• Changemanagement in finance – hoe krijg je je mensen mee?

Finance van de toekomst komt snel dichterbij. Dat betekent wel wat voor de financiële functie binnen jouw organisatie. Niet alleen voor de systemen en processen, maar ook voor de mensen. Om je klaar te maken voor de toekomst, kun je vandaag al stappen zetten. Soepel, sterk en slim word je namelijk niet zomaar. Dat vraagt om gerichte veranderingen. Maar hoe krijg je iedereen mee in zo’n verandering? En hoe zorg je voor een gerichte aanpak?

Door Maarten Bronda, november 2019

Het financiële vakgebied is volop in beweging. Dat biedt mooie kansen. Als je een slimme financiële functie neerzet, ga je nog meer toegevoegde waarde leveren. Maar hoe neem je je mensen mee in dit verandertraject? En hoe doe je dat zorgvuldig en stapsgewijs? Kortom, hoe pak je changemanagement in finance aan?

De kenmerken van changemanagement in finance

Veranderen vraagt om een doordachte aanpak. Voor changemanagement in finance geldt dit nog sterker. Het gaat om specifieke uitdagingen, die te maken hebben met de uiteenlopende activiteiten binnen de financiële functie. Op hoofdlijnen heeft een financiële afdeling drie taken. De eerste taak betreft het efficiënt laten draaien van de cashmachine in de onderneming. Een tweede belangrijke taak is het voldoen aan wet- en regelgeving en andere eisen van stakeholders. De derde taak van een financiële afdeling is een actieve rol in het versterken van de concurrentiekracht van de onderneming. Deze taak bestaat uit het voorspellen van wat er komen gaat en daarbij passende acties definiëren.

Deze drie taken zijn een abstractie van de verschillende rollen die een financiële afdeling nodig heeft:

De verschillende rollen voor changemanagement in finance

Een aantal factoren maken changemanagement in finance complex. Allereerst vraagt elk van de rollen in het overzicht om specifieke competenties en vaardigheden, die zich ontwikkelen samen met de ontwikkeling van de financial professional. Ten tweede lopen deze rollen vaak nog erg door elkaar heen. Ten derde is nog niet elke financial zich bewust van zijn of haar eigen talenten, en welke rol daar het beste bij past.

Stapsgewijze aanpak voor changemanagement

De stap van een abstracte rol naar individuele financieel professionals laat dit plaatje leven. Zeker binnen kleinere afdelingen, waar meerdere rollen bij één individu zijn belegd. Daarom is bewust kiezen welke rollen een individuele medewerker in zijn functie heeft cruciaal. Als je changemanagement binnen finance wilt laten slagen, is het belangrijk om in verschillende dimensies veranderingen door te voeren, van het individu tot het team.

Daarnaast is het essentieel dat er een verbinding is met andere projecten, bijvoorbeeld implementaties van Performance Managementoplossingen of projecten rondom de optimalisatie van processen. In de praktijk is de grootste valkuil dat als gevolg van tijdsdruk sommige stappen of verbindingen worden overgeslagen. Daardoor verlies je veel aan kracht en souplesse. Alleen door vanuit een overkoepelende visie alle stappen te zetten én met elkaar te verbinden, ontstaat een geïntegreerde aanpak.

Stap 1: Bewustwording

De eerste stap in een veranderprogramma gericht op versterking van de rol van een financiële afdeling is bewustwording rondom de taken en de rollen per medewerker.

Deze bewustwording is het startpunt voor meerdere onderwerpen binnen het verandertraject:

  • Geschiktheid van het competentieprofiel van een individu in relatie tot de rollen.
  • In kaart brengen van ambities om te groeien in andere rollen dan de huidige.
  • Noodzaak voor training en opleiding passend bij de huidige en toekomstige rollen.
  • Passende middelen voor de verschillende rollen en de mogelijkheden van automatisering van taken met een lage toegevoegde waarde.
  • Mogelijkheden om gecoacht te worden in een nieuwe rol.
  • Teamsamenstelling en teamdynamiek.

Middel: Analyse van de individuele tijdbesteding helpt in de bewustwording; welke rol of rollen zijn van toepassing, en waar liggen knelpunten.

