Snel en waardevol inzicht in je P2P-proces

Purchase-to-pay (P2P) biedt grote kansen om tijd en geld te besparen en de administratieve
druk op medewerkers te verlagen. Wil je een gefundeerd inzicht in het verbeterpotentieel
van jouw P2P-proces? De Purchase-to-pay Valuescan is gebaseerd op process mining en
geeft je binnen 6 weken een roadmap voor verbetering. Doe de Valuescan hier!

Door Yvo Slagman, augustus 2018
Stappenplan valuescan P2P
Samen geven deze drie stappen een totaaloverzicht van het huidige P2P-proces en een concrete roadmap voor verbetering. Bekijk ook de infographic hier.

STAP 1 – DATA-ANALYSE

In deze stap gebruiken we de basisinformatie uit de relevante systemen en converteren deze informatie naar analyseerbare informatie. Om de belasting binnen de organisatie zo veel mogelijk te beperken, is het voor ons niet nodig dat afzonderlijke tabellen door de IT-medewerker aan elkaar worden gekoppeld; dat doen wij zelf. Op basis van onze kennis van de Purchase to Pay-keten geven we een ‘thermometer’- inzicht in de performance van het P2P-proces. Dit is het startpunt om eventuele knelpunten aan het licht te brengen.

STAP 2 – PROCES DEEP DIVE

Wij maken gebruik van process mining om de grote knelpunten en onnodige wachtmomenten boven water te krijgen. Process mining is een methode om de werkelijke uitvoering van bedrijfsprocessen te visualiseren. Dit in tegenstelling tot de abstract getekende en meer theoretische procesmodellen, die vaak letterlijk op de muur worden geplakt of getekend. Zo krijg je snel een objectief en volledig beeld van het proces. Dit voorkomt discussies over de huidige situatie, waardoor er gefocust kan worden op de verbetering. In de praktijk is process mining vaak een soort ontdekkingstocht, omdat de processen nog nooit eerder op deze wijze zijn gepresenteerd. Dit leidt dan ook regelmatig tot verrassende uitkomsten.
Om de juiste inzichten te verkrijgen laden we eenmalig de benodigde data in onze process mining-oplossing. Dit kan overigens ook binnen je eigen omgeving. Wij prepareren de data en bespreken de uitkomsten met de gebruikers om de gevonden resultaten te duiden. Samen met de betrokken personen uit de organisatie beoordelen we de gevonden knelpunten. We bespreken waar zij tegen aan lopen en inventariseren de mogelijkheden voor optimalisatie.

STAP 3 – ADVIES

Waarom zien we bepaalde dingen? Wat is er speciaal in de organisatie? Wat gebeurt er buiten de systemen? De deep-dive vertelt waar mogelijke verbeteringen zich bevinden, ons advies helpt om deze uitkomsten in het juiste perspectief te plaatsen. Daarnaast meten we de volwassenheid van de organisatie door het presteren van de organisatie te vergelijken met andere organisaties; gelijksoortige, maar ook best-in-class. Het resultaat van dit alles is een aanbevelingenmatrix waarin de gevonden verbeterpunten worden geplot. Dit maakt het eenvoudiger om keuzes te maken in de concrete aanbevelingen; wil je eerst alleen de quick-wins doorvoeren of tegelijkertijd beginnen met de lange termijn-aanpak?

De voordelen van de valuescan

  • Snel resultaat – binnen 6 weken na de start van het ontsluiten van de data
  • Value for money
  • Inzicht in de proceswerkelijkheid door process mining
  • Data- en procesinzichten gecombineerd met inhoudelijke expertise
  • Geen lange rapporten, maar een concreet inzicht in het verbeterpotentieel
  • Handvatten voor directe verbeteringen

Waarom Finext?

  • We houden van adviseren en realiseren. We brengen een analyse uit, maar stropen daarna graag ook onze mouwen op en zorgen ervoor dat het niet bij een rapport blijft.
  • Vanaf dag één nemen we onze ervaring en best practices mee. Denk bijvoorbeeld aan data-analyse, templates, instructiemateriaal, draaiboeken voor roadshows en KPI-rapportages.
  • Finext heeft uitgebreide kennis van P2P-processen. Dit blijkt uit de vele referenties, artikelen en white papers die we publiceren.
Keten- & Procesoptimalisatie