Het Purchase to Pay proces aanpakken: Hoe dan?!
Altijd al eens willen weten hoe een Purchase to Pay traject in zijn werk gaat? Ik neem je graag mee in mijn interview met collega Yvo Slagman, P2P specialist bij Finext. In dit artikel neem ik de methodiek van Yvo onder de loep door drie projecten met elkaar te vergelijken bij klanten uit de food-, bouw- en zorgsector.
Het Purchase to Pay proces aanpakken: Hoe dan?!
Elk project start met verschillende doelstellingen en toch zijn er veel overeenkomsten te vinden tussen de projecten. Zo was de doelstelling bij de foodorganisatie de wildgroei van indirecte spend onder controle krijgen, bij de bouworganisatie het verlagen van de administratieve kosten, en bij de zorgorganisatie het verhogen van de efficiency over het gehele P2P proces. Je ziet dat er een overeenkomst is dat alle doelstellingen om efficiency draaien, en Yvo vertelt dat daar in iedere organisatie vaak veel mogelijkheden te vinden zijn.
Uitvoering
Yvo is in verschillende rollen actief tijdens een project, bijvoorbeeld als projectleider bij het bouw- en foodorganisatie en als specialist bij de zorgorganisatie. In het projectteam zaten vertegenwoordigers vanuit IT, inkoop, crediteurenadministratie en soms een technisch implementatie consultant van de applicatie leverancier. Als ik Yvo vraag wat voor samenstelling tot de beste uitkomst leidt, vertelt hij dat ‘’de meest succesvolle P2P teams zijn multidisciplinaire teams waar de operationele inkoop en factuurverwerking onder één manager vallen. Dan ligt de verantwoordelijkheid in de keten i.p.v. per afdeling en kan de beslissing over de keten genomen worden door één persoon.’’
Bij de zorgorganisatie begon het project vanuit de noodzaak dat een systeem vervangen moest worden. Er werd toen gebruik gemaakt van drie verschillende systemen, een voor inkoop, een voor factuurverwerking en een voor contractbeheer. Er is uiteindelijk gekozen voor Proactis vanwege de geïntegreerde oplossing die een grote efficiency slag op het proces oplevert, het gebruikersgemak verhoogt en de beheerlast verlaagt. Dit was in de oude situatie niet mogelijk door het gebruik van verschillende systemen. Yvo vertelt dat ‘’het uitgangspunt moet zijn dat je naar één applicatie gaat, maar het kan natuurlijk zo zijn dat dit niet haalbaar is. Wanneer je bijvoorbeeld een groot ERP-pakket in de organisatie hebt, kun je er soms beter voor kiezen om een beschikbare oplossing van hen te gebruiken.’’
Dit was het geval bij de foodorganisatie, waar ze hebben gekozen de direct spend via het ERP systeem te laten lopen en alleen de indirecte spend via de P2P applicatie Proactive. Tijdens dit project was vooral het doel om de indirecte spend onder controle te krijgen, wat een doelstelling was vanuit de finance afdeling waar de manager ook de opdrachtgever was. De doelstelling vanuit finance leidde tot een samenstelling van het P2P team zonder vertegenwoordiger vanuit inkoop, wat het project niet ten goede kwam. Hieruit bleek dus wederom dat de samenstelling van een multidisciplinair team het meest wenselijk is.
In de bouworganisatie was ook de finance manager de opdrachtgever, alleen werd het project anders vormgegeven. Hier werd gebruik gemaakt van een stuurgroep die overkoepelend beslissingen nam over de keten. Om de doelstelling van het verlagen van de kosten te realiseren, heeft deze organisatie ervoor gekozen om een systeemwijziging door te voeren van ISProjects naar Basware.
Hoewel de doelstellingen van de bedrijven van elkaar verschilden, hebben alle drie de organisaties de keuze gemaakt om een nieuwe applicatie te implementeren als oplossing om de doelstellingen te behalen. Deze nieuwe applicatie implementeren is echter niet het enige wat ervoor heeft gezorgd dat de doelstellingen worden behaald. Er waren namelijk ook een aantal proceswijzigingen die doorgevoerd werden. Zoals bijvoorbeeld het vooraf goedkeuren op een order in plaats van wanneer de factuur al binnen is, of het minder aantrekkelijk maken van het aanmaken van nieuwe leveranciers zodat de besteller sneller bij gecontracteerde leveranciers terecht komt. Yvo zegt hierover dat ‘’het een eenvoudige proceswijziging is die ervoor zorgt dat geld wordt uitgeven bij de juiste partij’’ Direct daarna zegt Yvo dat het een simpele wijziging is op papier, maar dat de uitvoering erg afhankelijk is van de veranderbereidheid van de betrokken mensen.
Yvo stelt dat ‘’mensen, systemen en processen’’ altijd gezamenlijk bekeken moeten worden om een aanpak te bepalen en doelstellingen te behalen. ‘’Zonder goede en de juiste mensen wordt het heel lastig een systeem te implementeren of proceswijzigingen door te voeren en dus je doelstellingen te behalen.’’
‘’Wat generiek is aan mijn aanpak is de drive om beide kanten van het spectrum, inkoop en finance, tegelijk aan tafel te hebben. Mijn rol daarin is om ervoor te zorgen dat ze beide aan tafel zitten, en van elkaar begrijpen dat een aanpassing aan de ene kant consequenties heeft voor het gehele proces. Het gaat dus niet om de beste oplossing voor finance, niet de beste oplossing voor inkoop, maar de beste oplossing voor het P2P proces.’’
