Ontwikkelingen in project control

Ontwikkelingen in project control

‘Ontwikkeling beroep controller heeft zes jaar stil gestaan’ publiceerde ‘Nu Zakelijk’ op 21 januari 2014. In een wereld die continu en in hoog tempo verandert, klinkt ons dit opmerkelijk in de oren. Het roept zelfs tegenstrijdigheid op doordat het Finext trendonderzoek heeft uitgewezen dat trends in het vakgebied van controllers elkaar juist snel opvolgen. Tijd voor nader onderzoek.

Door Frits Simonis, mei 2014

Copernicus wordt genoemd als de man die de zon stilzette en de aarde in beweging bracht. In de projectenwereld draait de project controller niet om de projecten heen. Maar om nu te zeggen dat de project controller stilstaat… Hoe ga je als project controller om met veranderende omstandigheden?

De dynamische project omgeving

Het werkveld van de controller is turbulent. De werkomgeving van de project controller is vaak roerig door diversiteit, veelzijdigheid en tegenstrijdigheid, zo blijkt uit de artikelen van Söderlund en Crawford et al. Bovendien bestaan projecten steeds weer in een unieke én tijdelijke omgeving die constant onderhevig is aan verandering. Het vermogen om zich te kunnen aanpassen aan de omgeving zou dus bij voorkeur in het DNA van de project controller moeten zitten.

Waar een lijnorganisatie veelal een vast gegeven is, is een project organisatie slechts een tijdelijke omgeving. Ingericht om een complex doel op te pakken dat niet in de dagelijkse organisatie opgelost kan worden, zo stelt Söderlund, of waarbij bewust wordt gekozen om deze los te knippen van de dagelijkse werkzaamheden. Mensen worden voor projecten uit hun normale omgeving gehaald om zich te begeven op een relatief onbekend terrein. Hier zien wij een proactieve en verbindende rol weggelegd voor de project controller.

Project control is meer dan boekhouden

Wat ons betreft heeft de controller allang niet meer de klassieke controllersrol. Naast gedegen financiële kennis dient de project controller te beschikken over bedrijfskundig fingerspitzengefühl. In de praktijk zien wij dan ook dat de project controller meer en meer een duizendpoot wordt die als spin in het web fungeert. In het verleden vormde de controller het geweten achter projecten door tijdig te waarschuwen. De controller anno nu is tevens adviseur. Dit vereist een andere manier van werken. De klassieke invulling van de project controllersrol duidt op een zekere passiviteit, een toeziend oog langs de zijlijn. De moderne project controller kan daarentegen worden gezien als een aanvulling op de controllers van de lijnorganisatie. Hij of zij gaat steeds meer als adviseur inspelen op de hectiek en dynamiek van een veranderorganisatie.

Hoogleraar prof. dr. Van de Ven geeft aan dat de controller de rol krijgt van intrapreneur. Hiermee wordt bedoeld dat een controller een ondernemer is binnen de eigen organisatie. Hij of zij wordt meer en meer verantwoordelijk gehouden voor het leveren van toegevoegde waarde. De controllersrol verschuift van boekhouder naar business partner, oftewel watchmen versus information adapters aldus Verstegen et al. Deze uitspraak neemt al voorzichtig de fundering weg onder de stelling dat de ontwikkeling van de controller heeft stilgestaan.

Projectmanagementgoeroe Syed Ali Dilawer noemde de rol van project controller in zijn column tweeledig. Enerzijds heeft de controller in klassieke zin de rol om projecten te plannen, budgetteren en schematiseren. Anderzijds dient een project controller flexibel te zijn in het kunnen omgaan met belangrijke spelers binnen de organisatie.

Gardiner & Stewart leggen uit dat het beeld van project controllers vertroebeld is, zowel van buitenaf als binnen de projectteams. Er wordt algemeen verondersteld dat monitoren en projectbeheersing van hetzelfde laken één pak zijn. Monitoren wordt geassocieerd met het in de gaten houden van tijd en budget. Dat is niet correct. Waar monitoren vooral betrekking heeft op verslaggeving, is projectbeheersing het proactief aan de slag gaan met die verslaggeving om te sturen.

Project control als betrouwbare poolster

Een succesvolle project controller hoeft inhoudelijk niet te veranderen. Als hij maar weet om te gaan met veranderende omstandigheden. Wij adviseren dat een project controller naast de financiële beheersing actief stuurt op processen binnen projecten. Een project controller moet creatief en extrovert (Verstegen et al.) en een doener zijn (De Loo et al.). Het managen van zachte procesaspecten binnen projecten is een eigenschap die zich niet laat vatten in een profielschets. Dit is volgens Acuña & Juristo is het een kracht die ontstaat vanuit een verzameling van competenties als leiderschap, het durven nemen van beslissingen, stresstolerantie, onderhandelen en het kunnen werken in teamverband.

Misschien was de conclusie van ‘Nu Zakelijk’ terecht; de projectomgeving beïnvloedt de controller waarbij de controller invloeden moet pareren. Inhoudelijk zal de ontwikkeling van de controller misschien niet evolueren, maar de omgeving draait wel om hem of haar heen. Zoals de zon niet draait om de aarde, draait de controller niet om de projectomgeving. De project controller is nog net niet het middelpunt, maar wel de betrouwbare poolster in het projectenuniversum waarop kan worden genavigeerd.

Projectbeheersing