Empowering spreadsheets met Vena: Deel 4 Integratie van data

Dit klinkt nogal technisch en veel fanatieke Excel-gebruikers willen zich hier helemaal niet mee bezig houden. Toch kun je in veel (financiële) planprocessen niet om data-integratie heen, zoals je zult weten wanneer je zelf één of meerdere planningsmodellen in Excel beheert. Daarom dit keer een wat technischer onderwerp in deze blogreeks.

Wat is het probleem?

Je hebt in een planproces vrijwel altijd te maken met ‘actuals’ of ‘realisatie’. Denk bijvoorbeeld aan de huidige stand van je personeelsbestand of de financiële resultaten van de afgelopen maand. Op basis van deze actuals ga je plannen. Daarnaast komt het regelmatig voor dat de output van het proces (de uiteindelijke planning) ergens in een dashboard of data warehouse terecht moet komen. Dat betekent: integratie met bronnen en eventuele doelsystemen.

Excel kan tegenwoordig behoorlijk veel op dit gebied dus er hoeft geen probleem te zijn. Maar stel dat je actual data frequent moet ophalen uit verschillende IT-systemen en op basis daarvan moeten meerdere teams aan de slag gaan met een planning. Ga je dit inrichten in één bestand of worden het dan meerdere gekoppelde Excel-bestanden? Gaat dat nog steeds goed met datasets van miljoenen rijen? En hoe is dit qua rechten en security goed in te richten? Kortom, er zijn best een paar uitdagingen te bedenken die in Excel niet heel simpel op te lossen zijn.

Data-integratie in Vena

In de eerste drie delen va de reeks beschreef ik hoe je als eindgebruiker met Vena de enorme flexibiliteit van Excel houdt, en tegelijk gebruik maakt van een betrouwbare database. Onderstaande afbeelding geeft dat schematisch weer.

Importeren van data

Als ‘eindgebruiker’ binnen het planproces werk je in Excel met verschillende invoerschermen en rapporten. Bij het openen of verversen van zo’n bestand heb je altijd de actuele data voor je. Die database kan dus handmatig gevuld worden vanuit Excel en tegelijkertijd aan de achterkant door allerlei andere bronnen.

Wanneer je data uit je ERP systeem of een andere bron nodig hebt dan leg je eenmalig een koppeling tussen deze bron en Vena. Je hebt in Vena de mogelijkheid om data op te schonen met extra bewerkingen of tussenstappen, of kunt ervoor kiezen om alles rechtstreeks in te laden.

Eindgebruikers hoeven zich in ieder geval nooit meer druk te maken om de status en juistheid van actuals. Steeds wanneer zij een rapport in Excel openen zien ze de actuele gegevens die gevoed worden door een stabiele import.

Exporteren van data

Wat we ook vaak zien, is dat de output van een planproces breder wordt gebruikt dan alleen in de Excel-bestanden waarin gepland wordt. In de schematische afbeelding staat PowerBI, een veelgebruikte oplossing voor dashboarding, als voorbeeld.

Nu is het absoluut geen probleem om data vanuit een los Excel bestand in PowerBI te krijgen. Sterker nog, dat is zelfs heel makkelijk. Maar wanneer het gaat om een gedeeld bestand dat op een gedeelde locatie staat, kan dit behoorlijk foutgevoelig zijn. Met Vena hoef je je hier als eindgebruiker geen zorgen over te maken. Je kunt rapportages en invoerschermen in Excel naar hartenlust aanpassen, zonder dat dit directe impact heeft op de gelegde koppeling.

Nice to haves

Door het opzetten van stabiele koppelingen neem je al een hoop potentiële Excel-problemen weg terwijl eindgebruikers in Excel blijven werken. Daar bovenop heeft Vena een aantal hele fijne ‘nice to haves’ die ondersteuning bieden bij het opzetten van een planning.

Zo kun je op één plek al je historie van imports en exports vinden, met daarbij de mogelijkheid om altijd alle details terug te vinden. Handig om precies te weten tot wanneer bepaalde data is bijgewerkt.

Vaak bevat een ERP systeem veel meer detail dan nodig is voor je planning. Je wilt bijvoorbeeld wel weten hoeveel persoonskosten of omzet jouw afdeling heeft gemaakt maar hoeft niet direct de losse personen of verkopen te zien. In Vena worden alle details ingeladen in een achterliggende transactietabel. Dit betekent dat je niet alles mee hoeft te nemen in je planningsmodel maar dat gebruikers via ‘drill transactions’ wel de details achter een bepaald getal kunnen zien.

Meer weten over data-integratie of Vena?

Binnen een wat uitgebreider planproces zul je te maken krijgen verschillende bronnen en koppelingen. Excel heeft op dit gebied tegenwoordig veel mogelijkheden maar uiteindelijk lopen veel organisaties tegen de grenzen aan. Met Vena haal je deze grenzen weg terwijl je als gebruiker nog steeds in Excel werkt.

Op 18 mei geven we een webinar over plannen in Excel met Vena. Schrijf je hier in.

De blogs over Empowering Spreadsheets met Vena:

1.       Workflow- & procesbegeleiding
2.       Presentatie van data
3.       Datakwaliteit
4.       Integratie van data
5.       Performancewinst