Een veilige vlucht met project control

Een veilige vlucht met project control

De kans dat een vlucht fataal afloopt is 1 op de 1,6 miljoen (0,0001%). In de projectenwereld is de kans dat een project mislukt 1 op de 3 (33%). Kunnen we leren van de luchtvaart, zodat de slagingskans van de projecten stijgt?

Door Jeroen Kruisselbrink, maart 2013

In deze ‘vlucht’ wordt uitgelegd hoe we projecten beheerster kunnen uitvoeren, zodat de kans op het mislukken net zo klein wordt als de kans op een fatale vlucht. Ben jij klaar om een vlucht te maken met flight control? Fasten your seatbelts, want we vertrekken!

Business case als startpunt voor project control

Voor het maken van de vlucht worden alle benodigde maatregelen getroffen om een succesvolle vlucht te realiseren. Wat is het vluchtschema, de route, onderhoud van het vliegtuig, is er voldoende brandstof en is de uitrusting op orde?

Een goede voorbereiding is essentieel in de projectenwereld, anders is het lastig om gedurende het project op koers te blijven. Zorg ervoor dat bij de start van het idee de project controller betrokken is. Deze onafhankelijke blik op het idee of project is onmisbaar in het voortraject en zorgt voor een goede financiële borging in de voorbereiding en gedurende de uitvoering. De project controller adviseert en ondersteunt bij het opstellen van een realistische én onderbouwde business case, waarop het project gemeten wordt. Na het beoordelen en challengen van de business case door de business controller kan het projectteam verder ingericht worden en zijn we ready for take-off!

Onderdeel projectteam

Stel je eens voor dat de copiloot aan de grond staat en op deze manier de piloot moet ondersteunen tijdens de vlucht. Hoe voorspoedig zou de vlucht dan verlopen? In veel organisaties vindt de financiële besturing van projecten en programma’s vanuit de lijnorganisatie plaats in plaats van door de projectorganisatie. Door de project controlleronderdeel te maken van het projectteam – net als de copiloot aan boord is tijdens de vlucht – wordt de projectvoortgang gekoppeld met de financiële besturing.

Als onderdeel van het projectteam is de project controller goed op de hoogte van wat er speelt in het project. En vertaalt dit naar financiële consequenties en planning, signaleert risico’s en bewaakt de business case. Liggen we nog op koers? Mochten we van koers dreigen te raken, dan signaleert de project controller dit vroegtijdig en ondersteunt bij het bepalen van mogelijke scenario’s onderbouwd met financiële consequenties.

Financiële project stuurinformatie

Tijdens de vlucht wordt de piloot door de copiloot voorzien van juiste en relevante informatie. De piloot beschikt over een cockpit met alle relevante meetelementen, zoals hoogte, koers, brandstof, etc. De copiloot helpt bij het navigeren voor een veilige en succesvolle vlucht.

De project- of programmamanager dient tijdens de uitvoering van het project over juiste en, nog belangrijker, relevante informatie te beschikken om de juiste keuzes te maken. De belangrijkste rol van de project controller is het financieel transparant en beter voorspelbaar maken van het project. Hiermee is een goede bewaking van de business case gewaarborgd voor het behalen van de beoogde benefits.

Project benefits management

Voor het inzetten van de landing treffen de piloot en copiloot de nodige voorbereidingen. Er wordt eerst met de verkeerstoren afgestemd dat zij de bestemming naderen, welke aanvliegroute genomen moet worden en op welke landingsbaan ze kunnen landen.

Als een project haar deliverables opgeleverd heeft is het project per definitie niet afgerond. Dan begint het juist pas! Dan kunnen de benefits gemeten gaan worden. Hoe richt je dat in? Je kan toch niet van een projectmanager verwachten dat hij na het opleveren van zijn deliverables nog verantwoordelijk blijft voor het behalen van de benefits? Dat klopt! De verantwoordelijkheid voor het behalen van de benefits ligt niet bij het project, maar binnen de operationele organisatie. Daarom is het belangrijk dat voordat het project afgesloten wordt, benefitmanagement ingeregeld en belegd is binnen de operationele organisatie.

Project control ondersteunt bij het inregelen van benefitmanagement. Wat zijn de beoogde benefits vanuit kwalitatief en kwantitatief perspectief? Deze benefits zijn opgenomen in de business case van het project en moeten gevolgd kunnen worden in de dagelijkse operatie. Om eigenaarschap te creëren wordt deze vertaling samen met de operationele organisatie gedaan, aangezien zij verantwoordelijk worden voor het behalen van de benefits.

Projectbeheersing