De 7 grootste ergernissen tijdens de close

Natuurlijk is elke organisatie en elke controller anders. Toch zien we in de praktijk opvallend vaak dezelfde omslachtige of vertragende situaties. En horen we steeds dezelfde verzuchtingen van controllers. We hebben de meest voorkomende ergernissen op een rijtje gezet. Welke herken jij binnen jouw organisatie?

Wat zijn de 7 grootste ergernissen tijdens de maandelijkse close?

1. Verschillende bronnen van informatie

Het is natuurlijk een illusie om te denken dat alle gegevens voor de maandelijkse close terecht kunnen in dezelfde consolidatie/reporting applicatie. Organisaties sturen nou eenmaal steeds meer op meerdere bronnen van data die worden gegenereerd uit allerlei omringende systemen. Denk hierbij aan Salesdata, OPEX, CAPEX, HR-data of Integrated Reporting. Momenteel zijn veel organisaties noodgedwongen deze informatiebronnen aan elkaar aan het knopen, buiten het securitymodel van de applicatie om. Vanwege allerlei redenen is het vaak een goed idee om deze data uit je consolidatie-applicatie te houden. Maar al die verschillende bronnen zijn wel een belangrijke bron van ergernissen.

2. Vertragingen in de aanlevering

Bij complexere rapportagestructuren is samenwerking in de keten niet meer uit te sluiten. Zeker bij de wat meer internationaal georiënteerde organisaties, waar vaak ook nog eens strakke deadlines gelden, loop je dan al snel vertragingen op. Afstand tussen kantoren, culturele barrières en simpelweg tijdzones zijn hierbij de vertragende factoren. Helaas is, zeker bij de grotere organisaties, later rapporteren geen oplossing. En uiteindelijk staat dan meestal de finance afdeling op de groep – als laatste in de keten – onder grote druk. Het liefst zou je structuur aanbrengen, maar het lukt maar niet om dit voor elkaar te krijgen.

3. Aanpassingen in de template

Hoe vaak is het je al niet gebeurd dat je een template naar de saleskantoren stuurt om de laatste salesforecast in te vullen, maar dat je de template met een extra toegevoegde kolom terugkrijgt. En dat ook nog eens omdat die ene business developer attent dacht te zijn door additionele informatie op te leveren. Volop goede intenties dus, maar met vervelende gevolgen voor de template. Helaas kom je daar vaak pas achter als je de laatste template voor de groepsrapportage in elkaar hebt gezet en #REF! / #VERW! je rapport kleurt. Begin dan nog maar aan de zoektocht.

4. Belabberde datakwaliteit

Soms voel je je als Group Controller net een schooljuf die langs de velden gaat om de aanleverende entiteiten bij de hand te nemen; van twijfelachtig boekhouden tot inconsistenties in de set, terwijl vaak in de basis de data volgens vooraf te stellen maatstaven beoordeeld kan worden. En je maar al te goed weet dat iedere tijdwinst die gevonden kan worden in de datacollectie-fase, je meer ruimte geeft om je kostbare tijd beter in te zetten.

5. Kopiëren en plakken van gegevens van Excel naar PowerPoint of Word

Zodra de data voor de close is verzameld, afgestemd en gevalideerd door alle key stakeholders is bij menig financial de kous af; het zweet wordt van het voorhoofd geveegd en met een opgeheven (& droog) hoofd keert men terug huiswaarts. Helaas wordt vervolgens het complete securitymodel om zeep geholpen als men de gegevens kopieert naar het managementboekje in PowerPoint of Word. Is niet alleen jammer voor je security, maar introduceert ook nog eens de menselijke fout in je zorgvuldig uitgedachte proces, zonde!

6. Meerdere versies van ‘de waarheid’

De controller van je dochteronderneming in een ander kantoor stuurt je de template van de maand via de mail, maar ziet na het inschieten nog een foutje en stuurt je nog een nieuwe versie toe. Afhankelijk van de grootte van het foutje kan het missen van het tweede mailtje verschillende maten van impact hebben op het comfort van de afdeling Finance. Statustracking en versiebeheer blijven een hekelpunt op het eindstation.

7. Last-minute wijzigingen op de data

Hoe naar is het als dat bewuste mailtje uit punt 6 pas vlak voor de oplevering van de rapportages binnenkomt, waardoor alle afhankelijke tabellen geüpdatet moeten worden? Een nachtmerrie waarvan je als controller ’s nachts badend in het zweet van wakker wordt. Helaas is het ook nog eens de realiteit van alledag, zeker in snel bewegende organisaties met allerlei verschillende interne belangen. We zien gelukkig steeds vaker het ‘boeken dicht = boeken dicht’-beleid, maar dat is niet voor iedere organisatie realistisch.

Hoe neem je deze ergernissen weg?

Als deze ergernissen zo vaak voorkomen, is er vast ook een oplossing voor bedacht, zo zal je je misschien afvragen. Dat klopt. De meeste Performance Managementoplossingen richten zich – in meer of mindere mate – op het voorkomen van handmatig werk, versiebeheer en overkloppen van data.

En sommige softwareleveranciers gaan daar een stapje verder in. Neem bijvoorbeeld CCH Tagetik. Bovenop de handvatten voor processen in het consolidatie- en financial close proces, heeft CCH Tagetik nu ook de Analytical Information Hub. Met het ontwikkelen van deze Analytical Information Hub krijgt ook de integratie van de niet-financiële data volop aandacht.

Gestroomlijnd close proces met Analytical Information Hub van CCH Tagetik

Met de Analytical Information Hub kun je bijvoorbeeld de volgende functionaliteiten inzetten om het proces rondom je close te versoepelen:

• Eenvoudig modelleren, waardoor je losse Excel-sheets in een systeem kunt afvangen.
• Alle informatie in één systeem, met de mogelijkheid tot het maken van geïntegreerde rapporten.
• Geïntegreerde workflow.
• Standaardisering.
• Mogelijkheid om als datawarehouse te gebruiken, met complexe calculaties en interfaces/ETL.
• In combinatie met CO kun je met één druk op de knop je managementpack creëren.

Wat is het fijn als met een gestroomlijnd proces razendsnel een nieuwe trial balance ingeladen kan worden en de afstemmingen opnieuw uitgevoerd kunnen worden, terwijl de impact op de rapportage in Excel & PowerPoint automatisch doorrekend. Daarmee kan zomaar de vereiste om dagen voor je close geen facturen meer te accepteren op de schop worden gedaan.

Hoe lang speel jij nog mens erger je niet?

Herken je deze strubbelingen? En wil je ze snel oplossen? Het zal je misschien verbazen hoe vaak we deze ergernissen tegenkomen, en ook hoe goed ze op te lossen zijn. Bijvoorbeeld met de vaak nog onderbenutte techniek van de Analytical Information Hub. Dit hoeft niet meteen heel kostbaar te zijn, je kunt deze module gebruiken met iedere licentie voor CCH Tagetik Planning & Budgetting. En zeg nou zelf, met onnodige ergernissen moet je toch gewoon zo snel mogelijk stoppen?

Vraag hier je demo aan voor CCH Tagetik Analytical Information Hub.