Ontwikkeling van consolidatie(oplossingen)

Alwin: Consolideren is eigenlijk al 20 jaar hetzelfde. De tooling heeft zich natuurlijk enorm ontwikkeld, en er zijn inmiddels veel verschillende smaken aan consolidatieoplossingen. Inhoudelijk zijn er echter maar weinig veranderingen geweest sinds ik de consolidatie deed met 14 kolommen papier.

Stijn: Eens, dat zie ik ook. Sinds een jaar of 10 is de cashflow als stuurinformatie belangrijker geworden, maar verder gaat het nog steeds om optellen en elimineren. Toch is het in de praktijk vaak een complex proces. Hoe zie jij dat?

Toenemende complexiteit

Alwin: Absoluut. Consolideren gaat over de details; alles moet kloppen. Als je slechte kwaliteit input hebt, wordt het een lastige puzzel om tot een goede consolidatie te komen. En last minute wijzigingen in de cijfers of entiteitstructuren helpen zeker niet. Maar ik zie ook dat veel organisaties onnodig veel willen. De complexiteit zit dan in de verkeerde dingen.

Stijn: Het is soms te uitgebreid. Er zijn meer journaalposten dan nodig, of een kwartaalforecast met zoveel details die niets toevoegen. Ik zag laatst een managementinformatie-package met 150 KPI’s; daar kun je helemaal niet op sturen. Bovendien vragen sommige KPI’s om een calculatie van 24 bladzijden. Dat kun je wel berekenen, maar dan weet niemand meer wat het betekent.

Alwin: De beoogde informatiepiramide is nog te vaak een kolom. Eigenlijk zou de informatie bij elke laag hoger in de organisatie minder gedetailleerd moeten worden. Veel CFO’s zitten echter teveel op de details, waardoor zij voor de zekerheid alle informatie aangeleverd krijgen. Dat gaat dan soms om vele tientallen pagina’s. In het verleden heb ik weleens bij elke rapportageronde meer details weggelaten, waardoor de rapportage steeds een paar pagina’s minder werd. Niemand die het merkte.

Stijn: En veel detail leidt tot een vicieuze cirkel; elk detail zorgt voor meer vragen, waardoor je meer details gaat opleveren. Een nieuwe man of vrouw in de financiële top heeft vaak impact op de consolidatie en de managementinformatie; een wijziging in de aansturing van de business vraagt om andere informatie. Het type organisatie speelt ook een rol. Een familiebedrijf – waar meer op gevoel gestuurd wordt en waar minder tijdsdruk heerst – heeft minder behoefte aan veel details dan een private equity-investeerder. Acquisities, overnames en een beursgang zorgen allemaal voor een complexere consolidatie en managementinformatiebehoefte.

Alwin: Interne factoren hebben zeker invloed op de complexiteit. Maar ook externe factoren, zoals wijzigingen in GAAP, tax-wetgeving of XBRL.

Beheersbaar consolidatieproces

Stijn: Hoe kun je het dan toch eenvoudiger maken? Zelf denk ik dat het betrekken van de gebruikers veel kan schelen. Bijvoorbeeld door niet alleen te nemen van, maar ook te geven aan de business. De holding vraagt vaak veel cijfers voor de consolidatie, maar lokaal hebben ze behoefte aan andere informatie. Daar gaat het vooral om managementinformatie.

Alwin: Als je iets terug kunt geven, betrek je de lokale vestigingen veel meer bij het proces. Ik ken een organisatie waar naast de geconsolideerde maandrapportages dezelfde rapporten, maar met meer detail en inclusief tekstuele toelichtingen, ook op lokaal niveau beschikbaar zijn. Dat betekent wel meer data, maar je krijgt er de motivatie van de vestigingen voor terug.

Stijn: We hebben het nu vooral over de inhoudelijke aspecten van consolideren, maar we kunnen Disclosure Management niet buiten beschouwing laten als we het hebben over het betrekken van mensen. Disclosure Management is weliswaar een technische ontwikkeling, maar het heeft zoveel invloed op de samenwerking tussen de verschillende afdelingen. Het proces wordt meer gestructureerd, en daarmee de output en de cijfers ook. En mensen zijn veel minder tijd kwijt aan knip- en plakwerk en versiebeheer. Eigenlijk had ik wel verwacht dat het sneller zou opkomen.

Alwin: En met Disclosure Management kun je maandelijks sneller rapporteren. Maandelijkse rapportages helpen om het hele proces minder complex te maken. Je benut dan de kracht van de herhaling; als je iets elke maand doet, is het makkelijker dan wanneer je het één keer per kwartaal of zelfs maar één keer per jaar doet. Ook kun je dan maandelijks kijken of echt alle details nodig zijn. Het zou toch mooi zijn als we overal van een rapportagekolom naar een echte informatiepiramide kunnen komen.

Verder praten?

Ook in gesprek met Stijn of Alwin? Neem contact op via stijn.gabriels@finext.nl of alwin.berkhout@finext.nl