Een Centre of Excellence voor jouw planningsoplossing in 7 stappen

Waarom je een Centre of Excellence nodig hebt

Je organisatie profiteert optimaal van de kracht van je planningstool als je meerdere bedrijfsonderdelen en afdelingen aansluit op het platform. Het samenbrengen van iedereen in één systeem is de visie waardoor een soepele samenwerking en het verkrijgen van geïntegreerde inzichten binnen de gehele organisatie mogelijk wordt. Dit zorgt er ook voor dat iedereen kan vertrouwen op dezelfde betrouwbare, gedeelde informatie.

Alle bedrijfsonderdelen en afdelingen aan boord krijgen vereist een langetermijnaanpak op basis van een solide fundament en een routekaart voor voortdurende verbetering.

Wanneer een Centre of Excellence starten?

In tegenstelling tot wat veel mensen denken, moet je geen Centre of Excellence starten voor je eerste implementatieproject. Het is beter om een planningsproject eerst te starten en af te ronden voordat je begint met het organiseren van je Centre of Excellence.

Hoe zet je een Centre of Excellence op in 7 stappen?

Op basis van best practices adviseren wij je de volgende stappen te nemen om een Centre of Excellence op te zetten:

1. Maak eerst een business case voor je planningstool en bepaal je weg naar integrated business planning (als je dat nog niet hebt gedaan)

Jouw organisatie heeft waarschijnlijk aangedrongen op een business case alvorens te investeren in een Performance Management platform zoals Anaplan. En terecht.

Als je nog geen goedgekeurde business case hebt, is dit een goed moment om dat alsnog te doen. Het zal veel eenvoudiger zijn om van een geïntegreerd business planning programma een succes te maken als de doelstellingen, voordelen, investeringen en opbrengsten duidelijk zijn.

2. Leer omgaan met multidimensionaliteit

Door eerst een specifiek bedrijfsplanningsproces te implementeren, krijg je een gevoel voor het platform. Je team moet leren omgaan met het systeem, maar bovenal moet je organisatie multidimensionaliteit in haar denken opnemen. Leren hoe je multidimensionaliteit toepast kan alleen door het in de praktijk te ervaren. Ook moet je weten hoe je het zeer flexibele plannings-platform kunt aanpassen aan IT-componenten in je organisatie die misschien veel meer rigide zijn.

Dit alles geeft je een solide basis voor de volgende stap: het stappenplan.

3. Een stappenplan opstellen

Je maakt de roadmap voor continuous improvement op basis van de business case en de ervaring die is opgedaan tijdens het eerste planningsproject. Een roadmap is cruciaal omdat je rekening moet houden met veel verschillende bedrijfsonderdelen en functies; het stelt je in staat om op de juiste manier te plannen en de algehele visie en doelen te communiceren naar de hele organisatie. Paradoxaal genoeg zullen de teams waarvan de bedrijfsprocessen het laatst worden geïmplementeerd de roadmap het hardst nodig hebben, omdat je iedereen op één lijn en enthousiast moet houden.

Zorg ervoor dat je stappenplan gebaseerd is op continuous improvement. Eerst implementeer je de basis en vervolgens pas je elk proces aan, optimaliseer en verbeter je het. Neem een life cycle management benadering op in je roadmap om steeds meer waarde uit het platform te halen.

4. Introduceer het concept van een Centre of Excellence

Zorg ervoor dat alle belangrijke beslissers die belang hebben bij het succes van het planningsplatform weten waarom een Centre of Excellence nodig is. Leg uit hoe één gecentraliseerd team de organisatie toegang geeft tot diepgaande kennis van het platform en de geïntegreerde business planning processen. Deze expertise is schaars en je moet de middelen zorgvuldig en ruim van tevoren plannen.

Het Centre of Excellence wordt ook de eigenaar van de routekaart voor continuous improvement. Met veel verschillende bedrijfseigenaren helpt dit ervoor te zorgen dat het programma niet stagneert zodra de eerste bedrijfseigenaar een project heeft afgerond.

5. Vind de juiste bronnen

Zoals gezegd is de expertise die nodig is voor het Centre of Excellence schaars. In het begin maken consultants van Finext vaak deel uit van het team. Zodra de interne experts genoeg expertise hebben om de dagelijkse activiteiten af te handelen, zal onze aanwezigheid afnemen. Vaak blijven we deel uitmaken van het team dat stand-by staat om meer gecompliceerde verzoeken te beantwoorden, zoals nieuwe multidimensionale business planning modellen.

6. Het Centre of Excellence formeel opstarten

Veranker het Centre of Excellence in de organisatiestructuur. Idealiter heeft het CoE een plaats in het Office of the CFO. Begin in dit stadium ook met het organiseren van gebruikersgroepen - gemotiveerde gebruikers waar je feedback van kunt vragen en verbeteringen mee kunt definiëren.

Plan testen, training en regelmatige communicatie met alle belanghebbenden. Dit alles zal je de structuur geven om de routekaart voor voortdurende verbetering die je hebt opgesteld te realiseren.

7. Zorg ervoor dat je Centre of Excellence vooruit blijft kijken

Organisaties moeten steeds meer vooruitkijken en reageren op onverwachte situaties. Je planningstool kan je daar ongetwijfeld bij helpen. Het Centre of Excellence moet niet alleen kijken naar continuous improvement vanuit het perspectief van Life Cycle Management, maar ook rekening houden met veranderingen - zowel intern als extern. Dit verhoogt de waarde voor je planningstool en het Centre of Excellence en vooral voor de business teams die streven naar bedrijfsverbetering en concurrentievoordeel.