Project portfolio management: gokken of weten?

Portfoliomanagement: gokken of weten?

Projecten uitvoeren is geen doel op zich, het is een investering om ergens te komen. De kunst is het vertalen van de strategie en bedrijfsdoelstellingen naar de juiste investeringen. Portfoliomanagement vormt daarin de spil. In belangrijke mate is het een verbindende functie, die simpel aan te brengen is.

Door Frank Fondse, januari 2013

Het is iets wat veel mensen zich elk jaar rond december weer afvragen: welk lotnummer moet ik kiezen om de meeste kans op de hoofdprijs te maken? Sommige gelukszoekers gokken op hun persoonlijke geluksnummer, wat voor de meesten van ons het cijfer zeven is; anderen gaan af op het cijfer negen, het getal dat de afgelopen jaren het meeste geld uitkeerde. De Consumentenbond rekende uit dat de kans op 30 miljoen ongeveer 0,0002% per lot is. De winkans mag dan klein zijn, jaarlijks laten we met z’n allen zo’n 5 miljoen aan niet afgehaald prijzengeld liggen.

Pokeren met projecten

Ook in de projectenwereld blijft er veel geld liggen. Ondernemen is andere koek dan een gokje wagen met een oudejaarslot, daar proberen we vooraf zo goed mogelijk in te schatten met welke “loten” we straks de meeste winst kunnen behalen. Toch is dit, vaker dan ons lief is, nog wel eens een alles-of-niets-proces waarin de emotie en persoonlijke glorie de overhand nemen.

Het afgelopen jaar zagen we dat veel van onze klanten hebben geïnvesteerd in portfoliomanagement. Een belangrijke ontwikkeling, want wie wil er niet meer inzicht in de wijze waarop we onze projecten besturen en de mate waarin die projecten bijdragen aan het strategische doel? Met dit feitelijk inzicht kan een sterk portfolio van projecten worden opgebouwd. Het kunnen bepalen, bewaken en besturen van een evenwichtige mix van projecten en programma’s zorgt voor veel meer grip en meer zekerheid in het realiseren van de beoogde doelstellingen.

Anderzijds zagen we dat de rol van PMO (Project Management Office, de rol die zorgt voor beheersing van het project in termen van tijd, geld en kwaliteit) uit het oog werd verloren. De specifieke projectbeheersingsactiviteiten worden – soms zelfs volledig – belegd bij de projectmanager. Daar schuilt een risico in. Juíst de projectbeheersers spelen een sleutelrol in het aanleveren van betrouwbare gegevens, eenduidig over de projecten. Kwaliteit van data is van groot belang voor een solide besluitvorming. Zonder die informatie is het moeilijk, zo niet onmogelijk, de juiste sturing te geven aan het portfolio.

Vijf speltips voor portfoliomanagement

Om uit beide taakgebieden een optimale winst te halen, geven Frank Fondse en Vanessa Rouw vanuit de praktijk vijf tips die kunnen helpen bij het vinden van een werkbare balans tussen besturing en beheersing. Simpele handreikingen, die juist door hun eenvoud zeer succesvol kunnen zijn.

1. Relatie tussen strategie en investering

Projecten uitvoeren is geen doel op zich, het is een investering om ergens te komen. De kunst voor het senior management is het vertalen van de strategie en bedrijfsdoelstellingen naar de juiste investeringen. Project- portfoliomanagement vormt daarin de spil. In belangrijke mate is het een verbindende functie, die simpel aan te brengen is, door:

  1. Het in lijn brengen van de besluitvorming: wie neemt welke besluiten waarover, wanneer en met welke spelregels. Dit zorgt voor een goed begrip over hoe bepaalde projecten (zijn) ontstaan.
  2. Inzichtelijk maken wat de bijdrage is van een project aan de strategie en/of bedrijfsdoelstelling. Dit zorgt voor betrokkenheid en een kompas bij het kiezen van de juiste projecten en uitvoeren daarvan.

2. Betrokken en gecommitteerd senior management

Enerzijds moet senior management in staat worden gesteld keuzes te maken op basis van feiten. Anderzijds is senior management zelf verantwoordelijk voor het kiezen van de juiste mix van projecten die helpt bij het realiseren van de strategie en bedrijfsdoelstellingen.

Realiseer je tegelijkertijd dat projecten slechts een middel zijn en zeker geen dagelijkse praktijk. Betrokkenheid en commitment kun je realiseren door middel van een overzichtelijk en begrijpelijk dashboard. Met een dergelijke praatplaat ben je in staat een feitelijk gesprek te voeren over de projecten en het portfolio. Bijvoorbeeld over de matrix “mate van bijdrage van het portfolio aan de strategie en/of bedrijfsdoelstellingen”.

3. Portfoliomanager als verbindende factor

De portfoliomanager is de verbindende factor tussen de dagelijkse praktijk en projectuitvoering. Onvrede kan ontstaan bij senior management over de euro’s die de projecten met elkaar verstoken; het waarom is dan onduidelijk. Irritatie kan ontstaan bij de projecten, omdat zij rapportages moeten opleveren waar ze het nut niet van inzien.

De portfoliomanager moet in dat soort gevallen fungeren als de smeerolie in het geheel. Het zijn de mensen die het uiteindelijk moeten doen. Voorkom dat sheets en templates de boventoon gaan voeren en zorg voor focus, draagvlak en geef uitleg.

4. Eenvoud is key, ingewikkeld snapt niemand

Maak een doelmatig en overzichtelijk portfoliodashboard, waarmee je met een aantal dwarsdoorsnedes inzicht krijgt in het project portfolio. Verzamel daarvoor de gegevens uit de projecten en gebruik zoveel mogelijk de reeds beschikbare gegevens en rapportages.

Laat je niet verleiden die gegevensverzamelingen en systemen direct technisch aan elkaar te knopen, maar start met het dashboard zelfstandig zijn werk te laten doen. Bedenk vervolgens goed of alle gegevens bij elkaar een logische optelsom maken; vergelijk dus geen appels met peren. En tot slot, wacht niet op het perfecte dashboard met uitgekristalliseerde informatie, maar ga het spel spelen. Learning by doing.

5. Laat je in je kaarten kijken, wees transparant

Senior management kijkt met een andere blik naar de wereld dan een projectmanager. Voor de één is een project slechts een middel, voor de ander het dagelijkse werk. Ook de belangen van managers over de diverse afdelingen kunnen van elkaar verschillen. Daarom moeten alle betrokkenen bereid zijn open kaart te spelen gedurende het hele spel. Als we van elkaar niet weten waar we mee bezig zijn, verdwijnt de motivatie en komt het proces tot stilstand.

Projectbeheersing