Perfetti Van Melle, bekend van merken als Mentos, Smint en Chupa Chups, levert snoep en kauwgom aan meer dan 150 landen wereldwijd. Om de werkelijke resultaten te vergelijken met de budgetten wilde de multinational een beter geïntegreerde business OLAP-tool implementeren. Met SAP (BPC) ondersteunde Finext dit en zorgde voor meer inzichten en snelheid.
Behoefte aan een betere budgetoplossing
Siebe van Geel, Sales Controller Export & Travel bij Perfetti Van Melle, vertelt: "Ik realiseerde me dat er een praktischer manier moest zijn om het budget en de laatste schattingen op te zetten dan deze uit te rekenen in Excel." Hij is de zelfverklaarde 'aanstichter' van het project om het budgetproces te verbeteren. "Ik sprong spontaan aan boord omdat het huidige BLX-planningsysteem aanzienlijke prestatieproblemen begon te vertonen," vertelt Christina Verdonck, Sales Controller Benelux bij Perfetti Van Melle.
"Sales en marketing kunnen top-line zien waar de afwijkingen ten opzichte van de targets zich voordoen, waarna ze kunnen inzoomen tot op het laagste niveau."
Gecombineerde actie van IT en Finance
Dit resulteerde in een pilot voor een nieuwe business planning tool, waarbij IT vanaf het begin betrokken was. "Als IT hebben we Finance bijgestaan in beslissingen rondom de technische keuzes in het project. Hiervoor hebben we ons vooral gericht op de back-end", vertelt Casper Nieuwenhuizen, Team Lead Business Intelligence & Application Development bij Perfetti Van Melle. "Een van de doelen van de nieuwe oplossing is om de kennis van verschillende mensen te verankeren in het systeem.""Tijdens de pilot hebben we zorgvuldig onderzocht of SAP BPC voldeed aan de eisen van Perfetti Van Melle", vertelt Maud Vermeulen van Sonum International. Als lead consultant was zij nauw betrokken bij het ontwerp en de internationale uitrol van het planningsmodel. Siebe: "Een belangrijke voorwaarde was de compatibiliteit; is het mogelijk om te uploaden vanuit SAP en te integreren met BI?"
Verantwoordelijkheid bij de business
"Een tweede doel is om de verantwoordelijkheid te leggen bij de business owners; de verkopers", vertelt Bart Hontelé van Perfetti Van Melle. "Nu kunnen sales en marketing top-line zien waar de afwijkingen ten opzichte van de targets zitten, waarna ze kunnen inzoomen tot op het laagste niveau. Dit geeft veel inzicht. Bovendien kunnen we meteen de waarom-vraag bespreken; wat wilde ik dat er zou gebeuren, wat is er gebeurd en waarom is dit gebeurd?" Als Senior Sales Controller Benelux implementeerde Bart het project in eerste instantie in de Benelux. Na zijn overstap naar het Verenigd Koninkrijk wilde hij het daar ook gaan gebruiken. Inmiddels heeft hij de nieuwe oplossing ook in het Verenigd Koninkrijk uitgerold. "Als bedrijf hebben we de ambitie om te groeien. Om deze ambitie waar te maken, hebben we professionele processen nodig. De nieuwe planningsoplossing stelt ons in staat om deze te creëren, doordat we op verschillende locaties één systeem kunnen gebruiken zonder afhankelijk te zijn van de lokale systemen," vervolgt Bart. "We willen één versie van de waarheid creëren binnen één proces. SAP BPC ondersteunt dit."
"We wilden één versie van de waarheid creëren binnen één proces. SAP ondersteunt dit."
"Door SAP BPC te gebruiken heeft Perfetti Van Melle een tool die integreert met SAP BI," zegt Maud. "In het begin vergde dit meer inspanning, omdat de rapportagegegevens uit verschillende BI-omgevingen moesten komen. Het voordeel is echter dat BPC al gebruik maakt van één omgeving." Casper: "Het was de juiste strategische keuze om alles in één omgeving te bouwen en dit aan te vullen met SAP HANA. Het heeft de prestaties en beheersbaarheid van het model enorm verbeterd."
