Mastering masterdata

Het managen van masterdata is één van de meest complexe, tijdrovende en kostbare uitdagingen die organisaties bezighouden. Desondanks is masterdatamanagement geen nieuw probleem, organisaties worstelen hier al tijden mee. Nieuwe wet- en regelgevingen zoals bijvoorbeeld Basel III en de toegenomen aandacht voor Performance Management hebben het echter wel een hogere prioriteit gegeven. Compliance en Performance Management vereisen namelijk consistentie in masterdata binnen een organisatie. Het centraliseren van masterdata is hierbij de kerngedachte binnen organisaties, maar is dit een realistisch streven?

Door Filip van Kesteren, juli 2015

kabels

Masterdata is data die wordt gedeeld tussen verschillende systemen en die transactionele data classificeert. Bijvoorbeeld: Kees (vertegenwoordiger) werkt in Amsterdam (verkoopgebied) en verkoopt op 20 december 2014 (verkoopdatum) voor een bedrag van 500 Euro (omzet) 10 (aantal) abonnementen (product) aan Piet (klant), die woont in Amstelveen (woonplaats klant). Deze informatie vertelt het simpele verhaal van slechts één transactie, waarin verschillende elementen aan masterdata in voorkomen. Deze elementen moeten worden geïdentificeerd en veranderingen moeten worden beheerd om accurate masterdata te kunnen garanderen.

Verandering is een constante

Masterdata drijft zowel ERP-, Business Intelligence (BI)- als Performance Management (PM)-systemen aan. Het is echter een uitdaging om de masterdata accuraat te houden. Niet alleen is er veel masterdata aanwezig, maar verandering in masterdata wordt geleid door verandering in de business en voor de meeste bedrijven is verandering een constante. En, om de situatie nog ingewikkelder te maken, 50 procent van de organisaties onderhoudt masterdata in meerdere bronsystemen. De combinatie van de hoeveelheid aan masterdata, de hoge snelheid van verandering van masterdata en het gebruik van verschillende bronsystemen maken de worsteling met masterdata begrijpelijk.

Men zou verwachten dat voor een dergelijk probleem met grote impact en schaalgrootte allang een elegante oplossing is. Dit is niet het geval. Hoe gaan bedrijven er tegenwoordig mee om? Veelal worden masterdata beheerd aan de hand van telefoongesprekken, meetings en e-mail. Het opzetten en veranderen van masterdata is dus een tijdrovend proces. De beslissing gaat via diverse afdelingen en relevante beslissers, voordat er daadwerkelijk iets wordt uitgevoerd. Wanneer het uiteindelijk is goedgekeurd door de diverse beslissers, krijgt de IT-afdeling het verzoek om het aan te passen en ervoor te zorgen dat de masterdata correct in de diverse IT-systemen zit. Het managen van masterdata is in veel bedrijven dus nog altijd een manueel proces. Een proces waar veel menselijke handelingen in voorkomen, waar diverse fouten in worden gemaakt en waar nauwelijks zichtbaarheid en traceerbaarheid op is.

Efficiënt beheer van masterdata

De ideale oplossing is om masterdata geautomatiseerd te managen vanuit een centraal punt. Maar dat is vaak niet realistisch, omdat het implementeren van een Masterdata Management (MDM)-oplossing ook een organisatorische verandering vergt. Efficiënt beheer van masterdata wordt namelijk gevormd door een mix tussen de mensen, de processen en de technologie.

De mensen

De organisatie dient voorbereid te zijn op het beheer van masterdata. Een centraal aanspreekpunt voor de coördinatie en uitvoering van het aanmaken en muteren van masterdata biedt een hoge toegevoegde waarde. Het is immers duidelijk bij wie men moet zijn voor wijzigingen. Mensen duiken niet zelf meer in het systeem of doen eigenhandig datafixes in hun eigen spreadsheets.

De processen

Het is belangrijk om bedrijfsbreed in kaart te brengen welke bedrijfsprocessen resulteren in mutaties of het aanmaken van masterdata. In deze processen zijn de beslissers over masterdata en technologie van belang. Inrichten van workflows, bijvoorbeeld via een Workflow systeem, zorgt voor een duidelijk proces in de goedkeuring van masterdata. Dit borgt de zichtbaarheid en traceerbaarheid van wijzigingen in masterdata.

De technologie

Diverse softwareleveranciers bieden Masterdata Management (MDM)-oplossingen aan, die bestaande IT-systemen koppelen aan desbetreffende MDM-module. Vanuit deze module kan men dan wijzigingen doorvoeren die automatisch worden doorgezet naar de gekoppelde IT-systemen. Dit verhoogt de zichtbaarheid van de wijzigingen op de masterdata en garandeert het doorvoeren van wijzigingen vanuit één punt. Toch zitten hier ook nog haken en ogen aan. Wie is er verantwoordelijk voor het beheer van data en de applicatie? Hoe wordt de goedkeuring van het wijzigen van masterdata ingeregeld?

Duidelijk is dat masterdata een cruciale rol speelt binnen organisaties. Effectieve oplossingen vragen om een goed samenspel tussen de elementen ‘mensen, processen en technologie’. Enkel een software-oplossing is dus onvoldoende om Masterdata adequaat te kunnen beheren. Het draait om meer dan alleen de technologie.

Governance, Risk & Compliance Oracle EPMSAPSASCCH Tagetik