaat er steeds weer die kloof tussen het opleveren van het resultaat vanuit het project, en het in ontvangst nemen van dat resultaat door de business. We leren hiervan dat de wereld steeds aan verandering onderhevig is, maar ook projecten ontwikkelen zich niet altijd volgens plan.

Afstand tussen project en business

Het project gaat een eigen leven leiden en verliest de verbinding met de business. Als vooraf niet duidelijk is afgestemd en afgebakend wat de wensen van de opdrachtgever zijn, dan kan het voorkomen dat het project de oplossing mooier, beter of uitgebreider maakt dan nodig. Of er ontstaat een geheel andere oplossing dan gewenst, waarna duur betaald herstelwerk moet plaatsvinden. Het voortdurend bewaken en meten van de business case blijkt van groot belang.

Ook wanneer projectactiviteiten om welke reden dan ook meer tijd in beslag nemen dan gepland, dan ligt het gevaar op de loer dat de vraag van de business verandert, of dat we worden ingehaald door de concurrent, waardoor de gekozen oplossing minder effectief is. Een desinvestering. Kortom, een langdurend project heeft de neiging om aan doelmatigheid in te leveren nadat de ontwikkelfase is gestart.

De sleutel: focus!

Wat steeds ontbreekt in de zojuist genoemde voorbeelden is de focus op continue afstemming tussen de business en het project en vice versa. In de praktijk is er wel contact tussen projectmanager en business manager, maar hun doelen lopen vaak uiteen. Waar de projectmanager primair is gericht op het leveren van resultaat en van hetgeen is afgesproken, is de business manager gericht op het behalen van de doelen die bijdragen aan het voortbestaan de business. De resultaatgerichtheid van de projectmanager staat daarmee haaks op de doelmatigheid van een succesvolle implementatie.

De kracht van Business Implementatie Management

De oplossing voor het bij elkaar brengen van de behoeftes van project en business ligt in de rol van business implementatie management. In veel organisaties wordt implementatiemanagement al uitgevoerd, zij het vaak nog als één van de taken van de projectmanager.

Het apart benoemen en onderkennen van de rol van business implementatie manager (BIM) zorgt ervoor dat de werelden van project- en lijnorganisatie optimaal met elkaar worden verbonden. De rol van Business Implementatie Manager wordt binnen Agile Scrum onderkend als Product Owner; binnen MSP wordt de rol Business Change Manager genoemd. De BIM weet de juiste personen binnen de organisatie te betrekken en hun belangen op elkaar te laten aansluiten. Hij of zij begrijpt waar de organisatie staat, maar vooral waar ze naar toe wil en welke stappen er moeten worden genomen om daar te komen.

In de ideale situatie sluiten verandering en implementatie naadloos op elkaar aan. Echter, wanneer een implementatie meerdere systemen en processen behelst, levert dat bijna altijd spanning op. De rol van BIM heeft vooral een faciliterend karakter. Het doel van de BIM is om elke geplande verandering optimaal te laten aansluiten op de bestaande wereld, waarbij rekening wordt gehouden met toekomstige ontwikkelingen.

De juiste mensen maken het verschil

Change: Yes We Can. Met 65 miljoen stemmen won Barack Obama de verkiezingen. Zonder menskracht geen verandering. Ook het succesvol implementeren van een projectoplossing valt of staat met de inzet van de mensen. De BIM kan binnen de project- en lijnorganisatie zorgen voor draagvlak, waarbij alle partijen worden betrokken bij het ontwikkelen van de oplossingsrichting, rekening houdend met de belangen en de afweging daarvan. Daarnaast ontstaat er door de scheiding der machten een onafhankelijke tussenpartij die steeds weer de doelmatigheidscheck kan doen. Zo wordt optimalisatie van de strategische doelen gewaarborgd.

Projectbeheersing