Integraal project control: The sky is the limit!

Integraal project control: The sky is the limit!

Uit trendonderzoek blijkt dat bijna 70% van de ondervraagden behoefte heeft aan meer inzicht in de bijdrage van projecten en programma’s aan de bedrijfsdoelstellingen. Deze bijdrage wordt bepaald door het projectsucces. Wat is projectsucces en hoe krijg je hier meer inzicht in?

Door Jeroen Kruisselbrink, november 2013

Projectsucces

De krantenkoppen staan bol van projecten die te laat en vooral veel te duur opgeleverd zijn. Deze projecten worden direct bestempeld als een mislukt project. Is zo’n project dan per definitie een mislukking?

Voor de projectmanager is het project succesvol als de producten binnen de gestelde tijd, budget en kwaliteit opgeleverd zijn. Er wordt vooral gekeken naar het projectresultaat. Een afwijking van tijd of geld zal niet als succesvol ervaren worden.

Waarom zijn we het project ook alweer gestart?

De aanleiding voor het uitvoeren van een project is om een bijdrage te leveren aan de bedrijfsdoelstellingen van de organisatie. Als een project vertraagd is, of meer gekost heeft dan verwacht, kan dan de bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen niet meer behaald worden? Niet het projectresultaat alleen is de succesfactor van een project, maar de mate waarin het bijdraagt aan de bedrijfsdoelstellingen.

Waarom meten we dan niet op deze punten?

De start van het project wordt bepaald door de mate waarin deze bijdraagt aan de bedrijfsdoelstellingen. De onderbouwing van deze bijdrage wordt vertaald in een business case, waarin naast de projectkosten ook de verwachte toekomstige besparingen of omzetstijgingen, ook wel benefits genoemd, opgenomen zijn. De status en projectvoortgang worden over het algemeen wel gemeten (projectresultaat). De koppeling met de benefits ontbreekt echter om inzicht te verschaffen in de bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen (projectsucces).

Integraal project control

Integraal project control neemt de bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen – de business case – als uitgangspunt bij de beheersing van het project. Projectbeheersing omvat het hele traject; het begint bij het idee van het project en eindigt als het meten van de benefits geborgd is. De voortgang van het project wordt gemeten in relatie tot de business case. Het laat zien wat de effecten van de projectvoortgang zijn voor de beoogde benefits, oftewel de bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen. Integraal project control ondersteunt zo bij het realiseren van succesvolle projecten. Hoe richt je integraal project control in voor het project of programma?

Projectbeheersing vanaf de start

Bij het onderbouwen van een idee met een business case wordt de basis gelegd voor de integrale besturing van het project. Bij projecten zit het venijn namelijk in de start. Een goede inrichting is essentieel om gedurende het project te beschikken over de juiste stuurinformatie.

Belangrijke aandachtspunten bij het opstellen van de business case zijn:

  • De business case is richtinggevend voor de inrichting van de projectadministratie.
  • De business case wordt ingericht op basis van deliverables om de projectvoortgang te kunnen meten.
  • De benefits worden gerelateerd aan deliverables, zodat bijvoorbeeld een vertraging direct vertaald wordt in effecten op de benefits.

In de business case worden naast de projectkosten ook de verwachte benefits opgenomen. Deze worden veelal pas na oplevering van het project gerealiseerd. Hiervoor is de operationele organisatie verantwoordelijk. Tijdens de start van het project is het daarom van essentieel belang om de operationele organisatie te betrekken bij het onderbouwen van het idee. Op deze manier worden de discussies over (on)realistische benefits bij de start van het project gevoerd. Dit draagt bij aan een betrouwbare business case.

Project voortgang

De project voortgang wordt niet alleen gemeten op tijd en geld, maar ook in relatie tot de deliverables. Wat zouden we opgeleverd hebben en wat hebben we tot nu toe opgeleverd? Door de projectadministratie aan te laten sluiten op een deliverable planning kan de voortgang op de scope zuiver gemeten worden.

Integraal project control maakt de koppeling tussen project voortgang en benefits door een juiste inrichting van de projectadministratie. Naast het meten van de project voortgang op tijd, geld en scope, worden ook de externe factoren uit de business case periodiek getoetst. De effecten hiervan op de benefits zijn direct inzichtelijk, waardoor tijdig bijsturen van het project mogelijk is. Op deze manier heb je een integraal beeld van de voortgang van je project met consequenties op de business case en de beoogde benefits.

Benefits

Als het project opgeleverd is, begint het juist pas. Dan kunnen de benefits gemeten worden. Het project is verantwoordelijk voor het borgen dat de benefits ook daadwerkelijk gemeten kunnen worden. Dit wordt samen met de mensen in de operatie gedaan. Uiteindelijk is de operationele organisatie verantwoordelijk voor het realiseren van deze benefits.

Door niet alleen de projectvoortgang te meten, maar ook de bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen, bouwt de organisatie een referentie op van behaalde benefits. Hierdoor ontstaat een lerende organisatie, zodat toekomstige business cases betrouwbaarder worden. Keuzes voor het starten van projecten worden zo nog scherper!

Projectbeheersing