Dit is het derde deel in de reeks ‘Empowering spreadsheets met Vena’. In deel één en twee van deze reeks schreef ik dat Excel onverminderd populair is én blijft. Aan de hand van concrete problemen en voorbeelden laat ik daarin zien dat er echter ook belangrijke beperkingen zijn, wanneer je als organisatie alleen op Excel vertrouwt.
Vena Solutions heeft als visie ‘embrace Excel’ en probeert als moderne softwareoplossing dus Excel niet uit te bannen, maar maakt er juist slim gebruik van.
Vandaag deel drie: ‘Datakwaliteit’. Hoe kun je optimaal profiteren van de flexibiliteit van Excel en tegelijk goede datakwaliteit bij spreadsheets garanderen?
Empowering spreadsheets met Vena: Deel 3 Datakwaliteit
Wat is het probleem met datakwaliteit?
Hier gaat eigenlijk nog een belangrijke vraag aan vooraf: wat is datakwaliteit? Ik zou waarschijnlijk een heel verhaal kunnen schrijven over het antwoord daarop maar dat ga ik hier niet doen. Wanneer ik het hier heb over ‘goede datakwaliteit’ dan bedoel ik actuele, volledige en consistente data. Het belangrijkste is dat een organisatie de data goed kan gebruiken voor het beoogde doeleinde. In sommige gevallen zal een enkel foutje helemaal niet zo erg zijn maar in bijvoorbeeld financiële of HR-gegevens vaak wel.
Wanneer je binnen een planproces alleen Excel gebruikt dan betekent dit vaak dat er met meerdere personen in hetzelfde Excel-bestand wordt gewerkt. Ook komt het vaak voor dat iedereen in een eigen bestand werkt en de gegevens dus later samengevoegd moeten worden. In dit soort situaties is het bijna onmogelijk om de datakwaliteit te garanderen.
Er kunnen onbewuste fouten optreden bij het samenvoegen van de data, men overschrijft elkaars versie van het bestand of er gaat iets mis in formules door verkeerde invoer. En als iemand bewust kwaad wil dan is het is vaak eenvoudig om een beveiligd bestand te kraken. Wat het probleem verergert, is dat het later in het proces erg lastig is om te achterhalen dat er iets fout is gegaan. En als dat al duidelijk wordt dan is het een uitdaging om erachter te komen wanneer dit is gebeurd en hoe het gecorrigeerd kan worden.
Beveiliging en audit-trails in Vena
In de vorige twee delen van deze reeks heb ik uitgelegd dat je als eindgebruiker van Vena grotendeels in Excel blijft werken. Hoe kan daarin dan toch de datakwaliteit worden gegarandeerd?
In de basis is dit omdat elk ‘datapunt’ vanuit Excel naar de database van Vena wordt verstuurd. Of het nou gaat om een getal, tekst of bijlage, alles wordt opgeslagen in de database en niet in het Excel-bestand zelf. En Vena kent een hoop mogelijkheden om precies te bepalen wie wat wanneer mag doen.
Fouten voorkomen
Uiteraard is voorkomen ook in dit geval beter dan genezen. Vena zorgt er op een aantal manieren voor dat de data niet vervuild wordt.
Workflows
De eenvoudigste manier om enige beveiliging af te dwingen is via een workflow. Je kunt bij het opzetten van een workflow bepalen wie welke Excel bestanden kan openen, en zelfs met welke ‘filtering’ deze wordt geopend. Zo kun je bijvoorbeeld bepaalde personen koppelen aan hun eigen entiteit of afdeling. Of je zorgt ervoor dat iemand alleen bepaalde grootboekrekeningen kan invullen. In deel één laat ik hiervan een voorbeeld zien.
In Excel templates
Bij het opzetten van een invoer template in Excel kun je vooraf definiëren welke cellen in te vullen zijn. Dit is zelfs dynamisch op te zetten, zodanig dat bijvoorbeeld een periode niet meer in te vullen is nadat deze is afgesloten. Dit voorbeeld heb ik in deel twee laten zien.
