‘Vechten tegen de bierkaai’ is een oud-Hollands gezegde, dat zijn oorsprong vindt op de Bierkade in Amsterdam. Destijds was het een vorm van volksvermaak dat de bewoners van verschillende wijken in de stad met elkaar op de vuist gingen. Wanneer je de pech had het op te moeten nemen tegen de mannen van de Bierkade had je eigenlijk geen schijn van kans: stoere kerels die de hele dag met zware biervaten in de weer waren: ze waren ijzersterk en topfit, eigenlijk bij voorbaat een verloren strijd.
Al zolang ik actief ben in het wereldje van performance management software, toch al gauw een jaar of 13, is het ‘uitbannen van Excel’ een heilige graal: als we iedereen uit de spreadsheets krijgen wordt alles beter! Ik zal het eerlijk toegeven: ik heb daar best een tijd aan meegedaan door software met die filosofie te implementeren. Heb daar zelfs veel plezier in gehad en een spoor van tevreden klanten achtergelaten. Maar de gebruikers uit de spreadsheet jagen? Dat is nooit gelukt…
En ik snap ook wel waarom. Ik ben mijn werkzame leven ooit als financial begonnen. Boekhoud- en rapportagesoftware, Word en Powerpoint, allemaal mooie en handige spullen, maar Excel was mijn echte vriend: altijd stond er een blanco workbook klaar voor een oud-Hollands robbertje vechten met een verzameling data. En zelfs als performance management consultant was Excel altijd daar: soms als invoerscherm, vaak als rapport generator voor een mooie consolidatie- of planningsoplossing, en eigenlijk altijd wachtend achter de ‘export to Excel’ knop om een snelle ad-hoc analyse te kunnen maken. Sterker nog: tot voor kort gebruikten wij als consultants nog ‘good old Excel als belangrijkste tool voor onze eigen project- , resource- en financiële planning!
”Spreadsheets zijn niet volmaakt”
Helemaal eens, de spreadsheet is niet volmaakt. Er zitten grenzen aan de omvang en complexiteit die het aan kan, je kan er een enorme puinhoop van maken en het samenwerken aan één workbook is, ondanks alle goedbedoelde verbeteringen van de laatste jaren nog steeds een uitdaging. Maar dat betekent niet dat de spreadsheet dan maar bij het grof vuil moet: om plannings- of rapportage processen succesvol te implementeren moet je juist op zoek naar een slimme manier om die geniale ‘personal productivity tool’ te verbinden met de omgeving waar je het proces orkestreert, de datakwaliteit bewaakt en de relevante informatie presenteert.
Ofwel: stop met vechten tegen de bierkaai, je woont er zelf!
Spreadsheets en Vena
Excel is en blijft een krachtige oplossing maar kent toch ook grenzen. De komende weken publiceren we vijf korte blogs over hoe je een aantal veelvoorkomende grenzen van Excel binnen een planningsproces kunt wegnemen met behulp van Vena:
1. Workflow- & procesbegeleiding
2. Presentatie van data
3. Datakwaliteit
4. Integratie van data
5. Performancewinst
