Robotisering (RPA): pleister of structurele hulp?
Robotisering of RPA (Robotic Process Automation); hoe je het ook noemt, het is een hot topic rondom financiële processen. Er zijn twee kampen. Het ene kamp vindt robotisering niet meer dan een ‘pleister’, het andere kamp ziet het als een oplossing voor bijna alles. Bij Finext vinden wij dat er een gulden middenweg is. Je kunt het zowel inzetten voor een quick fix als voor structurele verbeterslagen. Toch moet je RPA niet in alle gevallen willen inzetten. Maar wanneer is het zinvol om RPA in te zetten voor je financiële processen? In dit artikel hopen we aan de hand van een aantal stellingen meer duidelijkheid te verschaffen.
Repeterende, eenvoudige activiteiten die zeeën van tijd kosten. Herkenbaar? Financiële processen zitten er vol mee, en veel organisaties zijn op zoek naar manieren om deze activiteiten sneller en efficiënter te voltooien. De huidige technologie maakt steeds meer mogelijk, zowel met de opkomst van robotisering als met softwareoplossingen. Maar wanneer gebruik je nu wat? In welke gevallen is RPA nuttig?
Het antwoord hangt af van een aantal belangrijke keuzes, lees hier onder verder en meld je direct aan voor ons webinar op 8 oktober:
Keuze 1: RPA of proces?
Waar ligt de oorzaak van je probleem? Zit de oplossing in het verbeteren van de financiële processen, waardoor je stappen over kunt slaan? Of ben je op zoek naar een manier om de repeterende activiteiten efficiënter uit te voeren? Door jezelf deze vragen te stellen, zorg je ervoor dat je eerst de overbodige activiteiten schrapt. En je alleen die activiteiten gaat robotiseren die noodzakelijk zijn voor een optimaal financieel proces.
Keuze 2: RPA of mens?
Robotisering is heel geschikt om mensen bij repeterende taken te ondersteunen of vervangen, waardoor financials meer tijd krijgen om zich te richten op waarde toevoegende activiteiten. Robots zijn snel te implementeren en kunnen een team veel eenvoudig maar tijdrovend werk uit handen nemen.
In de praktijk zien we bijvoorbeeld robotisering rondom de volgende processen:
- Controleren van kilometerdeclaraties
De robot controleert met behulp van de ANWB-routeplanner of de opgegeven kilometeraantallen kloppen.
- Boeken van repeterende facturen
Als facturen die een bepaalde set aan waarde in zich hebben altijd op dezelfde manier worden gecodeerd, kun je dit ook door een robot laten doen. Je kunt hier zelfs een lerende robot van maken, die op basis van input van een gebruiker steeds meer bijleert en daardoor steeds meer kan boeken. - Aantal geschreven uren controleren
Hierbij wordt van iedereen die uren moet schrijven, gecontroleerd of ze dit ook daadwerkelijk gedaan hebben. Missen er uren, dan verstuurt de robot meteen automatisch een mail naar de betreffende persoon. - Verwerken inkomende mail
Een robot sorteert de inkomende mail op basis van inhoud in verschillende bakjes, of pakt waar nodig deze verder op. Indien bepaalde mails niet voldoen aan de gestelde regels kan er een automatische respons worden verstuurd naar de schrijver.
Soms is er wel nog een menselijke blik nodig voor de uitzonderingen. Dit betreft dan echter wel alleen de uitzonderingen. De zaken die standaard zijn, worden automatisch opgepakt door de Robot. Hoe uitgebreider je een robot maakt, hoe kleiner de groep uitzonderingen wordt.
Keuze 3: RPA of softwareoplossing?
Bij deze keuze gaat het om de afweging tussen processen automatiseren via je softwareoplossing of een robot. In veel gevallen zien we hier een strategische keuze. Steeds meer organisaties kiezen ervoor om 80% van de activiteiten in een softwareoplossing te vatten, en de laatste 20% met RPA op te lossen. Zeker ook omdat steeds meer softwareoplossingen worden aangeboden als standaard cloudoplossing, wat de mogelijkheid om de software volledig naar eigen wens te maken, vermindert. Het gat tussen de wens en de mogelijkheden in de softwareoplossing kan worden gevuld door RPA. Het gebeurt regelmatig dat na het automatiseren van een proces nog punten overblijven waarvoor verder ontwikkelen van de softwareoplossing niet effectief of kostendekkend is. Vaak kan een robot dan wel uitkomst bieden.
Ook speelt het kostenplaatje een grote rol in de keuze tussen RPA of een softwareoplossing; soms is het goedkoper om iets via een robot op te lossen dan via een nieuw systeem. Dat is bijvoorbeeld het geval als details op veel verschillende plekken worden opgeslagen. De ideale oplossing is dan om alles over te brengen naar één nieuw geïntegreerd systeem, maar soms wordt – in elk geval tijdelijk – gekozen voor een robot die de data naar verschillende systemen overzet.
Kies voor je financiële proces
Zijn wij fan van robots? Zeker! RPA kan zowel een gewenste pleister als een structurele oplossing bieden. In de praktijk zien wij robots dan ook als een integraal onderdeel van je financiële IT-landschap. Robots zijn daarbij geen vervanging van softwareoplossingen, maar vormen een volwaardige aanvulling.
Van belang is wel dat je een bewuste keuze maakt en robotisering op de juiste manier toepast. Ondanks alle interessante ontwikkelingen blijft de focus wat ons betreft namelijk wel liggen op het optimaliseren van je processen. Dat is het uiteindelijke doel. En daar kunnen robots een grote bijdrage aan leveren.
Wil je weten wat RPA voor jouw proces zou kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op, of meld je aan voor ons webinar op 8 oktober.