Krijg jij ook klachten over te hoge IT-kosten?
Stoei jij ook dagelijks met het verantwoorden van de IT-kosten? De business klaagt niet voor niets, de klachten over te hoge IT-kosten zijn een symptoom van een reeks problemen die de business daadwerkelijk heeft. Onvoldoende inzicht in diensten, wantrouwen ten opzichte van verdeelsleutels en variërende kosten voor diensten creëren een gevoel van onrecht. Daarnaast mist de business een proactief advies over IT-kosten en –investeringen.
Deze punten zorgen voor ontevredenheid over de prijs-prestatie verhouding van de IT-organisatie als dienstenleverancier. Het oplossen van deze problemen begint met het brengen van inzicht in de huidige situatie. Dit kun je doen door inzicht te geven in het dienstenaanbod, afspraken, volumes, prijzen en kosten.
5 pragmatische adviezen voor een beter inzicht in IT-kosten:
1. Inzicht in diensten en prijzen
Bied jaarlijks een IT-servicecatalogus aan de business aan, met hierin uitgebreide informatie over de inhoud, de leveringscondities en de prijs van de aangeboden diensten. Dit brengt vooraf duidelijkheid en is aanleiding voor een goed gesprek over de aangeboden diensten en mogelijke doorbelastingsmethoden.
2. Inzicht in volumes
Voor het vaststellen en rapporteren van de volumes van deze diensten kun je bijvoorbeeld een configuratiemanagementsysteem gebruiken. Hierin is reeds een blauwdruk van de IT-organisatie beschikbaar en traceerbaar. Breng met een eenvoudig proces de relaties tussen leverancier, de geleverde diensten en afnemers in kaart.
Realiseer je dat deze informatie niet voor iedereen op detailniveau even interessant is. Breng daarom de verschillende stakeholders in kaart en vraag naar hun informatiebehoefte; welke rapportages willen zij graag ontvangen? Een controller is bijvoorbeeld minder geïnteresseerd in welke servers er worden doorbelast en zal zich vooral bezighouden met de ingekochte diensten, terwijl de verander- en IT-organisatie inzichtelijk moet hebben welke servers door welke afdelingen worden afgenomen, om zo de kosten verder te kunnen verdelen.
3. Afstemmen vraag en aanbod
Als je de geleverde diensten maandelijks kunt rapporteren, kun je ook input vragen over de verwachte afname. Je kunt dit proces voor de business versimpelen door de periodieke afname inzichtelijk te maken, hierdoor kunnen ook je afnemers de trends herkennen en hun prognose toetsen aan de actuele afname. Analyseer en rapporteer vooral ook de uitschieters, zodat de business hierop kan anticiperen.
Het is essentieel dat de business zelf verantwoordelijkheid draagt, maar ook neemt, voor de geprognotiseerde afname. Uiteindelijk is het doel om flexibeler te kunnen anticiperen op de toekomstige ontwikkelingen bij je afnemers, c.q. het businessgericht organiseren van je IT-capaciteit.
4. Advies over kosten en kansen
Maak inzichtelijk wat de indirecte kosten zijn, en welk gedeelte van de kosten echte servicekosten. Het rapporteren van een volledige opbouw van halffabricaten tot een dienst zorgt vaak voor veel discussie, dus rapporteer alleen de diensten waar de afnemers uiteindelijk voor betalen. Je kunt de ‘As A Service’-diensten apart rapporteren, omdat deze direct worden doorbelast.
Verder is het van belang om naast het rapporteren van kosten, ook te adviseren over hoe deze beïnvloed kunnen worden.
Dit zou bijvoorbeeld kunnen door:
- Kritischer te analyseren of de lopende contracten nog aansluiten op de vraag vanuit de business.
- Het proactief voorstellen van efficiëntieslagen en verbetertrajecten met onderbouwing van verschillende scenario’s en businesscases.
- Adviseren over de keuze van leveranciers.
5. IT als business partner
Organiseren en adviseren zijn de voornaamste rollen die de IT-organisatie in de toekomst zal vervullen. De verwachting is dat organisaties vaker zullen kiezen voor het uitbesteden van hardware, systemen en kennis naar cloudoplossingen. Deze zullen hoogstwaarschijnlijk op termijn goedkoper zijn dan een eigen IT-park en -organisatie.
De IT-branche moet dus nu al inspringen op deze ontwikkelingen. Dit kan door het verleggen van de focus naar de doelstellingen van de business en door proactief te adviseren hoe technologie ondersteunend kan zijn in het verwezenlijken hiervan.
Kortom, breng transparantie in diensten, prijzen en volumes. Overleg de verwachte afname en stem de capaciteit hierop af. Rapporteer over dit proces en de impact van afwijkingen. Beperk je niet tot het zijn van slechts een dienstenleverancier, maar zet de volgende stap en word een proactieve business partner!
Aan de slag?
Wil je aan de slag met de IT-kosten in jouw organisatie? Neem deel aan het webinar ‘Transparantie in IT-kosten’. In maximaal drie kwartier praten we je bij over de mogelijkheden om meer grip te krijgen op de IT-kosten. In het webinar krijg je inzicht in drie aspecten:
- Hoe creëer je transparantie in IT-kosten?
- Hoe bepaal je eerlijke en zinvolle verdeelsleutels?
- Wat zijn de ervaringen en welke voorbeelden bestaan er uit de praktijk?
Meld je nu hier aan voor het webinar. Er zijn nog enkele plaatsen beschikbaar.