Gedetailleerde planning bij Jiffy Group

“Praktisch gezien is een cloudoplossing aantrekkelijk,” vertelt Dirk-Jan Bax van Jiffy Group over de keuze voor Oracle PBC (Planning and Budgeting Cloud). “De startinvestering is lager, de schaalbaarheid beter en software upgrades gaan automatisch, waardoor je altijd de beschikking hebt over de meest actuele functionaliteit.” De Jiffy Group, met het hoofdkantoor in het Noorse Kristiansand, is wereldwijd leverancier van milieuvriendelijke vermeerderingssystemen, hydroponic systemen, containers en substraten. Daarbij gebruikt de organisatie hernieuwbare hulpbronnen en biobased materialen, zoals veen, kokos, pulp en andere biomassa.

De Jiffy Group gebruikt al jaren Hyperion Essbase. De keuze om hier een aanvullende planningsoplossing aan toe te voegen is vooral gedreven door de behoefte aan meer functionaliteit en meer gebruikersgemak, voor zowel de eindgebruikers als voor beheerders van de applicaties. Dirk-Jan: “Samen met Finext hebben we gekeken naar een logische stap. Een keuze die je in dit verband maakt doe je voor meerdere jaren en daar zijn vanzelfsprekend ook investeringen mee gemoeid. Hyperion Essbase is nog steeds de basis, maar daar bovenop hebben we samen met Finext concreet verschillende functionaliteitsbehoeften kunnen invullen.”

Financiële en commerciële rapportages met Oracle PBC

Eén van deze keuzes was om de verschillende applicaties meer te integreren, voor een combinatie van financiële en commerciële rapportages. “Gebruikers kunnen nu – afhankelijk van hun autorisatieprofiel – verschillende rapportages gebruiken ongeacht of die nu meer financieel- dan wel salesgeoriënteerd zijn.” vertelt Dirk-Jan. “Dit is door de gebruikersorganisatie heel positief ontvangen. Daarnaast is de manier waarop informatie beschikbaar wordt gemaakt aanzienlijk gebruiksvriendelijker geworden.”

“We kunnen nu op itemniveau zien welk product vanuit welk magazijn is verkocht, tegen welke prijs en met welke marge.”

De commerciële rapportages geven details als productiehoeveelheden en verkoophoeveelheden, maar ook welke salesmensen hoeveel van welke producten hebben verkocht. “Met de verkooprapportages willen we alle dimensies inzichtelijk maken. Waar we voorheen in Hyperion Essbase op het niveau van productgroep stopten, kunnen we nu op itemniveau zien welk product vanuit welk magazijn is verkocht, tegen welke prijs en met welke marge,” gaat Dirk-Jan verder.

Een combinatie van twee databases

Zoveel detail vraagt wel wat van de onderliggende databases. “Hyperion Essbase kent twee type databases; de block storage database is heel geschikt om te calculeren, terwijl de aggregate storage meer gericht is op rapporteren,” legt Martin de Haan uit. Martin is vanuit Finext nauw betrokken bij de planningsoplossing van Jiffy Group. “Een dimensie met 1000 members kan nog wel in block storage, maar bij 8000 members kost het veel performance om de berekeningen te maken. Dan kies je liever voor aggregate storage.”

Om de performance van de gedetailleerde rapporten goed te houden, werd dan ook een bijzondere oplossing gecreëerd. Martin: “We hebben gekozen voor een combinatie van de twee verschillende soorten databases. In de block storage worden eerst op een lager niveau de berekeningen gedaan, vervolgens wordt het in de aggregate storage dynamisch geaggregeerd.”

Deze combinatie is vooral nodig voor de salesrapportages. “We kunnen zo de details tot op itemniveau zien, maar ook berekeningen op de sales database uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan berekeningen als year-to-date en koersconversies,” vertelt Dirk-Jan. “Het berekenen en rapporteren gaat overigens heel snel. De beste zaken van beide soorten databases komen zo tot hun recht.”

Bewuste keuzes maken in de structuur

Bij de afwegingen rondom de inrichting is niet alleen het huidige planningsproces meegenomen. Dirk-Jan: “Deze applicatie geeft veel meer nog niet benutte toepassingsmogelijkheden. Stapsgewijs zullen we bekijken welke voor Jiffy van toegevoegde waarde kunnen zijn.” Zo wil de Jiffy Group in de toekomst ook kijken naar de mogelijkheid om rapportage- en/of planningsbehoeften van productie en logistiek vanuit Oracle PBC te faciliteren. “We willen nu de dimensies op het hoogste niveau goed aanleggen, zodat we geen keuzes maken waar we later spijt van krijgen. Daarin helpt Finext ons goed.”

“Finext is heel pragmatisch ingesteld, wat ze combineren met kennis van de technologieën die op de markt zijn.”

Dirk-Jan werkt al bijna 20 jaar samen met Finext. “We werken graag samen met partijen die informeel zijn en principieel waar het moet, maar pragmatisch waar het kan. We willen het gevoel hebben dat je beide op dezelfde pagina zit. Finext is heel pragmatisch ingesteld, wat ze combineren met kennis van de technologieën die op de markt zijn.”

Ontzorgd door Oracle PBC

Naast Martin was ook Gabor Wieringa van Swap Support, een zusterorganisatie van Finext, betrokken. Swap Support specialiseert zich in support rondom Performance Managementapplicaties. Martin: “Standaard maakt Oracle elke nacht een back-up. Als je echter een fout hebt gemaakt waar je de volgende dag pas achter komt, dan zit die fout in de nieuwe back-up. Gabor heeft een aanvullend back-up script gemaakt, wat je zelf kunt activeren.”

De samenwerking met Gabor is vooral via Martin gelopen. “Dat is heel prettig, als gebruiker wil ik op dit gebied ontzorgd worden,” vertelt Dirk-Jan. “Issues komen meestal op een ongelukkig moment. In ons vakgebied werken we continue met deadlines; er is terecht een beperkt begrip bij verschillende stakeholders als we niet kunnen rapporteren. Als we ergens tegen aanlopen wat we zelf niet kunnen oplossen, bel ik Finext en weet ik zeker dat het de juiste aandacht krijgt. Zij helpen me om snel weer in de lucht te komen. Het aantal keren dat dit nodig was, is overigens heel beperkt en vooral in de opstartfase geweest.”

Rapportageschil

Jiffy Group is positief over de vooruitgang in de functionaliteit vanuit de aanvullende planningsoplossing. “We kunnen veel makkelijker rapporteren en analyseren. Voor een deel was deze analysekracht al beschikbaar in Hyperion Essbase, maar deze is verder verdiept doordat we bij een aantal dimensies meer details beschikbaar hebben. De rapportageschil is van grote meerwaarde.” Martin: “De dimensies worden automatisch geïmporteerd via Oracle PBC, waarna FDMEE als integratietool wordt gebruikt om de data te laden.”

Niet alleen de inzichten uit de rapporten geven meerwaarde, ook het maken van de rapporten is verbeterd. “Als je Oracle PBC opstart kun je een rapport opvragen, via een drop-down menu op het scherm kies je vervolgens de productgroep,” vertelt Dirk-Jan. Voor een papieren versie is het eenvoudig om een pdf op te stellen met alle varianten uit het drop-down menu. Deze pdf is ook op een scherm makkelijk te lezen. Martin: “Je krijgt zo met één druk op de knop een rapportageboekje.”

De nieuwe planningstool bespaart dan ook veel tijd. “Uiteindelijk heb je vanuit finance maar één doel: waarde toevoegen en je klanten bedienen,” sluit Dirk-Jan af. “Deze oplossing helpt daarbij.”