Catch Up – Anaplan

De wereld van Performance Managementoplossingen is volop in ontwikkeling. Nieuwe softwarespelers komen op en de bekende leveranciers komen met nieuwe oplossingen. Bij Finext evalueren we de mogelijkheden en ons portfolio dan ook continu. Wat bieden deze nieuwe oplossingen? En hoe bewijzen ze zich in de praktijk? In de Catch Up-reeks nemen we de proef op de som. Deze editie praten we je bij over Anaplan.

Door Jethro van der Veer, Stef Jansen in de Wal, juni 2017

Anaplan in één zin

Dit platform in de cloud geeft multidimensionale analyse- en planningsmogelijkheden binnen een intuïtieve omgeving.

Liever de samenvatting? Klik hier voor de infographic.

De top-3 features van Anaplan

Elke Performance Managementoplossing helpt je om meer inzicht te krijgen, bijvoorbeeld in de financiële cijfers en de KPI’s van de organisatie. Anaplan uiteraard ook. Maar wat is nu echt bijzonder aan deze oplossing?

1.    Razendsnel

Alle calculaties en data zijn beschikbaar in de cloud. Dit heeft twee implicaties: enerzijds kunnen gebruikers continu in het model werken, waarbij ze altijd de laatste versie tot hun beschikking hebben. Anderzijds neemt de cloud performance issues weg; elke aanpassing in data of calculatie wordt onmiddellijk doorgerekend, zelfs als de aanpassing impact heeft op miljoenen cellen. Hierdoor hebben wijzigingen geen invloed op de lokale performance van de computer. De data is zonder refresh direct voor elke gebruiker beschikbaar; live en realtime.

2.    Volledig dynamisch

Er is geen limiet aan het aantal dimensies dat toegevoegd kan worden. Wijzigingen in het datamodel zijn door gebruikers met een ‘model-builder’-licentie zelf door te voeren; in de praktijk zien we dat dimensiewijzigingen binnen enkele seconden worden doorgevoerd en realtime doorgerekend.

3.    Toegankelijk

Een aantal kenmerken maken de tool toegankelijk, zowel voor de gebruiker als voor de organisatie. Ten eerste is er geen server of beheer nodig, alleen een pc met een browser. De analyse- en planningsoplossing is op elk device te gebruiken, zelfs via de mobiele telefoon. De meeste gebruikers zien we echter vooral nog via de pc werken, zeker voor de dagelijkse plannings- en analyseactiviteiten. Daarnaast is de Excel-look & feel gebruiksvriendelijk. In de praktijk zien we dan ook dat gebruikers na enkele dagen training zelf rapporten en grafieken durven te maken.

Bij welk type organisatie past Anaplan?

Deze oplossing is vooral interessant voor organisaties met complexe plannings- en analysebehoeften. We denken dan bijvoorbeeld aan organisaties die op detailniveau willen kunnen plannen en analyseren, of aan organisaties die calculaties willen doen met grote hoeveelheden data. Voor een kleinere organisatie met een meer rechttoe-rechtaan planningsbehoefte vinden we Anaplan wat minder geschikt. Vooral ook vanwege het bijbehorende pricingmodel.

Daarnaast past Anaplan ook goed bij organisaties die vooral focussen op hun planningsproces en een eenvoudige consolidatie kennen. Zoek je een volwaardig EPM-platform met bijvoorbeeld zwaardere consolidatiefunctionaliteit, dan adviseren we je een deurtje verder te zoeken.

De gerichte apps uit de Appstore van Anaplan maken het platform bovendien interessant voor organisaties met een specifieke informatiebehoefte. Zo ontwikkelde Finext samen met The Resource de Corporate Tax Reporting App, waarmee bedrijven hun kwartaal- en jaarrapportages voor tax kunnen automatiseren. Finext heeft ook een statistische forecasting app ontwikkeld, waarmee op basis van actuele data diverse methoden worden toegepast om forecast data te generen. Andere voorbeelden van apps zijn: Financial planning, Salesplanning, HR Budgeting.

Voor wie is Anaplan interessant?

Als platformoplossing is Anaplan volgens ons voor verschillende rollen binnen de organisatie geschikt. De onderliggende gedachte van de oplossing is dat verschillende afdelingen één platform delen, waardoor iedereen gebruikt maakt van dezelfde data. De afdelingen hebben ook de mogelijkheid om eigen modellen te maken binnen het platform, deze kunnen waar nodig met elkaar communiceren.

Van origine is Anaplan een planningstool; de tool wordt dan ook veel gebruikt door business controllers. Het is echter ook geschikt voor afdelingen die zelf analyses willen maken en direct het effect willen zien van aanpassingen, zoals HR- en salesafdelingen.

