Catch Up – SAP IBP

De wereld van Performance Managementoplossingen is volop in ontwikkeling. Nieuwe softwarespelers komen op. En de bekende vendors komen met nieuwe oplossingen. Bij Finext evalueren we de mogelijkheden en ons portfolio dan ook continu. Wat bieden deze nieuwe oplossingen? En hoe bewijzen ze zich in de praktijk? In de Catch Up-reeks nemen we de proef op de som. Deze editie houden we SAP Integrated Business Planning (IBP) tegen het licht.

Door Patrick Tullemans, april 2018

SAP Integrated Business Planning in één zin

De nieuwste cloud-oplossing van SAP voor de supply chain.

Liever de samenvatting? Klik hier voor de infographic.

De top-3 features van SAP IBP

Elke Performance Managementoplossing helpt je om meer inzicht te krijgen, bijvoorbeeld in de financiële cijfers en het presteren van de organisatie. SAP IBP uiteraard ook. Maar wat is nu echt bijzonder aan deze oplossing?

1. Eén platform

Binnen SAP IBP komen de plannen van de verschillende afdelingen uit de keten van sales & operations samen in één platform. Alle applicaties die voorheen geschikt waren voor een specifieke afdeling binnen deze keten, zijn nu binnen één pakket samengebracht. De historie van deze oorspronkelijke applicaties is op een prettige manier nog tastbaar; we ervaren bijvoorbeeld dat dat de behoefte per afdeling goed is meegenomen in het platform.

2. Realtime

Deze nieuwe tool is gebaseerd op SAP HANA en dat merk je. Grote hoeveelheden data kun je direct doorrekenen; de calculaties zijn realtime. En zelfs als je een wijziging niet aanpast in de database, rekent de tool toch het hele model door.

3. What-if scenario’s

Als gebruiker kun je eenvoudig afwijkende scenario’s doorrekenen. Het maken van deze scenario’s gaat snel en is gebruiksvriendelijk. In verschillende lagen van het plan kun je varianten maken, zodat je als gebruiker kunt zien wat de effecten zijn voordat je het doorvoert.

Bij welk type organisatie past SAP IBP?

Deze oplossing is vooral interessant voor productieorganisaties die meer grip willen krijgen op hun supply chain. De kracht van deze tool ligt in het afstemmen van de verschillende afdelingsplannen, zoals productieplannen, marketingplannen, geschatte afnames, voorraadbeheer en logistiek.

Deze cloudoplossing kun je zien als de opvolger van SAP S&OP (Sales & Operations Planning). Voor organisaties die op dit moment SAP S&OP gebruiken, of organisaties die nu nog vooral Excel gebruiken voor hun planprocessen, is dit platform dan ook de logische volgende stap. Maar ook als je verder geen SAP gebruikt binnen je organisatie, kun je deze oplossing inzetten. SAP geeft zelf aan dat het veel tijd en aandacht aan koppelingen met andere systemen heeft besteed.

Voor wie is SAP IBP interessant?

Als connected planning-oplossing is SAP IBP volgens ons vooral geschikt voor de afdelingen binnen jouw organisatie die iets met planning doen. HR en finance zijn hierin de buitenbeentjes, aangezien hier aparte planningsmodules voor zijn. Denk bijvoorbeeld aan SAP BPC voor de financiële planning.

Overigens zien we in de praktijk dat sommige organisaties ook hun financiële planning in SAP IBP doen. Dit werkt wel, omdat de tool vrij flexibel is, maar is eigenlijk niet waar het voor bedoeld is.

De opbouw van de licentiestructuur maakt dit platform ook geschikt voor organisaties die klein willen beginnen. De licenties zijn namelijk opgeknipt per afdeling. Dit betekent dat je kunt beginnen met de functionaliteiten voor één afdeling, en daarna geleidelijk kunt uitbreiden naar meer afdelingen.

In de praktijk zien we deze aanpak vaak. Een organisatie neemt dan eerst de licentie af voor bijvoorbeeld supply & demand of inventory en brengt dit plan over. Zodra dit goed verloopt, stapt de volgende afdeling over met haar plan. Overigens is er bij deze aanpak geen vaste route qua afdelingen, het is maar net waar de grootste behoefte aan een nieuwe oplossing is.

Fijne functionaliteiten

Uit onze tests blijkt dat de planningsfunctionaliteiten goed en snel werken. Een aantal functionaliteiten zijn zo prettig, dat we ze graag extra belichten:

  • De data-integratie is eenvoudig. De data hoeft niet per se uit een SAP-systeem te komen, ook andere systemen kun je aan het platform koppelen. Dit hebben we nog niet zelf in de praktijk ervaren, maar SAP geeft aan dat ze dit een belangrijk punt tijdens de ontwikkeling vonden.
  • Voorgedefinieerde templates, waarin al standaardalgoritmes zijn opgenomen. Daarnaast kun je ook je eigen algoritmes inbouwen.
  • De hele omgeving is webbased. Ook zijn er mogelijkheden om informatie te delen via een portal. Of mensen binnen de organisaties de portal daadwerkelijk gaan gebruiken, moet de tijd nog leren.
  • De invoer is in Excel, en rapportages kunnen eventueel ook via Excel. Dit helpt enorm in de gebruiksvriendelijkheid; Excel is heel herkenbaar voor het overgrote deel van de gebruikers.
  • De ‘supply chain control tower’: een dashboard met een overzicht van alle plannen. Hier kun je per plan doorklikken, zodat je het hele proces kunt zien.

Implementatie en beheer

De basismodellen bevatten al veel standaardisatie, gebaseerd op best practices. Hierdoor kun je je processen laten leunen op de voorgedefinieerde templates. Dit maakt de implementatie en het beheer sneller en makkelijker. Wil je liever je eigen proces inrichten? Dat kan ook.

Het platform is volledig in de cloud, waardoor je geen versiebeheer of updates hoeft te doen. Wel heb je voor de dagelijkse dingen functioneel beheer nodig.

De toekomst

SAP IBP is een relatief nieuw product. Voor de toekomst verwachten we dat er nog nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd. Denk bijvoorbeeld aan manieren om makkelijker samen te werken binnen het platform, verbeteringen rondom het procesmanagement en betere snapshots van key figures voor rapportages.

Daarnaast verwachten we dat SAP in de nabije toekomst tijd besteed aan het verder ontwikkelen van de achterkant van het platform. We denken dan aan het verder versimpelen van het inrichten van de tool, om zo nog beter de supply chain-processen te kunnen ondersteunen.

Peilmoment

De ontwikkelingen rondom SAP IBP gaan continu door. Zo komen er elk kwartaal nieuwe releases en geeft SAP aan hierbij de feedback van de gebruikers mee te nemen. Wij hebben versie 18.02 aan de tand gevoeld.

Plannen, Budgetteren & Forecasten SAPSAP Integrated Business Planning