Portfolio management 'made easy'

Portfoliomanagement ‘made easy’

Het blijft verbazingwekkend hoe wij als mensen in elkaar steken. Vaak is een natuurlijke reactie niet de juiste. Neem bijvoorbeeld skiën. De natuurlijke reactie is achterover leunen, naar de berg toe. Voor een succesvolle bocht is het tegenovergestelde echter noodzakelijk: jezelf open stellen, naar de afgrond toe te buigen. Blijkbaar is het overwinnen van een primaire reactie de sleutel tot iets goeds.

Door Frank Fondse, mei 2015

Valkuilen project portfoliomanagement

Bij het invoeren van effectief project portfoliomanagement is dit eigenlijk niet anders. Er wordt een verbetering ingezet vanuit de juiste intentie. Een logische actie is om processen op te stellen, KPI’s uit te denken en overlegorganen te creëren. Veelgehoord resultaat: geen verbetering. Sterker nog, het gaat alleen maar slechter; een val in de sneeuw. Hoe kan dit? Wat gaat daar mis?

Om met de laatste vraag te beginnen: de governance. Het toevoegen van meer overlegorganen zorgt ervoor dat het eigenaarschap wordt weggenomen. En juist dat eigenaarschap van projecten is belangrijk. Minder eigenaarschap kan leiden tot het ‘not invented here’ principe: als het spannend wordt – wat bij projecten nog wel eens gebeurt – biedt dat alle gelegenheid om naar een ander te wijzen. Een hele gewone menselijke reactie, maar niet goed voor het resultaat.

Een andere valkuil is het dichttimmeren van processen. De processen, zoals bijvoorbeeld een stage-gated approach, verworden tot bureaucratie. Het is noodzakelijk om dit te voorkomen en te beseffen dat elk project anders is: one size fits nobody, zeker niet als het om projecten gaat. Projecten zijn tenslotte uniek en gaan dwars door de staande organisatie heen. Een star project portfolio proces belemmert effectieve projectuitvoering.

Daarnaast vertrouwen we veel op cijfers en onze ratio als het gaat om de ranking van projecten. Dit slaat vaak door in een wetenschappelijke scoring die ver af staat van ‘gut feeling’. En onze onderbuik is een te goede raadgever om buiten spel te zetten.

Drie eenvoudige tips voor effectief project portfoliomanagement

Gevolg van bovenstaande is dat er twee werelden ontstaan: die van het portfolioproces en die van de business. Uit elkaar, niet in sync, met alle gevolgen van dien. Hoe dan wel? Portfoliomanagement is een middel om problemen op te lossen en verbetering na te streven. Het betekent niet méér processen, governance bodies of KPI’s. Drie eenvoudige tips voor effectief portfoliomanagement:

Blijf weg van doekjes-voor-het-bloeden

Richt je op het doel dat de organisatie met portfoliomanagement wil bereiken. In een gezonde onderneming worden de juiste projecten al gekozen en uitgevoerd. Het is interessant om te bepalen wat er mis gaat bij het starten en uitvoeren van deze projecten. Bijvoorbeeld de uitdaging om meer verbinding aan te brengen tussen de projecten en de bedrijfsdoelstellingen/strategie.

Creëer geen nieuwe overlegorganen

Organiseer de rechtstreekse dialoog tussen de belanghebbenden. Een nieuwe governance, met daarin een Investment Board, een Portfolio Decision Board en een Portfolio Delivery Board, leidt af van eigenaarschap en betrokkenheid. Dit werkt onduidelijkheid en eilandvorming in de hand. Meer lagen zorgen voor meer afstand. Een discussie tussen de projectmanager en de projecteigenaar moet tussen hen plaatsvinden, niet via een overlegorgaan met agenda en PowerPoints.

Doe daarbij niet op meerdere plekken hetzelfde. Portfoliomanagement is een ander werkveld dan project management. Als portfoliomanager mag je niet op de stoel van de projectmanager gaan zitten, en vice versa.

Behandel het project als een zelfsturend team

Geef duidelijk aan binnen welke kaders het project kan laveren. Vertrouw op het vakmanschap van de mensen in het project. Geef ze ook de verantwoordelijkheid om het doel te bereiken. En houd met elkaar ogen en oren open voor kleine dingen die – hoe schijnbaar onbelangrijk ook – een slecht gevoel in je onderbuik geven.

Projectbeheersing