Empowering Spreadsheets met Vena: Deel 2 presentatie van data

Wat is het probleem?

Of je nu kiest voor een standaard Excel-tabblad, een draaitabel of een grafiek, presentatie van data is doorgaans geen probleem in Excel. Zeker met meer geavanceerd gebruik van opmaak en grafiekvormen kun je ontzettend veel. Als het puur je doel is om data te presenteren dan heb je aan Excel vaak dus ook voldoende.

Wanneer de presentatie echter wel kan gaan wringen, is wanneer een spreadsheet breder wordt gebruikt dan om alleen te informeren. In veel organisaties loopt men bijvoorbeeld tegen onderstaande uitdagingen aan:

• Een gedeeld spreadsheet wordt beveiligd om het intact te houden maar beperkt hiermee de analysemogelijkheden. Of er zit juist geen beveiliging op met alle nadelen van dien.
• Afdelingen of personen trekken verschillende conclusies uit hetzelfde Excel bestand, bijvoorbeeld door verkeerde selecties of filteringen.
• Eén bestand moet mensen zowel inzicht & analysemogelijkheden geven, als invoer in een standaard structuur mogelijk maken.

Flexibiliteit vs standaardisatie

“Standaardisatie” is voor veel mensen toch een beetje een vies woord. Het betekent dat iemand anders voor jou heeft bepaald wat ‘de standaard’ is en het ontneemt je een stuk flexibiliteit. Zoals in de vorige blog beschreven, werk je als eindgebruiker van Vena voornamelijk in Excel. Maar hoe helpt Vena je dan bij het oplossen van de hierboven beschreven uitdagingen? Dat laat ik zien aan de hand van de onderstaande voorbeelden.

Beveiliging van het spreadsheet

Stel, ik ben als medewerker betrokken bij een planningsproces en wil een analyse maken van mijn actuals tegenover budget en de laatste forecast. Hiervoor open ik vanuit de webomgeving het bestand “Dashboard.xlsx”.

Het gestandaardiseerde dashboard dat vervolgens in Excel opent, is voor alle gebruikers binnen dit proces hetzelfde.

Als organisatie kun je hiermee dus sturen op welke informatie de basis vormt voor bepaalde analyses. Dit voorkomt dat iedereen op basis van een ruwe dataset elke maand dezelfde analyses aan het maken is.

Maar stel nou dat we als organisatie onze mensen juist ook de mogelijkheid willen geven tot het maken van eigen analyses. In dat geval kun je de verschillende tabbladen of desnoods delen van tabbladen onbeveiligd laten. Dat geeft mij als eindgebruiker de mogelijkheid om bestaande grafieken even snel aan te passen naar de doorsnijding die ik nodig heb. Of ik ga naar het vierde tabblad, “data source”, waar ik alle data beschikbaar heb en dus mijn eigen analyses op los kan laten.

Het grote voordeel van Vena in deze situatie, is dat het mij als gebruiker de volledige flexibiliteit geeft zonder dat ik het standaard dashboard kapot maak. Ik kan mijn aangepaste bestand wel lokaal opslaan onder een andere naam maar zodra ik vanuit de webomgeving opnieuw naar het dashboard in Excel ga, opent het bestand in de oorspronkelijke vorm.

En stel nou dat zoveel flexibiliteit niet wenselijk is, dan is het uiteraard mogelijk om het dashboard in Excel beveiligd te laten openen of een tabblad als “data source” helemaal niet op te nemen.

Eén versie van de waarheid bij presentatie van data

Hoe vaak komt het niet voor dat er verschillende conclusies worden getrokken uit één Excel bestand? Zeker bij grote bestanden met veel tabbladen waar ook nog eens verschillende mensen in werken. Wanneer er ook nog eens verschillende versies van het bestand circuleren wordt het vaak helemaal een drama. En ga dan maar eens achterhalen wie er gelijk heeft en waar men zijn of haar conclusie nou precies op baseert.

Het dashboard hierboven geeft al enig idee over hoe dit kan worden voorkomen. Immers, er is een standaard dashboard opgezet waaruit men conclusies kan trekken. En zelfs wanneer iemand een eigen analyse doet, is dit op basis van de dataset die in het dashboard zit. Onderstaande afbeelding geeft schematisch weer hoe dit werkt. Of ik in Excel nou kijk naar de sales planning, P&L of het company dashboard, ze halen via de Excel add-in allemaal hun cijfers rechtstreeks uit de Vena database.

Op deze manier weet je zeker dat iedereen naar dezelfde cijfers kijkt, ook al gebruiken ze andere doorsnijdingen in aparte bestanden. Je kunt één van de bestanden openen en hier je eigen bewerkingen op loslaten maar deze niet opslaan. Wanneer een collega het bestand op een later moment opent dan heeft die dus geen last van jouw bewerkingen. Dit geeft het enorme voordeel dat er altijd maar één versie van de waarheid is. En als er een keer discussie over cijfers ontstaat dan kun je veel sneller achterhalen wat de juiste cijfers zijn.

Invoer & analyse in één

Een spreadsheet voor analyse of de presentatie van data kun je vaak wel aardig beveiligen. Maar dat wordt lastiger als je wilt dat mensen ook data invoeren in hetzelfde spreadsheet. Dit komt vaak voor bij een planproces, waarin actuals zichtbaar zijn en daarnaast een budget of forecast ingevuld moet worden, bijvoorbeeld op een scherm zoals hieronder.

Je moet dan heel gericht gaan werken met de beveiliging van het bestand. Bepaalde cellen moeten invulbaar zijn maar de meeste cijfers en de structuur moeten beveiligd zijn. Dat kan natuurlijk best in Excel maar is een foutgevoelig en tijdsintensief karwei. Een maand later moet weer een extra kolom worden dichtgezet. En er worden verschillende tabbladen of bestanden gebruikt voor invoer vanuit verschillende afdelingen.

Vena is zo in te richten dat er één bestand gebruikt kan worden waarin maandelijks niets aangepast hoeft te worden. De opmaak en beveiliging van cellen rolt maandelijks door en als je vanuit de webomgeving het bestand opent dan kun je in Excel, afhankelijk van je rechten, selecteren voor welke afdeling of entiteit je data wilt invullen.

Meer weten?

Deze eenvoudige voorbeelden laten zien waar je al snel tegenaan loopt bij een planproces in Excel. De ideale inrichting van spreadsheets verschilt per organisatie, proces en zelfs per persoon. Vena geeft je in ieder geval een flinke hoeveelheid aan extra mogelijkheden voor stroomlijning van het proces, zonder direct de flexibiliteit van Excel op te offeren.

Op 18 mei geven we een webinar over plannen in Excel met Vena. Schrijf je hier in.

De blogs over Empowering Spreadsheets met Vena:

1.       Workflow- & procesbegeleiding
2.       Presentatie van data
3.       Datakwaliteit
4.       Integratie van data
5.       Performancewinst