Projecten: (on)voorspelbare black box?

Transparantie en voorspelbaarheid door projectcontrol.
Door een brug te slaan tussen lijn- en projectorganisatie verandert de onvoorspelbare black box in een transparant en beheersbaar project. Hoe sla je deze brug en wat levert dit op? In dit artikel gaan we in op de verschillen tussen deze twee type organisaties, en de rol die projectcontrol als ‘brug’ kan spelen.

Door Jeroen Kruisselbrink, maart 2012

Projectcowboys versus onnodige vragen

Een projectorganisatie is een dynamische organisatie waar veel gebeurt en waar vaak hoge prioriteit ligt. Doordat de voortgang en bijbehorende kosten niet altijd bekend zijn bij de lijnorganisatie, ontstaat er onrust als het financiële plaatje wijzigt. Er wordt met onbegrip gekeken naar “de projectcowboys die volledig voor hun project gaan en procedures aan hun laars lappen”. Aan de andere kant vindt de projectorganisatie dat de lijn lastige en onnodige vragen stelt, die veel tijd kosten en de projectvoortgang belemmeren.

Over het algemeen is dit geen onwil, maar onwetendheid en verschil in prioriteitstelling. Dit wordt mede veroorzaakt door een fundamenteel andere manier van werken. De dynamiek maar ook het doel van een lijnorganisatie is wezenlijk verschillend van die van een projectorganisatie. Hieronder worden de belangrijkste verschillen tussen deze organisaties weergegeven:

  • Permanente versus tijdelijke organisatie
  • Run the business verus change the business
  • Routinematig versus dynamisch
  • Continuïteit versus resultaatgericht
  • Periodiek besturend versus niet periode gebonden

Het is niet realistisch om te verwachten dat de lijn- en projectorganisatie ‘vanzelf’ naar elkaar toe zullen groeien. Een oplossing is om deze verschillen te overbruggen door een projectcontroller aan het projectteam toe te voegen. De projectcontroller speelt zo de rol van ‘brug’, zich thuis voelend in een dynamische projectomgeving en met aansluiting bij de lijnorganisatie.

De project controller als verbindende schakel

De projectcontroller helpt bij het beheersen – het in de vingers hebben en houden – van het project of programma. Hierbij ondersteunt hij de projectmanager met adviezen en een heldere informatievoorziening. Essentieel voor zijn rol is dat hij voldoende financiële kennis bezit om de belangen en vragen vanuit de lijn te begrijpen en te voorzien van een bevredigend antwoord. De projectcontroller is zo de verbindende schakel tussen deze twee organisaties.

Als onderdeel van de projectorganisatie is de projectcontroller goed op de hoogte van wat er speelt in het project, en vertaalt dit naar financiële consequenties en planning. Naast het verzorgen van de periodieke voortgangsrapportages en forecast, komt zijn rol het meest tot zijn recht als hij actief betrokken is bij de besluitvorming. Denk hierbij aan het onderbouwen van mogelijke scenario’s met consequenties in resources, tijd, scope en geld.

Onafhankelijk en kritisch

In de onafhankelijke rol heeft een goede projectcontroller ook een kritische blik. Hierdoor past het in de praktijk vaak goed als de projectcontroller het risicomanagement op zich neemt. Hij bewaakt de beoogde resultaten van de business case en denkt mee over eventuele bijsturing.

De projectcontroller wordt niet gehinderd door teveel projectinhoudelijke kennis en blijft zo het totale plaatje overzien; zowel vanuit het perspectief van de project- als de lijnorganisatie. Hij ontlast de projectorganisatie door financiën en rapportage uit handen te nemen en kan het project challengen. Financiële verrassingen blijven achterwege, doordat de project controller inzicht heeft in de projectvoortgang en eventuele problemen vroegtijdig vertaalt in oplossingen met bijbehorende financiële consequenties.

Transparantie en voorspelbaarheid door projectcontrol

Met behulp van projectcontrol worden projecten financieel transparant en beter voorspelbaar. Beheerste projecten leiden tot snellere en betere keuzes. Door actuele forecasts en bewaking van de business case, kan de organisatie de beschikbare resources efficiënt en effectief inzetten en sturen op maximale benefits uit de projectenportefeuille.

Project control doe je er niet even bij, het is een vak!

Projecten blijven een spannende exercitie; afwijken van de gebaande paden brengt risico’s met zich mee. Goed projectcontrol ontlast de projectorganisatie en ontzorgt de lijnorganisatie door voorspelbaarheid. Het biedt handvatten om beheerst te kiezen uit onderbouwde scenario’s. Zo slaat projectcontrol de brug tussen de ‘projectcowboys’ en de ‘onnodige vragenstellers’ en worden projecten financieel transparant en voorspelbaar.

Finance & Control