P2P & Data
Tijdens ieder P2P project van Yvo speelt data een grote rol. Op de vraag wat de rol is van data in een P2P project antwoordt Yvo ‘’Dat is tweeledig. De data stuurt het project en bepaalt het succes van je project.’’ Aan het begin van het project geeft de data een beeld van de volwassenheid van P2P proces, en stuurt daarmee de koers die je gaat varen tijdens het project. Daarnaast is het succes van je project te meten door slim gebruik te maken van de beschikbare data.
Yvo heeft verschillende niveaus van volwassenheid in het P2P proces meegemaakt. Als er gebruik wordt gemaakt van een P2P applicatie is er over het algemeen meer proces informatie beschikbaar, dan bijvoorbeeld wanneer er gebruik wordt gemaakt van de data uit een ERP systeem. Met de data vanuit een P2P applicatie kan Finext process mining beter toe passen, omdat de organisatie al veel vastlegging heeft.
Tijdens de projecten in de zorg- en bouworganisatie was er een ‘’streven om meer automatische matching van facturen aan orders te realiseren en ook om met minder mensen hetzelfde of meer werk te doen.’’ Indicatoren die belangrijk zijn tijdens deze P2P projecten zijn dus o.a. het aantal facturen per FTE (je verwerkingscapaciteit) en de 2 of 3 way matching (je PO-facturen met orders matchen). Vanuit de organisatie uit de foodsector lag er naast deze indicatoren ook een focus op de spend under contract (gekochte goederen gekocht bij gecontracteerde leveranciers). Yvo vertelt ‘’Grip op spend, dat is wat je dan wilt’’. Dit zijn generieke indicatoren voor ieder P2P project, ongeacht in welke organisatie je je bevindt. Afhankelijk van de doelstellingen bepaal je vervolgens de prioriteit van de KPI’s die je wilt monitoren gedurende het project.
Naast de generieke indicatoren schetst Yvo ook een kleine kanttekening bij het gebruiken van data, ‘’Data is niet heilig. Het kan ook voorkomen dat er uit de data blijkt dat een proces erg efficiënt is met weinig goedkeuring stappen, maar dat er buitenom mensen met een papiertje voor handtekeningen de organisatie zijn door geweest.’’ Dan wordt er niet geregistreerd dat deze processtap wordt ondernomen, terwijl het wel degelijk invloed heeft op de doorlooptijd van bestelling tot betaling.
P2P & Automatisering
Op dit moment hoor en lees je veel over automatisering binnen P2P, welke rol speelt dat volgens jou in jouw projecten? ‘’De grootste kansen liggen in het hebben van een goede P2P applicatie. Wanneer je 8 à 9000 facturen in een organisatie op jaarbasis hebt, kan het al een flinke optimalisatie bieden.”
”Daarnaast zie ik veel mogelijkheden in Robotic Process Automation (RPA) wanneer je je processen niet kan onderbrengen in één systeem. Daar kun je een deel afdekken dat je niet zomaar kunt automatiseren, zodat je bijvoorbeeld van 80% optimalisatie naar 90% of 100% kunt gaan door RPA in te zetten.’’ Voorbeelden van de toepassing van RPA bij P2P zijn het maken van vaste boekingen, mailboxverwerkingen voor elektronische facturen of herinneringen wanneer je bijvoorbeeld informatie in meerdere systemen moet vastleggen. Yvo ziet deze trend groeien en krijgt steeds meer vragen naar het gebruik van nieuwe technologieën om het proces zo efficiënt mogelijk in te richten.
Conclusie & Resultaten
Uiteindelijk is bij de zorg- en food- en bouworganisatie de P2P applicaties succesvol geïmplementeerd en wordt er gebruik gemaakt van deze applicatie door zowel inkoop als de crediteurenadministratie. Op de vraag wanneer je klaar bent met een P2P project zegt Yvo direct ‘’Nooit! Haha!’’. Het doel is zo efficiënt mogelijk werken met misschien wel 100% automatische factuurverwerking zonder tussenkomst van mensen. Daarnaast moet iedereen in de organisatie in staat zijn een bestelling te doen, wat enige kennis en ervaring vraagt van medewerkers. Het verbeteren van je P2P proces is dus een continu proces in plaats van een project met een begin en een eind.
Ik sluit het interview af met mijn meest prangende vraag, wat zijn de ideale ingrediënten voor een soepel lopend P2P project. Ten eerste vertelt Yvo dat er beschikbaarheid van resources moet zijn, en dan bedoelt hij een goede projectleider en goede beschikbare mensen die tijd krijgen van de organisatie om een bijdrage te leveren. ‘’ Dit zou dit natuurlijk onderdeel van de basis hygiëne moeten zijn, maar zie ik te vaak dat dit niet het geval is’’. Ten tweede noemt hij dat je een duidelijk doel voor ogen moet hebben. Zonder goed gedefinieerd te hebben waar je als team naar toe werkt, of dit naar bepaalde KPI’s is of naar een bepaalde situatie is, maakt geen enkel P2P project kans om succesvol te zijn. Hij sluit af met een innovatief ingrediënt. Indien je je P2P proces écht wilt optimaliseren richting de 100% automatische factuurverwerking, zal je (ook) gebruik moeten gaan maken van innovatievere methodes zoals RPA dan uitsluitend een P2P applicatie.