Data permissies
Vaak is een combinatie van bovenstaande al ruim voldoende om de data op de juiste manier af te schermen en fouten te voorkomen. Maar wanneer je écht alles dicht wilt zetten dan kun je in de web omgeving van Vena als admin precies de toegang bepalen tot op het allerlaagste niveau.
In bovenstaand voorbeeld definieer ik dat deze gebruikersgroep alleen data mag invoeren op ‘budget’ voor alle entiteiten onder ‘E1000’. Wanneer ik als eindgebruiker dus wel via de workflow in een Excel-bestand kom en een cel is daar in te vullen, dan weerhoudt deze beveiliging mij alsnog van het aanpassen van data:
Als admin kun je op deze manier de beveiliging tot in detail regelen. Een keerzijde hiervan is uiteraard dat er veel onderhoud bij komt kijken als je hier te creatief mee omgaat.
Corrigeren van fouten
Tot zover een aantal beveiligingsfuncties die in veel vergelijkbare softwareoplossingen te vinden zijn. Het kan natuurlijk altijd zijn dat er ergens toch een fout in sluipt en daarom heeft Vena een aantal hele fijne opties om deze te achterhalen en corrigeren.
Audit trail
Je kunt als eindgebruiker vanuit Excel gebruik maken van ‘audit trail’ om precies te zien wie er iets heeft opgeslagen vanuit het template waar je op dat moment in zit. Ik heb vanuit mijn P&L forecast op de knop geklikt en krijg onderstaande pop-up met daarin de gebruiker, het tijdstip en de workflow-stap waarin de actie gebeurd is.
Met de lichtgrijze knop ‘view’ kun je kijken hoe het destijds opgeslagen template precies was gevuld en met ‘compare’ kun je deze afzetten tegen de huidige status.
Drill to saves
Soms ben je benieuwd waar één specifiek getal vandaan komt en dan kan de audit trail wat omslachtig zijn. Een optie die ik zelf erg vaak gebruik is ‘drill to saves’. Door in Excel op een cel te gaan staan en op deze knop te klikken, krijg je inzicht in alle wijzigingen die er op dat specifieke datapunt zijn gedaan:
Een ontzettend handige functionaliteit wanneer je vermoed dat er ergens een fout zit. Je kunt direct zien welk getal er in het verleden op deze plek stond en wie er zaken aan heeft gewijzigd. Ook geeft de functie je direct inzicht in de manier waarop die persoon de wijziging heeft gedaan. Wanneer je zelf een foutje hebt gemaakt dan kun je dus altijd terughalen wat het juiste getal was. En als je het zelf niet was dan kun je gelijk met de juiste collega contact opnemen.
Automatische back-up
Als bovenstaande opties allemaal niet voldoende blijken dan is er altijd nog een laatste redmiddel vanuit Vena. Je kunt (met de juiste rechten) alle historie vanuit je hele database exporteren. Je kiest een datum en zelfs tijdstip, en exporteert dan de gegevens die er op dat moment in stonden. Deze functie blijkt in de praktijk vooral handig wanneer er een grotere fout is gemaakt die veel data heeft vervuild. Als organisatie heb je dus de mogelijkheid om altijd data terug te halen vanuit het verleden.
Meer weten over datakwaliteit?
Bij een planproces in Excel ga je onvermijdelijk tegen problemen met datakwaliteit aanlopen. Het verschilt per organisatie en proces of dat echt een probleem is. Met bovenstaande voorbeelden laat ik zien hoe je met Vena de datakwaliteit enorm verbetert zonder direct de flexibiliteit van Excel op te offeren.
Meer weten over Vena? Kom naar onze Online Workshop Plannen met Vena op 20 juli a.s. Daar laten we je in een ochtend zien hoe je de flexibiliteit van Excel kunt combineren met de betrouwbaarheid en moderne functionaliteiten van Vena.
De blogs over Empowering Spreadsheets met Vena:
1. Workflow- & procesbegeleiding
2. Presentatie van data
3. Datakwaliteit
4. Integratie van data
5. Performancewinst
