Scheepsbel versus e-mail - Finext

Scheepsbel versus e-mail

In de wereld van de bagger-, waterbouwkundige en offshore aannemerij hangt er vaak op een centrale plek een scheepsbel. Voor de landrotten onder ons: dit is een (meestal) geelkoperen bel die aan boord van een schip hangt. Aan de klepel treft men een zogenaamd ‘allemanseind’ (een sierlijk touw) om het mogelijk te maken de bel te kunnen luiden. Vroeger werd de scheepsbel gebruikt voor het aflossen van de wacht. Naast de bel hing een zandloper die elke dertig minuten aangaf. Na elk half uur werd de bel geluid en na acht keer luiden, werd de wacht afgelost. Mooi systeem.

Door Jan de Vries, maart 2016

Bel

De scheepsbel als communicatiemiddel

Een goed gebruik bij eerdergenoemde aannemers is om bij het aannemen van een project de scheepsbel te luiden. Wanneer er aan het allemanseind getrokken wordt en de bel door het hele kantoor luid te horen is, komt iedereen (van directeur tot schoonmaker en van controller tot receptionist) bij elkaar. Dit is een mooie manier om samen te vieren dat een nieuw project is binnengehaald. Een medewerker van bedrijfsbureau geeft aan de hand van tekeningen en tekst uitleg over het aangenomen project.

Terug naar de scheepsbel!

Inmiddels heeft de e-mail de scheepsbel ruim verdrongen, helaas. Tegenwoordig is het niet meer vanzelfsprekend dat men op de hoogte is van een aangenomen project. Via een collega hoor je van een nieuw project of je moet zelf in een database zoeken. Men is soms al gestart met een project voordat dit bij de afdelingen bekend is. De verbinding, zoals die bij de centrale plek van de aannemer was, is ver te zoeken.

En daarmee missen wij de boot, al zeg ik het zelf. Want wanneer je de tijd neemt om duidelijk te communiceren over een aangenomen project of milestone, zal dit uitwerking hebben op de gehele organisatie. Hiermee creëer je namelijk verbinding met de werknemers. Verbinding zorgt voor trots. Trots op zichzelf én de organisatie. En er is geen betere reclame voor een bedrijf dan enthousiaste medewerkers; enthousiaste medewerkers zorgen voor tevreden opdrachtgevers.

Dus organiseer eens na een presentatie een kick-off meeting en nodig alle betrokken afdelingen uit. (En sla afdelingen als IT, personeelszaken en administratie niet over.) Organiseer nadat het project gestart is met regelmaat een voortgangsoverleg met het hele team, zodat alle afdelingen op de hoogte zijn van het wel en wee binnen het project. Zoek tijdens het project de verbinding met het personeel door een presentatie van de voortgang van het project (bijvoorbeeld tijdens de vrijdagmiddagborrel) en ook via (interne) nieuwsbrieven. En last but not least, sluit het project met elkaar. Deel hoe het project verlopen is, geef een samenvatting van de positieve, maar ook de minder positieve zaken. Kortom, terug naar de (spreekwoordelijke) scheepsbel!

Value-based projectmanagement als scheepsbel

Een moderne manier om de scheepsbel te vervangen is de methodiek van Value-based Project Management*. Dit is een aanpak voor vooral complexe projecten, gebaseerd op het samenspel van elf interventies. Een aantal voorbeelden om deze interventies toe te passen in de verschillende fases van een project zijn:

Startup

Organiseer een kick-off met alle betrokkenen binnen het projectteam, zodat het gehele team zich vanaf het eerste moment betrokken voelt.

  • Richt je aandacht op het hogere projectdoel.
  • Deel de kernwaarden van dit specifieke project.
  • Laat gebruikers vanaf het begin participeren.

Ontwerp

Maak gebruik van de kennis en inzicht van de betrokken teamleden en van ideeën uit de organisatie. Ook hier geldt dat je elkaar beter regelmatig kunt opzoeken, dan e-mailen.

  • Pas de ontwikkelbenadering toe.
  • Houd de dialoog met belanghebbenden gaande.

Uitvoering

Dit lijkt op de ontwerpfase. Stuur bij tijdens het project en zoek elkaar met regelmaat op.

  • Abstract waar het kan, gedetailleerd waar nodig.
  • Houd de dialoog met belanghebbenden nog steeds gaande.

Afsluiting

Organiseer een afsluitende meeting en bespreek alle ervaringen van de teamleden over het gemaakte project. Vaak zijn diverse leden van het projectteam al niet meer betrokken bij de afronding, omdat men al bezig is aan een ander project. Zonde, want er gaat dan veel nuttige informatie verloren.

  • Deel de lessons learned.
  • Vier de successen.

Door deze manier van werken gaan we terug naar de menselijke maat. We luiden de scheepsbel bij significante project gebeurtenissen zoals successen, afwijkingen, changes en milestones.

Mee op ontdekkingsreis aangaande Value Based Projectmanagement? Luid de scheepsbel en wij komen. Wind in de zeilen gegarandeerd.

*bron Value-based Project Management, ontwikkeld door Nicoline Mulder en Finext Projectbeheersing.

Projectbeheersing