Empowering spreadsheets met Vena: Deel 5 Performancewinst

Waar ligt het (performance)probleem?

Iedereen die met grote datasets in Excel werkt heeft waarschijnlijk problemen met de performance gekend. Zo ben je misschien wel eens tegen de grens van net iets meer dan 1 miljoen rijen aangelopen, meer rijen dan dat kun je in een tabblad niet gebruiken. De kans is echter groot dat je al voor de tijd te maken krijgt met lange wachttijden bij het openen, bewerken of opslaan van het bestand. Of erger…

Wanneer je in zo’n bestand ook nog gebruikt maakt van grote aantallen (complexe) formules dan is het geen uitzondering om minuten te moeten wachten. En dan hebben we het nog niet eens over samenwerken met meerdere mensen in hetzelfde bestand.

Die traagheid en langere wachttijden zijn vooral irritant maar er zijn natuurlijk ergere problemen. Alleen is het vaak zo dat dit probleem niet op zichzelf staat. Als je tegen deze grenzen aanloopt dan zul je vaak datasets gaan verspreiden over meerdere bestanden, met alle uitdagingen van dien. Elke afdeling heeft bijvoorbeeld eigen bestanden die op een hoger niveau samengevoegd worden. Of er zijn wel actuals beschikbaar van de afgelopen maanden maar die zitten in een ander bestand dan het budget of de forecast.

Kortom, performanceproblemen, een inefficiënt proces, foutgevoeligheid en beperkt inzicht in de data liggen in dit geval dicht tegen elkaar aan.

Grote datasets in Vena

In de vorige vier delen van deze reek heb ik benoemd dat Vena Solutions de visie ‘Embrace Excel’ heeft. Zij proberen Excel dus niet uit te bannen maar er slim gebruik van te maken. Je werkt als eindgebruikers grotendeels in Excel maar hebt wel alle functionaliteiten van een moderne planningsoplossing.

Eén van die functionaliteiten is de mogelijkheid om automatische imports in te richten. Zie deel 4 voor meer achtergrond hierbij. Belangrijke in relatie tot performance, is om te beginnen het feit dat niet handmatig data naar Excel bestanden hoeft te kopiëren. Nog belangrijker is dat er ook geen limiet zit op het aantal rijen dat je rechtstreeks naar de database kunt importeren, en het feit dat dit razendsnel gebeurt. Hieronder een voorbeeld van 3 miljoen rijen, die na een minuut zijn ingelezen.

Alle actuals zijn daarmee op het laagste detailniveau beschikbaar, terwijl in de meeste rapportages alleen de (sub-)totalen getoond zullen worden.

Naast importeren heb je ook de mogelijkheid om data te kopiëren zonder dat Excel hieraan te pas komt. Zo kopieerde een klant kortgeleden 360.000 rijen van de vorige forecast naar de nieuwe forecast in minder dan 2 minuten.

Calculaties

Wie kent ze niet, lange en ingewikkelde Excel formules die als het een beetje tegenzit naar verschillende tabbladen verwijzen? Vaak lastig te onderhouden en sowieso dramatisch voor de performance. Bij kleinere datasets is dat meestal niet problematisch maar er is een kantelpunt.

Je kunt met Vena nog steeds gebruik maken van alle Excel formules in je invoerschermen en rapportages en hoeft dus niet al je berekeningen om te bouwen. Op de plekken waar je wel tegen de Excel-grenzen aanloopt, heb je met Vena de mogelijkheid om de berekeningen uit Excel te halen en op te nemen in een calculatie binnen Vena. Deze calculaties draaien altijd real-time over alle cijfers in de database. Wanneer je bijvoorbeeld ergens een wijziging maakt aan de omzetkant en deze opslaat naar de database, dan kijkt Vena direct waar de BTW aangepast moet worden, tot op het allerlaagste detailniveau.

Een bijkomend voordeel van bovenstaande is dat je niet alle onderdelen van een berekening in één Excel bestand hoeft te hebben. Omzet wordt op de ene plek ingevuld, drivers op een andere plek en de BTW wordt op de achtergrond berekend..

Meer weten over Spreadsheet-performance of Vena?

Zoals je in deel 1 leest, kun je je planproces in Excel met Vena een heel stuk efficiënter inrichten. Maar naast het algehele proces helpt Vena dus ook in het versnellen van de losse onderdelen. Je hoeft niet alle data in één bestand te hebben om ermee te rekenen of de totalen te tonen. Ook ben je bij bewerkingen op de data niet gebonden aan de limiet van 1 miljoen rijen.

Maar misschien nog wel het belangrijkste: het openen van uitgebreide rapportages en bewerken van cijfers duurt enkele seconden in plaats van minuten. Hierdoor hoef je geen omwegen te verzinnen die leiden tot veel handmatig werk, beperkt overzicht en extra foutgevoeligheid.

Op 18 mei geven we een webinar over plannen in Excel met Vena. Schrijf je hier in.

De blogs over Empowering Spreadsheets met Vena:

1.       Workflow- & procesbegeleiding
2.       Presentatie van data
3.       Datakwaliteit
4.       Integratie van data
5.       Performancewinst