Consolideren in je ERP systeem

Jarenlang is er voor het consolidatie proces gebruik gemaakt van verschillende lagen uit het IT landschap. Zo werden accounting cijfers vastgelegd in het accounting systeem en geladen naar een businesswarehouse. Daar werden dezelfde cijfers gegroepeerd en gestructureerd alvorens ze geconsolideerd en ontsloten werden via EPM pakketten. Met de komst van Group Reporting zal dat traditionele beeld gaan veranderen. Group Reporting zal namelijk gaan consolideren in het transactie systeem, binnen S/4HANA van SAP om specifiek te zijn. De voor- en nadelen die dat met zich mee brengt delen we hieronder graag met je.

Real time consolidatie

Een van de gevolgen zal zijn dat je de gehele maand door zult beschikken over “up-to-date” cijfers, wie wil dat nu niet? Iedere boeking die (al dan niet geautomatiseerd) gedaan wordt is direct verwerkt in de groepscijfers waardoor er scherper gemonitord kan worden. Helaas is dit iets te kort door de bocht. Simpelweg omdat bepaalde kosten en opbrengsten nu eenmaal een maandelijks karakter hebben. De huur van het pand, salarissen, leasekosten en ga zo maar door. Allemaal kosten die je ineens ergens in de maand moet boeken. Een volledige P&L leidt door de maand heen dus tot cijfers die niet echt vergelijkbaar zijn en daarom niet zoveel zeggen.

Natuurlijk zijn er bepaalde branches waar je op basis van bepaalde KPI’s wel een dagreport zou kunnen opstellen. Te denken valt aan bedrijven in de detailhandel waarbij de dagomzet en -marge relevant is. Ook kunnen de bankboekingen interessante informatie bevatten voor een treasury afdeling. Echter de eerlijkheid gebiedt te zeggen dat hier vaak al alternatieve systemen voor zijn ingericht. Nee, de echte toegevoegde waarde lijkt toch in een andere hoek te zitten.

Super Fast Close met Group Reporting

Enige jaren geleden hebben veel organisaties moeite gestoken in het versnellen van de maandafsluiting. Hierbij is vooral gekeken naar activiteiten die mogelijk al eerder konden plaatsvinden, het helderder en eenvoudiger maken van afspraken en het goed verdelen van verantwoordelijkheden. Met name op het eerste punt zou je middels Group Reporting flinke stappen kunnen maken doordat verschillende activiteiten al eerder plaats kunnen vinden. Het meest voor de hand liggende is waarschijnlijk om al gedurende de maand intercompany afstemmingen te doen. Dit kan centraal gemonitord en decentraal opgelost worden, en mogelijk zelfs verregaand worden geautomatiseerd. Maar er zijn meer mogelijkheden.

Zo kan corporate control al tijdens de maand ‘controls’ uit voeren om te valideren of bepaalde boekingen volgens afspraak zijn uitgevoerd. Mocht het nodig zijn dan kunnen eventuele correcties die hieruit voortvloeien al in de maand geboekt worden. Dit voorkomt boekingen achteraf waardoor hiet nodig is om afgesloten perioden opnieuw te openen. Daarnaast zorgt het ervoor dat je accounting en consolidatie systeem niet ‘uit sync’ lopen omdat er in andere periodes wordt gecorrigeerd.

Integratie

Die correctieboekingen geven een voordeel weer waar het echt interessant begint te worden: de verregaande integratie. In een traditionele set-up laden we boekingen eerst naar een centrale datawarehouse en vervolgens naar een consolidatietool. Met deze nieuwe set-up bevindt alles zich in hetzelfde systeem, waardoor de uiteindelijke impact veel sneller zichtbaar is.

Andersom biedt deze integratie voordelen voor het analyseren van data. Als er op geconsolideerd niveau data niet klopt, kan er in de analyse doorgeprikt worden naar de feitelijke boeking met toelichting, naam, datum en alles wat er aan details beschikbaar is. Bijkomend voordeel van de integratie is natuurlijk ook de integriteit. Doordat je direct in de bron kijkt ziet iedereen dezelfde cijfers. Discussies over ‘wat de juiste cijfers zijn’ behoren dus tot de verleden tijd.

Helaas moeten wij ook een kleine kanttekening maken bij al deze voordelen. Eigenlijk komen al deze voordelen alleen tot hun recht als de gehele organisatie (of in ieder geval een significant deel) op één S/4HANA installatie zit. Als er een paar bedrijven zijn die niet direct in S/4HANA rapporteren, betreft het maar relatief weinig tijd in de maandafsluiting om die paar bedrijven nog even te regelen. Zijn het echter grote delen van de organisatie, dan dienen deze middels Central Finance aangesloten te worden op het S/4HANA systeem.

Central Finance is een applicatie die SAP aanbiedt om boekingen te repliceren in het S/4HANA systeem. Deze replicatie vindt in real-time plaats, echter brengt wel onderhoud met zich mee op het gebied van masterdata mapping. Daarnaast betekent dit ook extra kosten voor wat betreft licenties.

Concept naar de toekomst

Die laatste kanttekening zal voor een aantal bedrijven toch wel opgaan. Bedrijven die ontstaan zijn uit fusies en overnames en nooit echt aanleiding hebben gehad om hun accountingsystemen te harmoniseren zijn er nu eenmaal genoeg. Mogelijk ontstaat er nu dan een incentive om dat wel te doen. Stap voor stap neemt dan de scope van S/4HANA toe en komt het concept van integrated consolidatie steeds dichterbij.