Stap 2: Ambitie

Nadat de eerste stap van bewustwording is doorlopen, is het tijd voor de ambities. Hierbij gaat het om ambitie op twee niveaus. Op het eerste niveau gaat het over de ambitie als gehele financiële functie. Bij deze ambitie is de relatie met de rest van de onderneming en de verwachtingen van een financiële functie van belang. Niet alleen duidelijkheid krijgen over de positie van de financiële functie, maar ook het elimineren van overspannen verwachtingen helpen de samenwerking met de rest van het bedrijf.

Het tweede niveau is individueel. Zolang de ambities van een individuele medewerker passen binnen de ambities van de onderneming, is er sprake van een loyale medewerker. Op dit tweede niveau is ambitie een breed begrip. Van waardering en beloning tot groeimogelijkheden en opleidingen.

Middel: Finance fitness test, een specifiek ontwikkelde methode om inzicht te krijgen in individuele voorkeuren en het niveau van financiële kennis.

Stap 3: Definitie van ontwikkelpaden

Als je stap 1 en 2 combineert, ontstaat er inzicht in het verschil tussen de huidige situatie en de ambitie, zowel als gehele financiële functie als per individu.
Voor de gehele financiële functie gaat het over meer of minder nadruk op bepaalde rollen, de toekomstige invulling van deze rollen en de randvoorwaarden die nodig zijn om de rollen op hoog niveau te kunnen invullen. Zo is de invloed van digitalisering per rol verschillend. Niet alleen transactieverwerkende processen, maar ook rapportage- & planningsprocessen worden meer en meer geautomatiseerd. Dit is sterk van invloed op de hoeveelheid ‘productiewerk’ van een financieel professional. Er is een verschuiving gaande naar werkzaamheden die betrekking hebben op de inrichting van financiële processen, het verbeteren ervan en in de richting van het interpreteren van uitkomsten.

Bij het maken van het ontwikkelpad van de financiële functie ontstaat vaak frictie met de ambities van één of meer individuen. Een pijnlijke, maar soms ook bevrijdende conclusie. Als dit het geval is, komt zorgvuldige begeleiding naar een nieuw ontwikkelpad bij een andere werkgever aan de orde.

Voor de medewerkers waarvan de ontwikkelpaden wel samenvallen wordt een individueel plan gemaakt. Bijvoorbeeld met afspraken over de te verwachten prestaties, opleidingen en loopbaan perspectieven. Ook hebben de meeste bedrijven wel een vorm van performance evaluatie, die ingezet kan worden voor de individuele ontwikkeling. Scherpe afspraken binnen dit kader en oog voor individuele verschillen levert de grootste kans op retentie en groei. Vervolgens kun je nieuwe verbindingen vormen door elke medewerker naast zijn vaste pakket aan werkzaamheden ook te binden aan een (verander)project. Deze verbindingen ontstaan zowel op de inhoud als tussen medewerkers die normaal niet samen werken.

Middel: Teamrollen, bijvoorbeeld Profile Dynamics
Middel: Finext overzicht van rol- & competentieontwikkeling

Stap 4. Evaluatie en aanpassingen

Na het doorlopen van de eerste drie stappen zijn we er nog niet. Het is belangrijk om de verandering te blijven borgen. Minimaal jaarlijks tijd besteden aan de gemaakte plannen levert vertrouwen in elkaar en in de gemeenschappelijk capaciteit om te groeien op. Successen vieren hoort hierbij.

Middel: Maandelijkse zeepkist sessies
Middel: Jaarlijks evenement

Samen naar de top

Als je de financiële functie binnen jouw organisatie in beweging wilt brengen, is het cruciaal om verder te kijken dan alleen de organisatiedoelen. Kijk ook naar de verschillende rollen binnen finance. Wanneer komen jouw mensen tot hun recht? Wat hebben ze daar voor nodig? En welke rollen moeten nog ingevuld worden? Vervolgens kun je met een doordachte aanpak – waarin ook de samenhang met projecten rondom tooling en processen geborgd is – snel meters maken. Zo kun je de individuele ambities met de ambities van de organisatie samenbrengen. En klim je samen naar de top.

Consolidatie & Corporate ReportingCost & Profitability ManagementKeten- & Procesoptimalisatie