Familiebedrijf Paques produceert en ontwikkelt hi-tech biologische oplossingen voor (afval)water- en gaszuiveringsinstallaties. Het bedrijf verkoopt haar installaties wereldwijd en groeit snel. Deze groei vraagt om een stabiele consolidatieoplossing voor Paques. Met OneStream kunnen de managementrapportage en de statutaire rapportage binnen één omgeving gemaakt worden, waardoor het proces sneller en betrouwbaarder wordt.
Paques groeit niet alleen snel, de organisatie wordt ook steeds internationaler. “Waar het bedrijf eerst alleen in China en Europa actief was, is de afgelopen twee jaar het aantal continenten waar we ons op richten fors toegenomen,” vertelt Willem de Boer, Global ICT Manager bij Paques. Het bedrijf ontwikkelt biotechnologische processen voor (afval)water- en gaszuivering. Denk aan volledige afvalwaterzuiveringsinstallaties voor een bier- of frisdrankproducent, maar bijvoorbeeld ook aan afvalwaterzuiveringen in de papier- of voedingsmiddelenindustrie.
Impact op de financiële processen
Deze internationale groei heeft invloed op de complexiteit van de financiële processen. Willem: “De verschillende landen en continenten hebben allemaal hun eigen regels. Bovendien vindt het opstellen van onze jaarrekening hier in Nederland plaats.” De toegenomen complexiteit is voor Paques reden om een overstap te maken van Excel-rapportages naar een nieuwe consolidatieoplossing. “We hadden te maken met een groot aantal verouderde applicaties en Excel-bouwsels, zeker voor de financiële consolidatie hadden we een vervanging nodig,” gaat Willem verder.
“Snelheid en betrouwbaarheid waren belangrijke overwegingen”
Snelheid en betrouwbaarheid van consolidatieoplossing
Paques kijkt naar verschillende consolidatieoplossingen en kiest in de toolselectie voor OneStream. “Snelheid en betrouwbaarheid waren belangrijke overwegingen,” legt Willem uit. “Daarnaast heeft de organisatie een cloud services-strategie, waar dit platform goed bij aansluit.” Uiteraard werden ook de functionele requirements meegenomen in de keuze. “In de selectiefase hebben we zorgvuldig gekeken naar de eliminaties en naar de intercompany-functionaliteiten, die we graag wilden automatiseren. Dat sloot niet alleen prima aan bij wat wij wilden, maar we vonden het ook prettig dat we konden begrijpen wat er in de applicatie gebeurde,” zegt Willem.Een andere belangrijke doelstelling is transparantie. “We willen de mogelijkheid hebben om eenvoudig inzicht te krijgen, ongeacht waar je zit,” vertelt Willem. “Ook willen we graag dat de regio’s zelf de rapportages naar het hoofdkantoor aanleveren.”
Verschillende rapportageregels combineren
De groeiende complexiteit kan het platform prima aan. “In OneStream kun je verschillende rapportageregels en equity pick-up berekeningen eenvoudig met elkaar combineren,” legt Rob Visser van Finext uit. Rob is nauw betrokken bij de implementatie van de nieuwe Performance Managementoplossing bij Paques. “Op deze manier kun je met één systeem zowel de managementrapportage als de statutaire rapportage doen.” De nieuwe en stabiele consolidatieoplossing levert bij Paques dan ook al snel resultaten op. “Het consolidatieproces is stabiel, en daar kunnen we de komende jaren op voortborduren,” zegt Willem. “Wij hebben veel meer mogelijkheden dan in het verleden, zo kunnen we nu bijvoorbeeld de maandelijkse managementrapportage goed vergelijken met de rolling forecast.”
“Dit jaar hebben we voor het eerst het jaarbudget kunnen vergelijken met de actuals. Alle regio’s kunnen hiermee gebruiksvriendelijk naar de toekomst kijken.”
Brede acceptatie in de regio’s
De grootste winst is behaald op global niveau. Toch zijn ook de gebruikers in de regio positief. “Het is een platform dat in relatief korte tijd te begrijpen is. De handelingen voor het aanleveren van de managementrapportages gaan soepel. Ook zijn we bezig met een nieuw proces rondom intercompany-afstemmingen, waardoor wij er op het hoofdkantoor minder omkijken naar hebben. Zo’n nieuw proces kun je alleen invoeren als de regio’s het systeem eenvoudig te gebruiken vinden.” OneStream is op dit moment drie maanden operationeel, en alle regio’s gebruiken het. Dit verraste Willem wel: “Ik had eigenlijk gedacht dat het minimaal zes tot negen maanden zou duren voordat iedereen het zou gebruiken. Maar de applicatie is niet moeilijk; er zitten allerlei checks en balances in die zo logisch zijn, dat de regio’s daar makkelijk op in kunnen grijpen.”Bovendien krijgen de regio’s er ook veel voor terug. “Dit jaar hebben we voor het eerst het jaarbudget kunnen vergelijken met de actuals. Alle regio’s kunnen hiermee gebruiksvriendelijk naar de toekomst kijken.”
Inzicht in de workflow
Als familiebedrijf heeft Paques te maken met een andere dynamiek dan wanneer een organisatie beursgenoteerd is, of onderdeel van een private equity-partij. “Het is een ander soort druk, dit voelt iets vrijer,” vertelt Rob. “Tegelijkertijd moeten ook hier de rapportages op tijd opgeleverd worden.”OneStream helpt hierbij. “We hebben een dashboard waarin we kunnen zien op welke regio we nog moeten wachten voordat we kunnen consolideren – voorheen wisten we dat niet,” vertelt Willem. “Bijkomend voordeel is dat we nu inzicht hebben in welke regio’s goed performen op rapportagegebied, en welke nog niet.”
Hoge werkdruk
Door interne factoren kwam er veel druk op het implementatietraject te staan. “We hadden op de finance afdeling meer werk dan we logischerwijs aankunnen. Er was iemand met zwangerschapsverlof, iemand anders vertrok en de resources in India waren minder beschikbaar,” vertelt Willem.
Ondanks deze werkdruk verliep het project goed. Willem: “We hebben het binnen budget, binnen de tijdslijnen en zonder overspannen medewerkers gehaald.” Hij is dan ook enthousiast over de samenwerking met Finext. “Wat ik fijn vind, is dat ik de kwalitatief goede mensen in het project heb, die ik tijdens de presales-fase ook ontmoet heb. Bij andere consultancybureaus zie je de ervaren consultants vooral tijdens de presales, maar werk je tijdens het project vaak met schoolverlaters.”
Vooraf de discussie aangaan
Het project rondom de implementatie goed voorbereiden is belangrijk, vindt Willem. “Zorg ervoor dat je goed georganiseerd bent voordat je start. Er zitten keuzemomenten in die je bij de start al kunt voorspellen. Denk bijvoorbeeld al na over een aantal dingen die puur met de inrichting van de organisatie te maken hebben. ”Ook inhoudelijk kun je vooraf al veel doen. “We hebben het hele reporting pack al vroeg doorgenomen,” zegt Rob. “Daardoor trek je de hele discussie naar voren. Natuurlijk heb je altijd voortschrijdend inzicht, maar de requirements qua rapporten hebben we eigenlijk tijdens het traject één op één kunnen volgen. Dat geeft veel duidelijkheid en snelheid tijdens het project.”
