Grip op IT-kosten

Organisaties kunnen niet meer zonder een goed functionerende Informatie Technologie (IT). IT is een van de belangrijkste hulpmiddelen om de organisatiestrategie uit te kunnen voeren en vormt een essentieel onderdeel van de primaire processen. Tegelijkertijd wordt de IT-organisatie gezien als een ongrijpbaar ‘must have’-onderdeel van organisaties, met hoge kosten. Kosten die in de perceptie jaarlijks alleen maar toenemen zonder dat men er grip op heeft. Dit leidt tot onbegrip.

Door Nerissa Lacle, mei 2016

Bandensporen

Waar komt dit onbegrip vandaan?

De vraagkant:

Strip_ITcosting

De afnemers van de IT-diensten kennen hun primaire processen. Zij hebben behoefte aan IT-diensten die herkenbaar zijn en aansluiten bij deze primaire processen. Naast de baten willen zij ook de kosten weten om zodoende adequaat te kunnen reageren op de veranderingen in de markt. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld vragen omtrent transactiekosten beantwoord worden. Kort gezegd: de business wilt naast inzicht in de vraag, capaciteit en bijbehorende kwaliteit tevens sturen op deze factoren. Is de gevraagde capaciteit juist? Welke diensten zijn noodzakelijk om af te nemen en welke zijn de ‘nice to haves’?

De aanbodkant:

IT-organisaties hebben behoefte om de kosten goed inzichtelijk te maken. De uitdaging hierin is dat de IT-organisatie per definitie meer kennis heeft over IT en de onderlinge samenhang dan haar afnemer. Deze kennisvoorsprong maakt dat de IT-man om andere inzichten vraagt dan haar klanten. Wat zijn de kosten van Infrastructuur? Welke applicaties worden gedraaid en is het mogelijk om met minder applicaties dezelfde of betere service te verlenen aan de afnemers en tegelijkertijd de kosten te reduceren? Kunnen betere prijsafspraken gemaakt worden met de leveranciers? Dit vertaalt zich naar Bill Of Material (BOM)-overzichten en Service Catalogi, uitgebreide documenten met een volledig overzicht van alle prijzen van de losstaande IT-diensten.

Bottomline inzicht

Bottomline wil de business graag weten wat zij betalen voor de IT-diensten en wil IT graag aangeven wat de kosten zijn van de IT-diensten. In de kern komt het neer op het integraal samenbrengen van vraag en aanbod. Het meest handige is om de IT-activiteiten onderdeel te maken van de totale business. IT is geen kostenplaats, IT voegt waarde toe aan de organisatie.

Het is tijd om de volgende stap te durven zetten en op eenvoudige wijze de IT-kosten inzichtelijk te maken voor de eigen afdeling en in het bijzonder voor de afnemers. Tijd om met elkaar in gesprek te gaan om de samenhang c.q. de consequenties van businessbeslissingen op IT in kaart te brengen.

Finext Integrated Cost & Profitability Model for IT based Organizations – FICPM

Een manier om het bovenstaande te verwezenlijken is om de diensten (IT-services) van de IT-organisatie een direct onderdeel te laten vormen van de waardeketens van de organisatie. Hiermee creëer je een directe relatie tussen de business, IT en uiteindelijk de producten/diensten die een organisatie levert aan haar klanten.

“Managing IT as a business is now an imperative. No longer can IT be seen as a technology supplier – it must be seen to be adding value to the organization and providing strategic capability. IT performance management enables IT to become service oriented, aligning itself with the organization to provide internal customer-driven solutions to problems. But …… it is difficult to maximize returns from IT when the products and services appear to be free to internal customers.” – Gary Cokins

Om het gewenste inzicht voor zowel Business als IT eenduidig weer te geven heeft Finext een model ontwikkelt: Het FICPM (Finext Integrated Cost & Profitability Model). Met dit model kun je IT costing volledig integreren in het Cost & Profitability-model van je organisatie.

Finext CPM model

Nieuwsgierig?

Ben je benieuwd naar het Finext Integrated Cost & Profitability Model, neem vrijblijvend contact op en we gaan dan dieper in op het model en wat voor benefits deze je kan opleveren.

Cost & Profitability Management Oracle EPMSAPSASCCH Tagetik