Fijne functionaliteiten

Uit onze tests blijkt dat de plannings- en analyseprocessen goed werken. Daarnaast bieden de apps aanvullende mogelijkheden die eenvoudig in te zetten zijn.

Een aantal functionaliteiten zijn zo prettig, dat we ze graag extra belichten:

  • History functionaliteit, waarbij een volledige audit trail standaard beschikbaar is. Hiermee is de historie van elke cel te herleiden tot aan het begin van het model; zowel de waarde en het tijdstip als de persoon die de aanpassing heeft gedaan. Ook is via de ongelimiteerde back-ups een compleet model terug te zetten. Dit betekent dat je altijd terug kunt naar elk moment in de tijd, vergelijkbaar met een heel geavanceerde versie van het maken van een herstelpunt in Windows.
  • Volledige vrijheid in het gebruik van dimensies. Vergelijk het met een bouwpakket van hout, spijkers en een hamer, daar kun je een villa van bouwen of een strandhuisje. Daarbij moet je echter wel voorkomen dat je er geen overbodige complexiteit in stopt.
  • Het maken van ingewikkelde scripts en onnavolgbare formules is niet nodig om het model op te bouwen. De formules, calculaties en functionaliteiten zijn intuïtief en hebben veel raakvlakken met Excel. In de praktijk kost het dan ook relatief weinig tijd om dit onder de knie te krijgen.
  • Uitgebreide drill-down features, waarmee je uitkomsten tot het laagste niveau kunt herleiden. Dit maakt het analyseren van data en het oplossen van vraagstukken eenvoudiger.
  • Eén van de nieuwste functionaliteiten van Anaplan is Application Lifecycle Management, ALM. Met deze functionaliteit kan een kopie worden gemaakt van het productiemodel, die vervolgens gebruikt kan worden om nieuwe functies te bouwen en te testen. Na het maken van de aanpassingen in het development model kunnen deze binnen enkele seconden toegepast worden op het productiemodel.

Implementatie en beheer

Anaplan geeft aan dat zij ‘self enablement’ belangrijk vinden, en dat merken we in de praktijk. Anaplan is relatief eenvoudig te implementeren. In de meeste gevallen beginnen we met een compleet leeg model, zodat alle functionaliteiten precies aangepast worden op de wensen van de organisatie. We zien gebruikers al snel veel zelf doen. Dat maakt niet alleen de implementatie eenvoudig, maar ook het beheer. Aandachtspunt voor de Anaplan-organisatie is wel de snelheid van hun supportproces. Het kan soms best even duren als je een ‘ticket’ hebt aangemaakt.

Rondom beheer heb je twee keuzes. De afdeling, bijvoorbeeld HR, Sales of Finance, kan haar eigen beheer doen, of je belegt het beheer centraal bij IT. Deze keuze kun je tijdens de inrichting aangeven.

In de cloud

Anaplan is volledig cloud-based. Je bent dan ook snel up and running, zonder installaties of hoge opstartkosten. De licenties zijn SaaS-based en worden berekend per user.

De performance is uitzonderlijk goed. Dit komt onder andere doordat op de piekmomenten binnen je organisatie het werkgeheugen van de hele server gebruikt wordt; elke organisatie kent zijn eigen piekmomenten, waardoor het werkgeheugen flexibel verdeeld wordt. Ook het importeren of exporteren van data is binnen enkele momenten gerealiseerd.

De toekomst

Anaplan is druk bezig om steeds meer functionaliteit in te bouwen. Zo wordt er hard aan gewerkt om de applicatie ook steeds meer visueel te ontwikkelen, bijvoorbeeld door het toevoegen van extra kleuren aan grafieken. Elk kwartaal komt er een update uit, die automatisch doorgevoerd wordt. Je werkt dus altijd met de laatste versie en hebt nooit gedoe met versiebeheer of upgrades. Wij zouden in toekomstige versies blij worden van:

  • Automatische color coding van formules. Dit lijkt ons heel handig bij het aanpassen en schrijven van lange formules, zodat je weet welke onderdelen aan elkaar gerelateerd zijn.
  • Comments toevoegen op een cel, zoals we dat kennen van Excel.
  • Gepersonaliseerde dashboards. Hiermee kun je als gebruiker standaarddashboards naar eigen voorkeur aanpassen door nieuwe pivots en filters op te slaan. Dit staat al enige tijd op de roadmap en wordt naar verwachting in Q1 2018 toegevoegd.

Nieuwsgierig?

Wil je meer weten over de mogelijkheden van deze plannings-en analyseoplossing? Vraag hier een demo aan.

Peilmoment

De ontwikkelingen rondom Anaplan gaan razendsnel. Wij hebben versie 2017.1 aan de tand gevoeld.

Download bijlage
Plannen, Budgetteren & Forecasten Anaplan