In het begin van het nieuwe jaar wordt er vol frisse energie toegewerkt naar de afsluiting van het afgelopen jaar. De boeken moeten gesloten worden en het jaarverslag moet worden gemaakt. Maar hoe kun je dit doorgaans tijdrovende proces versnellen en de lengte van de afsluiting verkorten? In dit artikel bespreken we de 5 must-haves op het gebied van financiële close en hoe een goede EPM-tool deze kan realiseren!
1. Procesmanagement
Een goede manier om het hele proces te managen en de voortgang van de controllers bij te houden, is cruciaal in het afsluitingsproces. Hiervoor geldt dat “het proces zo sterk is als je zwakste schakel”. Zolang nog niet alle entiteiten de data hebben gestuurd of ingeladen, kun je niet verder met de afsluiting. Een goede EPM-tool heeft een duidelijk en gebruiksvriendelijk proces ingericht, waarbij een controller via overzichtelijke schermen en met toegewezen taken door het afsluitingsproces heen wordt geleid. Op deze manier wordt het voor de controller gemakkelijk om de data in het systeem te krijgen. Daarnaast kan de group-controller zo eenvoudig het algehele proces bewaken.
2. Data Integratie
Binnen een organisatie kunnen er meerdere grootboeksystemen zijn die als bron worden gebruikt voor de jaarafsluiting. Met een goede EPM-tool moet het mogelijk zijn om meerdere grootboeksystemen vanuit verschillende locaties te integreren én combineren in één platform. Door middel van een krachtige data integratie kan er centraal en/of decentraal een upload gemaakt worden naar de gedeelde “Chart of Accounts”.
3. Intercompany Matching
De afstemming van onderlinge intercompany verhoudingen kan één van de meest tijdrovende processen binnen een organisatie zijn. Met een geïntegreerde intercompany cockpit van een EPM-tool kunnen intercompany-verschillen eenvoudig en snel inzichtelijk gemaakt worden tijdens het afsluitingsproces. Door dit inzichtelijk te maken, creëer je bewustzijn en meer eigenaarschap in de organisatie, waardoor ook het consolidatieproces soepel en minder foutgevoelig zal zijn.
4. Equity Pick-up
Handmatig Equity Pickup doen is een enorm moeilijk, tijdrovend en foutgevoelig proces. Een goede EPM-tool ondersteunt dit en is in staat om vermogensmutaties bij een dochtermaatschappij automatisch te verwerken bij al haar bovenliggende moedermaatschappijen. Dit levert een enorme tijdswinst op in het jaarafsluitingsproces wat je weer kan gebruiken om andere analyses te doen. Meer weten over Equity pick-up? Lees het artikel waarin onze collega Alwin Berkhout de 7 kenmerken van een ideale equity pick-up op een rij zet.
5. Collaborative Disclosure Management
Het opstellen van een jaarverslag wordt vaak gedaan door een aantal schrijvers en meerdere lezers. Met een disclosure-managementoplossing kun je, met meerdere mensen tegelijk, een voor-gedefinieerde template van het jaarverslag maken in Microsoft Office. Met een koppeling naar Word of Powerpoint maak je een directe connectie met de database en kun je alle (geconsolideerde) data met één druk op de knop verversen in het jaarverslag. Wij hebben bij meerdere klanten al gezien dat de druk op dit laatste stuk van het proces wordt opgevoerd door een vertraging bij iedere voorgaande stap. Logisch ook, omdat de verwerking in het verslag een allerlaatste bewerkingsslag is voor de presentatie. Goede EPM-oplossingen kunnen tegenwoordig gelukkig een groot deel van het proces automatiseren. In sommige gevallen zelfs het maken van het hele verslag! Bedrijven die hier stappen in maken, boeken een significante tijdswinst in hun proces.
Ontdek onze CCH Tagetik FIT!
Onlangs hebben wij een unboxing video van de FIT gepubliceerd. In deze video demonstreren wij in vogelvlucht de belangrijkste functionaliteiten van de FIT. Ben je benieuwd? Bekijk hem dan hier!
