Verlaag je proceskosten met process mining en robotisering

In 1895 werd door Wilhelm Röntgen de röntgenstraling ontdekt. Dit heeft zich sindsdien ontwikkeld tot een medisch specialisme waarbij de plaats en oorzaak van een aandoening achterhaald kan worden. Vervolgens kan een volgende specialist, bijvoorbeeld een chirurg, aan de slag om de kwaal op te lossen. Process mining en robotisering werken op dezelfd emanier samen.

Door Frank Nobel, Bas van der Pol (Ciphix), augustus 2018

Process mining en robotic process automation (RPA) zijn twee specialismen binnen het ‘procesdokterschap’. Het zijn twee termen die tegenwoordig veel bij bedrijven in de bestuurskamer besproken worden. Beide methodieken hebben hetzelfde  doel: het verlagen van proceskosten. Helaas worden ze nog te vaak los van elkaar toegepast. Een combinatie van deze twee specialismen zal echter leiden tot nog meer efficiëntie en nog lagere proceskosten. Process mining laat zien waar de pijn zit, RPA lost de pijn op. Om in de metafoor te blijven: een chirurg weet immers niet precies waar hij moet snijden zonder advies van de radioloog.

Wat is process mining?

Event data process mining
Uitkomsten process mining

Process mining is een innovatieve methodiek om processen te analyseren. Het laat op basis van zogenaamde ‘event data’ uit IT-systemen zien hoe het proces er onder de motorkap uitziet. Zo kan je bijvoorbeeld laten zien waarom het zo lang duurt voordat een factuur is goedgekeurd, hoe het komt dat call center veel tijd kwijt is aan administratie of waarom een logistiek proces vaak vast loopt.

Processen worden nu nog vaak in kaart gebracht op basis van de subjectieve blik van medewerkers. De feiten over het proces die je visualiseert met process mining, zorgen voor transparantie. Iedereen heeft het over dezelfde aantallen en proces varianten. En waar vroeger vaak alleen de happy flow in kaart was, geeft process mining ook meteen inzicht in alle uitzonderingen en knelpunten. Dit voorkomt de discussie over de huidige situatie en laat je meteen focussen op het ontdekte verbeterpotentieel. Met gebruik van process mining bespaar je dus tijd bij het boven water halen van de inzichten, én levert de procesverandering meer op omdat je meer verbetermogelijkheden spot.

Het ontdekken, analyseren en verbeteren van processen met behulp van process mining is een voor de hand liggende toepassing. Het is namelijk een perfecte toevoeging op het bestaande Lean en Six Sigma. Recent heeft Gartner  haar eerste ‘Market Guide’ over process mining gepubliceerd. Hier benoemt ze nog vier andere toepassingen van process mining. Zo kunnen bijvoorbeeld auditors process mining gebruiken voor het aantoonbaar in control zijn. In plaats van een steekproef kan nu 100% van de uitgevoerde transacties in kaart gebracht worden. Dan zie je precies waar het proces wel goed loopt, en wat de uitzonderingen zijn. Er zal dus een verschuiving mogelijk zijn van rapporteren op een steekproef naar het alleen nog verklaren van die uitzonderingen.

Dit zijn dus twee andere doelen (proces verbetering en compliance), die je bereikt met hetzelfde middel. Process mining is niet het enige middel om jouw doel te bereiken. Het laat ook zien waar de kansen liggen, bijvoorbeeld voor robotisering van jouw processen.

Wat is Robotic Process Automation?

RPA

Robotic Process Automation (RPA) is een nieuwe technologie die bedrijven in staat stelt om processen te automatiseren door middel van software robots. software robots kunnen menselijke handelingen op computers repliceren en op deze wijze allerlei taken overnemen. RPA kan hierdoor werken met alle bestaande softwareapplicaties doordat het net als een mens via de visuele voorkant interacteert met bestaande applicaties. Dit betekent dat een software robot bijvoorbeeld SAP opent, inlogt en naar de benodigde pagina navigeert om vervolgens transacties aan te maken.

De robot opent applicaties, leest data uit, vult de data in een andere applicatie, exporteert een rapport en stuurt het rapport via de e-mail naar stakeholders. Dit zijn allemaal taken die een software robot kan uitvoeren. Goed te robotiseren processen zijn over het algemeen gestandaardiseerd, repetitief en gebaseerd op regels. RPA zorgt voor de verwerking van routinematige taken terwijl de mens weer kan doen waar die goed in is; creatief nadenken en innoveren.

Voordelen robotisering

RPA zorgt voor flexibiliteit en schaalbaarheid. Een nieuwe robot is in no-time toegevoegd aan de digital workforce. Verder is de workforce 24/7 inzetbaar, maakt het geen fouten, realiseert het snellere doorlooptijden en heeft het over het algemeen een zeer korte terugverdientijd.Bij het gebruik van een nieuwe technologie zijn er altijd uitdagingen. Het volgende artikel zal meer ingaan op de drie belangrijke uitdagingen bij robotisering.