• Leuker kunnen we het wel maken, maar liever makkelijker

Zorginstellingen zijn vaak niet goed voorbereid op het bepalen van een goede bekostiging. Afspraken worden gebaseerd op vluchtig gemaakte schattingen. In dit artikel leggen we uit hoe je wél grip kan krijgen op de bekostiging: met een data gedreven aanpak. Een data gedreven aanpak bestaat uit het inzicht krijgen in data en zorgproces. Dit gebeurt met process mining technieken en het aanpakken van de kwaliteit en kwantiteit van de data. Hiermee kan een goede prestatiebekostiging worden opgesteld.

Door Job Achterkamp, april 2018

Hoe houden we de bekostiging in de zorg onder controle? Dit is het thema van deze serie artikelen, waarvan dit artikel het tweede deel is. De essentie van deze serie is om met een data gedreven aanpak inzicht te verschaffen in hoe we de komende jaren grip kunnen krijgen op de zorgkosten. Lees het eerste deel hier terug.

De Belastingdienst gebruikt al jaren de spreuk “Leuker kunnen we het niet maken, maar wel makkelijker”. De belastingaangifte is niet leuk en dat zal het nooit worden. Wel probeert de Belastingdienst het werk zo simpel mogelijk te maken, een nobel streven. Het omgekeerde is het geval bij de bekostiging in de zorg. ‘Leuker’ kunnen we de bekostiging wel maken, maar dit is niet wenselijk. Wat wel wenselijk is, is om de bekostiging makkelijker te maken en daarmee uiteindelijk beter.

Kunst en vliegwerk

Bij veel zorginstellingen en verzekeraars is de bekostiging nog veel kunst en vliegwerk. Kostprijzen moeten snel worden bepaald. Afspraken met de NZa, verzekeraars en de branche moeten nú worden gemaakt. De hieruit geboekte resultaten lijken leuk, maar zijn alleen leuk voor de korte termijn. De afspraken met de toezichthouder en verzekeraars drijven namelijk op de kurk van informatie over de geleverde zorg. De hele financiële zekerheid is hierop gebaseerd. Helaas is die informatie bij veel zorginstellingen niet gemaakt van kurk, maar van los zand. Alle informatie is snel bijeen geraapt en beslissingen zijn gebaseerd op vluchtige en oppervlakkige analyses. Hoe krijgen we het voor elkaar dat we van los zand wél kurk maken?

“Zorgverleners hebben vaak uiteenlopende redenen om hun behandelingen anders te registreren dan eigenlijk bedoeld is.”

(Be)grip op je data

Een solide prestatiebekostiging begint bij stil staan bij de huidige situatie: maak eerst een zorgvuldige analyse van hoe de zorg geleverd wordt. De zorg die cliënten en patiënten krijgen, is vaak een aaneengesloten serie van behandelingen. Om dit goed inzichtelijk te krijgen is een praktische analyse nodig van zorgdata van wanneer welke behandelingen elkaar opvolgen en welke varianten van behandelmethodes er geleverd worden.  De ideale methodiek om het zorgproces me te analyses is process mining. In het volgende artikel uit deze serie zal ik meer vertellen over wat process mining is en wat het kan opleveren.

Nadat de eerste analyses zijn gemaakt, is het tijd om in de data te duiken. Stel kritische vragen bij de data die je gebruikt om tot de bekostiging te komen:

  • Waar komt deze informatie vandaan?
  • Is datgene wat geregistreerd is volledig?
  • Hebben we alle benodigde data voorhanden?
  • Weerspiegelt de data ook echt de zorg die geleverd is?
(Be)grip op je zorg

Om echt tot een goede analyse te komen, is niet alleen begrip nodig van de data, maar vooral van de zorg. Goede communicatie met de zorgverleners is daarom van belang. Stel ook hier kritische vragen:

  • Welke zorg leveren we?
  • Voor wie doen we dat?
  • Hoe ziet het zorgproces er volgens de zorgverleners uit?

Vanuit het antwoord op dit soort simpele vragen moet er worden uitgezocht hoe deze zorg wordt vertaald in data. Zorgverleners hebben vaak uiteenlopende redenen om hun behandelingen anders te registreren dan eigenlijk bedoeld is. Bijvoorbeeld bij het registreren van een bepaald ziektebeeld, waar meerdere ziektebeelden mogelijk zijn. Goede gesprekken met de zorgverleners zijn daarom noodzakelijk.

“Het is maar al te aanlokkelijk om je te verliezen in het verbeteren om het verbeteren.”

Bewust verbeteren

Als de zorg helder is en de herkomst van de data ook, is het tijd om de kwaliteit en kwantiteit van data te verbeteren. Dat begint weer bij de bron: zorg dat de data (goed) geregistreerd wordt. Vervolgens moet deze data ontsloten worden en samenkomen in één informatiebak/datawarehouse. Het gaat om het einddoel: als het hele proces van registratie tot analyse goed staat, kan data eventueel nog worden verrijkt bijvoorbeeld met informatie over afdelingen, medewerkers of cliënten. Blijf ondertussen bewust van het einddoel: de prestatiebekostiging. Het is maar al te aanlokkelijk om je te verliezen in het verbeteren om het verbeteren.

De data staat klaar… tijd voor de échte inzichten. Nu komt process mining echt uit de verf en kan er geprofiteerd worden van de data gedreven aanpak.  Met behulp van process mining kan je nu inzichten krijgen zorgen voor grip op de zorg:

  • Welke zorgpaden worden er belopen?
  • Hoeveel variatie in het behandelen van hetzelfde ziektebeeld is er?
  • Kunnen we deze variatie verklaren of kunnen we het zorgproces versimpelen?
  • Kunnen verschillende locaties in het land van elkaar leren?
  • Hoe kunnen we zorgpaden clusteren zodat deze kunnen worden gelabeld als prestatie?
Dynamisch inzicht

Allemaal vragen om uiteindelijk te komen tot de uiteindelijke vragen: welke kosten hangen we aan welk zorgpad? De inzichten die zijn gemaakt met process mining kunnen doorlopend worden gemaakt. Process mining maakt de bekostiging de komende jaren een stuk makkelijker. Dat laat niet staan dat je blijvend in gesprek moet blijven met zorgverleners, gezien de veranderende natuur van de zorg. Het verzamelen, onderhouden en verbeteren van de data moet ook goed worden geborgd. Dit is een voorwaarde om de bekostiging een blijvend succes te maken. Met een data gedreven aanpak wordt de bekostiging snel, makkelijk, en misschien… zelfs leuk.

In het volgende artikel laat ik zien hoe process mining de geleverde zorg aan het licht brengt. Ik leg ook uit welke voordelen dat heeft en geef een aantal adviezen voor goed toepassen van process mining. Process mining is bij de massa nog een grotendeels onbekende methodiek en de manier van analyseren, met de processen centraal, is echt anders dan de gangbare analyses met Excel, Power BI of Python.  Meer weten over wat een data gedreven aanpak voor jouw organisatie kan betekenen? Laat het ons weten!

Cost & Profitability ManagementKeten- & Procesoptimalisatie Zorg