Help, de zorgsector verandert!

De zoekopdracht ‘Veranderingen in de zorg’ levert op Google momenteel een kleine 7 miljoen hits op. De zorgsector moet anders worden ingericht; efficiënter, goedkoper en beter. Veranderingen volgen elkaar in rap tempo op. Waar veranderingen plaatsvinden, ontstaat druk op de organisatie. De vragen die rijzen bij betrokken partijen zijn: Hoe houd ik het overzicht? Wat heeft prioriteit? Kunnen we onze dagelijkse taken nog wel goed uitvoeren? Deze veranderingen vragen ook om een andere aanpak.

Zorg

Projectmanagement in de zorg

Het klinkt wellicht wat cru, maar aan de veranderingen zelf is weinig te doen. Om bij te blijven in een snel veranderende samenleving moet de zorg mee veranderen, hier is nauwelijks aan te ontkomen. De hamvraag is: ‘hoe gaat men om met al deze veranderingen?’ Er wordt hier op verschillende manieren op ingespeeld. Steeds meer veranderingen worden opgedeeld in kleinere projecten. Deze projecten leveren allemaal een eigen bijdrage aan het grote geheel. Het vakgebied projectmanagement speelt hier dan ook een belangrijke rol: het stelt organisaties in staat om unieke wijzigingen door te voeren. Ondanks dat projectmanagement als vakgebied relatief jong is, zijn er al verschillende methodieken ontwikkeld waaronder PRINCE2®.

Projectmatig werken

Voor medewerkers die niet bekend zijn met werken op projectbasis, is projectmatig werken/ projectmanagement even wennen. Hoe gaan we dit project precies aanpakken? Welke afspraken maken we? Wie doet wat, en wanneer? Dergelijke vragen zijn belangrijk om te beantwoorden, omdat het zorgt voor duidelijkheid en het de efficiëntie van het project bepaalt. In de zorg worden verschillende medewerkers belast met het projectmanagement. De stafmedewerker, de leidinggevende of een teamleider worden gevraagd om het management van een project ‘erbij’ te doen, naast de voorheen reguliere gang van zaken krijgt men ineens te maken met een ander vak. Strakke planningen, voortgangsrapportages en het inrichten van een stuurgroep kunnen helpen om succesvol vorm te geven aan het project. Het zijn bekende instrumenten in de wereld van een projectmanager, en ook de oudste. Recent onderzoek in het vakgebied projectmanagement brengt gelukkig ook weer nieuwe inzichten: wat nóg meer bijdraagt aan een positief resultaat van een project, is een duidelijk doel, sturen op waarden en het faciliteren van de creativiteit van een zelforganiserend projectteam.

De toolkit

Projectmanagement is geen ‘rocket science’, maar het implementeren van een aantal succesvol bewezen projectmethodieken bespaart jezelf en de onderneming een hoop tijd, frustratie en geld. De verschillende methodieken en technieken op het vakgebied projectmanagement vormen samen een mooie gereedschapskist. Ook in de zorg kunnen deze ‘tools’ van toegevoegde waarde zijn om de veranderingen efficiënt en effectief te laten verkopen. Of het nu gaat om de bekende PRINCE2 methodiek, Agile technieken, zoals Scrum of Lean Six Sigma; ze kunnen allemaal hun toegevoegde waarde hebben.

Zelfsturende teams

Daarnaast is volgens de nieuwste onderzoeken de factor ‘mens’, ook in projecten, nog steeds de belangrijkste factor om goede resultaten te boeken. Een soepel samenwerkend team dat naast hun dagelijkse activiteiten ook samen projecten oppakt, helpt om de veranderingen in de zorg het hoofd te bieden. Daarbij is een goede rolverdeling in een projectteam een absolute voorwaarde voor goede resultaten. Niet op basis van traditionele aansturing via een projectmanager; maar op basis van rollen. Deze manier van samenwerken is de basis van zelfsturende teams. Een projectteam dat met elkaar afspreekt wat nodig is om een gezamenlijk doel te bereiken is de kern van het werken in zelfsturende teams. Het spreekt immers voor zich, dat het niet werkt om gebruik te maken van project instrumentaria zoals PRINCE2 of Scrum, zonder aandacht te besteden aan de samenwerking tussen de gebruikers van de ‘tool’, de teamgenoten. Andersom geldt dit uiteraard ook: om goede resultaten te bereiken kan een goed samenwerkend team niet zonder de handvatten van projectmatig werken of tools zoals PRINCE2.

Breng de twee elementen van ‘hard’ projectmanagement en ‘zachte’ zelfsturing samen en er ontstaat een ijzersterke combinatie: zelfsturende teams die maximaal wendbaar zijn en gericht en doelmatig werken vanuit het vakgebied projectmanagement.

Conclusie

De veranderingen in de zorg zijn legio en het blijkt voor veel organisaties moeilijk om het hoofd te bieden aan deze ontwikkelingen. Projectmanagement als vakgebied biedt een scala aan kennis en mogelijkheden om deze veranderingen op goede wijze in de organisatie aan te brengen. Maar deze tools helpen alleen als er in het projectteam ook goed wordt samengewerkt. Samenwerken op een manier waarbij men bijdraagt in plaats van bijwoont en waarbij men elkaar betrokken houdt. Deze factoren geven uiteindelijke de doorslag voor een succesvol project.

PRINCE2® is een geregistreerd handelsmerk van AXELOS Limited.
Project Control Zorg