Realtime personeelsplanning bij de Greenery

Complexe personeelsplanning

De personeelsplanning van het distributiecentrum is complex. “We zijn 24/7 open; niet alleen voor inslag en uitslag, maar ook voor het verpakken van groente en fruit,” vertelt Erwin in ’t Veld van The Greenery over de aanleiding om Anaplan als oplossing voor de personeelsplanning te implementeren. Het internationale bedrijf heeft 1400 medewerkers in dienst.

Voorspellen van bijschalen personeel

The Greenery levert, samen met vele telers en leveranciers, een dagvers assortiment van groente, fruit en paddenstoelen aan Europese retailers. Het bedrijf is actief in 60 landen en eigendom van de coöperatie Coforta, waarin meer dan 500 telers verenigd zijn.

“Vooral het bijschalen van mensen laat zich moeilijk voorspellen,” gaat Erwin verder. “Denk aan vragen als ‘hebben we genoeg personeel’, ‘moeten er mensen langer doorwerken’, ‘moeten we extra mankracht bij het uitzendbureau uitvragen’. “

“Daar moet je veel informatie voor samenbrengen, waarvoor Excel uiteindelijk te beperkt is.”

Als Erwin in aanraking komt met Anaplan, lijkt hem dit een interessante oplossing voor de workforce planning. Een Proof of Concept (PoC) samen met Finext bevestigt dit: “Vooral het realtime inzicht krijgen in de benodigde capaciteit sprak me aan. De PoC verliep heel positief; niet alleen omdat we konden zien wat Anaplan voor ons kan doen, maar ook door de klik met de consultants van Finext. De samenwerking is ons goed bevallen.”

Naast realtime inzicht is de gebruiksvriendelijkheid van Anaplan een andere belangrijke factor. “Anaplan is heel geschikt voor een co-build of coachingsmodel, waarbij de mensen uit de organisatie veel zelf doen en daardoor in staat zijn de oplossing zelfstandig te onderhouden,” zegt Willem van Os, als consultant van Finext nauw betrokken bij de PoC en de implementatie van Anaplan.

Dit is een grote drijfveer voor Erwin: “Ik geloof er erg in dat je dit soort competenties binnen je team moet brengen. Dan kun je meer uit de data halen. Ook ben je hiermee data-gedreven zonder dat je vastzit in systemen of dat je procedures met IT of finance op moet tuigen. Je kunt zelf aan de slag en ziet meteen het resultaat.”

Realtime personeelsplanning per dag en per week

De implementatie begint met het inrichten van twee verschillende soorten planningen: een personeelsplanning per dag en een prognose per week. Erwin: “Voordat we de investering in de nieuwe oplossing hebben gedaan, wilden we weten hoe snel we de licenties konden terugverdienen. Daarvoor hebben we een lijst met 13 business cases opgesteld.”

De eerste business case richt zich op de planning van de werklast over de dag. “Met de planning per dag kunnen we direct bijsturen op de hoeveelheid mensen die nodig is. Het geeft inzicht in hoe we er vandaag voorstaan, en of we actie moeten nemen om vandaag en morgen goed door te komen.”

De tweede business case draait om een prognose rapport over de hoeveelheid werkzaamheden per week. “Met de prognose per week kunnen we de drukte van de komende week goed voorspellen,” vertelt Erwin. “We willen niet te weinig mensen hebben, maar zeker ook niet met te veel mensen zitten.”

Besparen op personeelskosten

Zo gedetailleerd plannen klinkt redelijk uitzonderlijk, maar is noodzakelijk voor bedrijven waarbij de personeelsbehoefte per dag of zelfs per uur wisselt. “We werken met verse producten waar opeens heel veel vraag naar kan zijn en waarvan de kwaliteit in korte tijd achteruit kan gaan,” legt Erwin uit. “Snelheid en flexibiliteit zijn daarom key in onze business.”

Erwin is positief over de resultaten van de planningsoplossing: “We hebben voor ons warehouse beter inzicht in wat er op ons afkomt. Nu we dit realtime kunnen zien, kunnen we beter schakelen op onze workforce. Met deze strakkere en betere planning kunnen we besparingen realiseren, doordat we precies voldoende mankracht opstellen.”

De nieuwe planningen geven niet alleen meer inzicht; ze zijn ook een stuk eenvoudiger te maken.

“We besparen tijd op het bouwen van rapportages en planningen, waardoor we veel vaker kunnen plannen.”

Roosters importeren of in Anaplan maken

Tijdens de implementatie van de eerste twee planningen is al rekening gehouden met de volgende business cases die op de lijst staan. Zo is er bewust voor gekozen om nu alvast meer dataconnecties met het bronsysteem aan te leggen.

Een andere bewuste keuze is het aanmaken van roosters in Anaplan zelf. “Het alternatief is om de roosters voor personeelsplanning te maken in Excel en vervolgens te importeren in Anaplan,” vertelt Willem. “Direct in Anaplan roosteren vraagt om een omschakeling vanuit de gebruikers, maar het levert hen tegelijkertijd veel tijdswinst op. Ook geeft het rooster dan directe input voor andere calculaties in Anaplan, en is het daarmee de single source of truth.”

“Digitaal en wendbaar zijn mooie termen om te noemen en staan op het wensenlijstje van veel bedrijven, maar de grote vraag is hoe je dat dan doet.”

Data-gedreven en wendbaar

De implementatie van het platform sluit aan bij de strategie van The Greenery. “We willen graag meer digitaal en meer wendbaar worden. Daar past deze stap goed in,” vertelt Erwin.

Toch is de wens voor de oplossing voor personeelsplanning bottom-up ontstaan: “Digitaal en wendbaar zijn mooie termen om te noemen en staan op het wensenlijstje van veel bedrijven, maar de grote vraag is hoe je dat dan doet,” vertelt Erwin. De uitdagingen rondom een wendbare Workforce Planning zijn er zeker. “Vanuit de supply chain zijn we dit project bottom-up gestart; uiteraard sluit het aan bij de strategie en draagt het bij aan de wendbaarheid. Bovendien worden we meer data-gedreven. We hopen dat Anaplan zich nu als een olievlek verspreidt en dat andere afdelingen er ook mee aan de slag gaan.”

“Ik had vooraf hoge verwachtingen, maar die zijn zeker waargemaakt,”

Koppeling met de roosters

Naast de huidige lijst van 13 punten denkt Erwin ook al na over aanvullende stappen. “Een logische vervolgstap is het maken van een koppeling tussen het HR-systeem en de roosters. Die toekomstige connectie zit er al in. Zo’n koppeling is zeker geen vervanging van het HR-systeem, waarin mensen in- en uitklokken, maar geeft wel mogelijkheden om de planning met vakanties te matchen.”

Uit de vervolgstappen volgen waarschijnlijk nog meer ideeën om Anaplan breder binnen het bedrijf te benutten. “Ik had vooraf hoge verwachtingen, maar die zijn zeker waargemaakt,” concludeert Erwin.