Projectbeheersing: Trotseer de regen

Weet jij al wat je volgend jaar op deze dag te doen staat? Dit is bijna onmogelijk. Waarom verwachten we dit van projecten dan vaak wel? Bij het starten van een project wordt gevraagd om een business case, een plan van aanpak, een tijdsplanning en een financiële onderbouwing. Hoe kun je een blauwdruk maken als je meer vragen hebt dan zekerheden?

Door Frits Simonis, maart 2015

Falende projecten

Het gevolg van deze zogenaamde zekerheden: slechte resultaten op het gebied van projectopleveringen. Diverse onderzoeken hebben aangetoond dat veel projecten uitlopen en meer hebben gekost dan begroot. Het gebeurt regelmatig dat projecten wat anders opleveren dan initieel bedacht. Een belangrijke oorzaak hiervan is dat projecten te maken hebben met een grote mate van vaagheid, complexiteit en onzekerheid. In de praktijk blijkt dat het lastig is om hiermee om te gaan.

Veel projecten worden nu eenmaal uitgevoerd onder omstandigheden die gekenmerkt worden door onzekerheid en die bovendien beperkt zijn te beïnvloeden. Het is hierbij van belang om de onzekerheden niet te bestrijden, maar deze als gegeven mee te nemen bij de uitvoer. ‘If you can’t beat them, join them’.

Omgaan met onzekerheid in projecten

Binnen projecten kan er op verschillende manieren gestuurd worden. Denk hierbij aan projectfaseringen, projectmethodieken en rapportages met relevante stuurinformatie. Al deze elementen faciliteren momenten van besluitvorming.

Om succesvol te zijn is het voor projecten essentieel om het einddoel constant in zicht te blijven houden. Onderweg gebruik je detailinformatie om op korte termijn om te gaan met onzekerheid. Immers, waar we niet weten of we volgend jaar met kerst sneeuw kunnen verwachten, kunnen we nu wel op de buienradar kijken of het veilig is om boodschappen te gaan doen zonder nat te worden.

Dit wil niet zeggen dat het project droog naar de overkant hoeft te worden gebracht. De essentie is juist om de regenbui te trotseren. De buienradar kan worden gebruikt om te bepalen welke mitigerende maatregelen genomen kunnen worden.

Integrale projectbeheersing

Om projecten optimaal te kunnen besturen, is het van belang om projecten integraal te beheersen. Als beheersbaar mechanisme kunnen product planning en project control worden ingezet om op korte termijn gericht te werken naar de doelstellingen van het project. Waar verandering in het budget invloed uitoefent op de productplanning, is omgekeerd ook een verandering in de productplanning van invloed op budget.

Hierbij is het belangrijk om planning en control niet als eilanden te zien. Zij zijn juist vervlochten met elkaar en delen idealiter gemeenschappelijke structuren, labels en rapportages. Deze manier van projectbeheersing maakt het mogelijk dat scope (product), tijd en geld over elkaar heen worden gelegd. Als deze drie niet meer los worden gezien, ontstaat er tastbaardere stuurinformatie.

Van ‘geleefd door onzekerheid’ naar onzekerheidsmanagement

De buienradar vertelt niet hoe het weer er over drie weken uitziet. Onzekerheden binnen projecten kunnen we niet vermijden en ver vooruit kijken zal daardoor altijd lastig blijven. Echter door de stuurelementen tijd en geld te koppelen ontstaat een meer integrale manier van projectbeheersing. Als men vervolgens deze relevante stuurinformatie ook nog eens inzichtelijk weet te maken in overzichtelijke rapportages, ontstaat er een situatie die beslissers op korte termijn in staat stelt het project droog te houden.

De eindbestemming van een project staat wel op de kaart, maar de weg ernaartoe wordt beïnvloed door turbulente en onzekere omstandigheden. Door control en planning integraal op te pakken, creëer je een waardevol handvat om de weg naar projectsucces begaanbaar te maken en de risico’s te managen. Ongeacht welke weersomstandigheden je projectvoortgang hinderen.

Project- & Portfoliomanagement