Co-Build
Het project werd gekenmerkt door de grote hoeveelheid input van de gebruikers. "Zowel de key-users als de eindgebruikers hebben kunnen meedenken over de oplossing, waardoor de gebruiker zoveel mogelijk informatie uit de tool kan halen", zegt Gert-Jan van den Berg, consultant bij Finext. Als zusterbedrijven bundelen Sonum International en Finext regelmatig hun krachten in internationale Performance Management implementaties. Tijdens de implementatie koos het internationale bedrijf voor een 'co-build' aanpak. Bij deze aanpak worden de key-users betrokken bij het bouwen van het model. "De modellen worden opgezet met goedkeuring en hulp van de eindgebruikers", zegt Gert-Jan. "Er zijn voor- en nadelen", zegt Bart. "Het nadeel is dat het tijd kost, het voordeel is dat je tijdens het project veel kennis opbouwt. Ik zou er zeker weer voor kiezen." De eindgebruikers hebben veel geleerd. Siebe: "Ik was geschokt toen ik voor het eerst naar een logicascript keek. Maar omdat ik zelf heb meegewerkt aan de bouw van het model, weet ik nu waar ik moet kijken als er aanpassingen nodig zijn."
Keuzes
Tijdens een planningsimplementatie is het doel om het model zo eenvoudig mogelijk te houden. "Er is altijd de verleiding om alle technische mogelijkheden van de nieuwe oplossing te gebruiken en te benutten," zegt Maud. "Dit is echter niet altijd verstandig." "We willen de complexiteit laag houden en de prestaties hoog," beaamt Casper. De branche waarin Perfetti Van Melle opereert heeft ook invloed op het model. "Het is belangrijk voor ons om de impact van promotionele en reguliere volumes te analyseren," vertelt Christina. "Promotiecampagnes moeten zorgvuldig worden geëvalueerd: wat geven we weg en wat zijn de opbrengsten?" "Deze promotiecampagnes beïnvloeden de volumes en marges," zegt Bart. Maud: "Het is fantastisch om te zien dat Perfetti Van Melle niet alleen naar de kosten kijkt, maar ook naar het rendement. Het prijsmodel helpt om naar beide te kijken.""De kracht van de BPC data zit in de output. Het gebruik van de uitgebreide rapportage- en analysemogelijkheden van SAP BI geeft het bedrijf nog meer voordelen."
25 keer sneller
De belanghebbenden zijn positief over de resultaten van de nieuwe planningsoplossing. "Het is een multidimensionaal model dat het potentieel heeft om miljoenen records te creëren", vertelt Bart. "SAP HANA heeft echt geholpen om de prestaties te verbeteren toen we tegen serieuze prestatieproblemen aanliepen. We zien het gebruik van SAP HANA in de hele organisatie als een van de redenen om SAP BPC centraal te implementeren. Het vergde veel geduld en inzicht in het grotere geheel, gelukkig zien we nu de resultaten", zegt Casper. "We zijn blij dat we deze keuze hebben gemaakt. Berekeningen zijn 25 keer sneller; we zijn van 45 minuten naar een paar minuten gegaan.
"De kracht van de SAP data zit in de output."
De kracht van SAP
Siebe: "We kunnen nu gemakkelijk mensen betrekken bij het budgetproces. Voorheen stuurden we e-mails heen en weer. Nu heeft bijvoorbeeld de verkoopafdeling toegang tot prijslijsten en volumes. Hierdoor kunnen ze zelf prijzen of volumes aanvullen." Christina: "Daarnaast is de foutgevoeligheid omlaag gegaan. Nu weet ik dat het gaat kloppen zodra ik mijn parameters en gegevens heb ingevoerd. Het gebruik van Excel blijft een risico."
"De kracht van de SAP data zit in de output", zegt Bart. De gegevens staan in een datawarehouse dat gekoppeld is aan BI. "Het gebruik van de uitgebreide rapportage- en analysemogelijkheden van SAP BI geeft het bedrijf nog meer voordelen."
