Als bedrijf ben je jaar in jaar uit bezig om aan nieuwe regelgeving te voldoen. Heb je net de invoering van de AVG achter de rug, staat IFRS16 (de nieuwe leasestandaard) alweer voor de deur.
Om het proces tot volledige compliance zo gemakkelijk mogelijk te maken, nemen we je graag mee door dit stappenplan.
1. Bepaal of IFRS16 van toepassing is op jouw bedrijf
Ten eerste bepaal je of IFRS16 van toepassing zal zijn op jouw bedrijf. Dit is al erg snel het geval, gezien alle leases met een looptijd boven de 12 maanden onder IFRS16 gerapporteerd moeten worden. Alleen leases van activa met een nieuwwaarde onder de $5000 zijn uitgezonderd. Als er bijvoorbeeld auto leases zijn zal IFRS16 dus al van toepassing zijn. Uiteraard moet je wel volgens IFRS rapporteren wil dit allemaal het geval zijn.
2. Verzamel alle lease informatie en bepaal zo de scope van jouw IFRS16 project
Als stap 1 duidelijk heeft gemaakt dat IFRS16 van toepassing zal zijn, is het van groot belang om er zo snel mogelijk achter te komen hoeveel leasecontracten er binnen het bedrijf zijn. Bij slechts een paar contracten is de administratie natuurlijk gemakkelijk, maar bij veel bedrijven loopt de hoeveelheid contracten al snel op. Het kan dan veel tijd innemen om alles te inventariseren, gezien er vaak geen duidelijk overzicht is van alle contracten en ze onder verschillende afdelingen kunnen vallen. Bij een grote hoeveelheid contracten zal het een serieus project worden om alles te standaardiseren en te administreren, waar voldoende tijd voor genomen moet worden.
3. Bepaal het datamodel, de aanpak en de relatie met je financiële rapportage
Vervolgens bepaal je welke contract data geadministreerd gaat worden en hoe dit vertaald wordt in de financiële rapportage. Er zijn ook verscheidene andere keuzes te maken. Neem je bijvoorbeeld contracten met een looptijd onder de 12 maanden of een waarde onder de $5000 ook mee? En begin je contracten al zo snel mogelijk te rapporten of wordt het één grote verandering op het moment dat het verplicht is? Dit heeft impact op de uiteindelijke aanpak van het project.
4. Maak een projectteam en pas processen, rollen en verantwoordelijkheden waar nodig aan
Het voldoen aan IFRS16 wordt al snel onderschat, dus het is verstandig om al vroeg verantwoordelijkheden te verdelen en een projectteam aan te stellen. Er zal samenwerking moeten zijn tussen veel afdelingen en de CFO zal uiteindelijk centraal staan in een impactvolle transformatie. Daarnaast zullen er ook mensen in de toekomst verantwoordelijk moeten zijn voor het correct blijven administreren van contracten en huidige processen zullen hierop aangepast moeten worden.
5. Implementeer een lease accounting systeem
Nu er een goed beeld is van de hoeveelheid contracten, de eerste keuzes gemaakt worden en de verantwoordelijkheden verdeeld zijn is het ook van belang dat er een goed lease accounting systeem neergezet gaat worden. De hoeveelheid berekeningen en de complexiteit neemt al snel toe en een goede oplossing hiervoor is van groot belang. Naast het goed rapporteren biedt het ook veel toegevoegde waarde als de impact onder verschillende scenario’s bekeken kunnen worden. Er is inmiddels een behoorlijke lijst aan softwarefabrikanten met IFRS16 applicaties, bij Finext hebben we ervaring met de oplossingen van CCH Tagetik, Sigma Conso, Anaplan, SAP, Oracle en OneStream. Deze onderscheiden zich bijvoorbeeld door verschillen in gebruiksgemak, implementatietijd en integratiegemak.
6. Calculeer, modelleer en bepaal de effecten op financiële resultaten
Wanneer het systeem geïmplementeerd is en alle contracten in een database geladen zijn kunnen de calculaties uitgevoerd worden. De effecten op rentabiliteit, solvabiliteit en andere ratio’s / KPI’s zullen groot zijn, dus het is nuttig om hier al zo vroeg mogelijk op voor te kunnen bereiden. Er wordt naar schatting wereldwijd 3000 miljard dollar toegevoegd aan balansen.
7. Rapporteren onder IFRS 16
Tot slot leiden deze stappen tot het correct rapporteren onder IFRS16. De deadline van 1 januari 2019 nadert al spoedig en eigenlijk zouden de eerste stappen al gezet moeten zijn. Het is aan te raden om IFRS16 snel op orde te hebben, zodat de focus naar de toekomstige impact kan verschuiven.
Kennisevenementen IFRS16
Regelmatig organiseren we kennisevenementen, webinars en ronde tafels over IFRS en toolsets. Kijk hieronder voor korte verslagen, webinars of de agenda van deze evenementen:
De puntjes op de i van IFRS15
IFRS15 The next step – webinar
Manage IFRS16 met Anaplan – webinar
IFRS16 – Off balance assets bestaan straks niet meer – webinar
IFRS16 met CCH Tagetik – webinar
