Laat je investering niet in rook opgaan

Laat je investering niet in rook opgaan

Investeringsbudget en uitvoeringscapaciteit zijn niet meer zo vanzelfsprekend als een aantal jaar geleden. Organisaties veranderen, wat vraagt om een duidelijke focus. Het doen van de juiste dingen is essentieel.

Door Frank Fondse, september 2015

Portfoliomanagement

Goed project portfoliomanagement is een belangrijk middel om succesvol te zijn. Dit gaat verder dan het volgen van de juiste processen; dit gaat over flexibiliteit, vertrouwen en durf.

Een aantal succesfactoren uit onze dagelijkse praktijk in project portfoliomanagement:

Project portfoliomanagement als katalysator

Wendbaarheid is essentieel in een dynamische en competitieve markt. Het is het bestaansrecht van portfoliomanagement. Goed portfoliomanagement maakt de vertaling en versnelling van strategie naar tactische keuzes en operationele veranderingen. Zorg er voor dat er snel gereageerd kan worden op ontwikkelingen in de markt en andere invloeden op het portfolio.

Waak voor de papieren tijger en logge processen; verzamel niet meer informatie dan ook daadwerkelijk gebruikt wordt. Zorg daarnaast voor helderheid over waar portfolio besluiten genomen worden. Neem geen projectbesluiten op portfolioniveau en vice versa. Weersta de valkuil om issues in en rond projecten op te lossen door verzwaring van de governance. Pak in plaats daarvan liever de oorzaken aan.

De onafhankelijke èn betrokken portfoliomanager

De portfoliomanager is onafhankelijk en zorgt voor een objectieve afweging in de portfolio keuzes. Tegelijkertijd is betrokkenheid bij projecten en ideeën onmisbaar om te begrijpen wat de achterliggende redenen en belangen zijn. Portfoliomanagement kan alleen functioneren met hart voor de zaak. Persoonlijke agenda’s en individuele belangen zijn de vijanden van een optimaal portfolio.

Portfoliomanagement is bij uitstek de plek waar kritische vragen gesteld moeten worden, maar ga ook in de schoenen van de aanvrager staan. Elk project is iemands kindje en komt voort uit passie en ervaring. Eenmaal gestarte projecten zijn echter niet noodzakelijkerwijs de beste projecten of kunnen tijdens de uitvoering veranderen. Durf ook de niet-populaire adviezen uit te brengen om portfoliomanagement echt te laten functioneren.

Vertrouw de expert

Probeer als portfoliomanager niet overal verstand van te hebben, maar betrek de juiste mensen. Geef experts de ruimte om hun advies uit te brengen en zorg als portfoliomanager voor een gebalanceerd totaalbeeld.

Durf ook te vertrouwen op vakmensen in de projecten. Zorg dat iedereen zich bewust is van de achterliggende doelstellingen, zodat daar de focus op blijft.

Waar te beginnen?

Project portfoliomanagement gaat om het doen van de juiste dingen, door strategie en business doelstellingen te vertalen naar de juiste investeringen. Het daadwerkelijk realiseren van de business doelstellingen is essentieel voor een succesvolle onderneming. Met behulp van best practices en de juiste tooling is de basis op orde (de techniek), maar in de praktijk blijkt dit nog geen garantie voor succes. Start simpel en laat snel (kleine) resultaten zien om vertrouwen te creëren.

Geïnspireerd door Value-based Project Management zijn we er van overtuigd dat – ook voor portfoliomanagement – de sleutel tot succes ligt in mechanismen om flexibel om te kunnen gaan met complexiteit en onduidelijkheid.

Projectbeheersing