Vaak is de integratie na een overname hectisch: het gaat om korte tijdslijnen waarin veel moet gebeuren. In de praktijk zien we dat dit veel tijdsdruk bij finance oplevert. Bijvoorbeeld omdat het doel is om binnen een paar maanden als één bedrijf te kunnen rapporteren. Of omdat het gaat om de integratie van de hele managementinformatie inclusief sales. Ook de orderportefeuilles, debiteuren- en crediteurenadministraties en kostenrapportages moeten dan worden geïntegreerd.

Hoe organiseer je de financiële integratie na een overname? 5 tips uit de praktijk.

1. Denken vanuit beide organisaties

Om binnen de tijd de deadlines te halen, is het betrekken van beide organisaties cruciaal. Het is belangrijk dat het projectteam bestaat uit de juiste mensen, zowel vanuit verschillende disciplines als vanuit beide organisaties. Door in deze fase een afgewogen projectteam neer te zetten, kun je in de volgende fases betere stappen zetten.

2. Creëer één gedeeld einddoel

Ga voorzichtig om met de politiek tussen de twee bedrijven. Overnames liggen nu eenmaal gevoelig; niet iedereen zal meteen staan te springen. En wellicht gaan er een aantal functies overbodig worden. Toch wil je de kennis en ervaring van allebei de bedrijven benutten voor de integratie. Door één gedeeld einddoel te blijven benadrukken, creëer je een enthousiaste sfeer binnen een moeilijke situatie.

3. Geef ruimte voor ‘best of both worlds’,

Door objectief en consequent voor de beste optie te kiezen, worden de nieuwe processen effectief en efficiënt. Bovendien benadruk je zo respect voor de financiële inrichting van de verschillende bedrijven. Soms is de salesfunnel vanuit het ene bedrijf sterk, terwijl de P&L vanuit het andere bedrijf stabieler is. Overleg gezamenlijk welke rapportage voor welk deel het beste past bij de nieuwe situatie.

4. Liever kort en vaak overleggen

Als projectleider hanteer je bij voorkeur een kortcyclische aanpak. Er zijn zoveel verschillende aspecten, dat het beter is om heel gefocust aan de gang te gaan. Liever heel vaak een kort overleg met weinig onderwerpen, dan af en toe een lang overleg met een waslijst met punten die je gezamenlijk af moet lopen. Zit bijvoorbeeld twee keer per week maximaal een uur bij elkaar, waarbij je kort de acties bespreekt.

5. Blijf realistisch

Een andere succesfactor is het aangeven van de risico’s en randvoorwaarden bij de start van de integratie. Na inventarisatie blijkt bijvoorbeeld dat je wel de managementinformatie binnen een paar maanden kunt integreren, maar niet de complete onderliggende IT-architectuur. Als je dit al in de eerste week in kaart brengt, kun je aangegeven wat je bijvoorbeeld nog als output uit de andere systemen moet halen. Die duidelijkheid helpt in het realiseren van de doelen die wel haalbaar zijn.

Stop met overbodige rapportages

Als je de integratie goed aanpakt, kan het ook voordelen opleveren. Bijvoorbeeld door als projectgroep kritisch naar de noodzaak van rapportages te kijken; neem bijvoorbeeld het maandelijks vergelijken van de orderportefeuille de omzet. Dit is een arbeidsintensief proces, terwijl de orderportefeuille eigenlijk nooit gelijk loopt met de maandelijkse omzet. Stoppen met rapportages die eigenlijk weinig toevoegen aan het inzicht, levert je veel tijdswinst op. Bovendien geeft het weghalen van dergelijke ‘energy drains’ veel enthousiasme binnen het projectteam. Als mensen echt gehoord worden, willen ze veel voor het bedrijf doen.

Controller bij integratie na overname

Als controller moet je met de bedrijfsstrategie meedenken. Niet alleen tijdens de integratie na een overname, maar eigenlijk altijd. Je werkt tenslotte ook vanuit finance mee aan de groei van het bedrijf. Om dat te kunnen doen, is het belangrijk dat je je verdiept in de twee bedrijven én de branche. Dan kun je een volwaardige rol spelen als controller.

Plannen voor een overname?

Heeft jouw organisatie ook overnameplannen? Of zit je er midden in? Stefan denkt graag met je mee over de opties om de bedrijven snel én goed te integreren.