• Welk vervoermiddel kiezen we? – Toolselectie bij Purchase to Pay

Slimme tooling helpt om het P2P-proces soepel, effectief en efficiënt te laten verlopen. Hoe kun je hiermee het P2P-proces goed ondersteunen, en hoe selecteer je de juiste tool voor jouw organisatie? Kortom, met welk vervoermiddel beweeg je je optimaal door het Purchase to Pay-proces?

Door Yvo Slagman, november 2017

Het P2P-proces draait om het proces van het plaatsen van een bestelling tot het betalen van de factuur. De order, de factuur en soms de werkbonnen verplaatsen zich letterlijk door de organisatie heen naar de leverancier en weer terug, vaak met de nodige handtekeningen en stempels. Tijdens deze reis blijven facturen liggen of raken kwijt. Lange doorlooptijden, gebrek aan inzicht in de status van een factuur en aanmaningen van leveranciers zijn het gevolg. Een P2P-systeem faciliteert het proces en de transactionele verwerking. In plaats van een fysieke stroom van orders en facturen door de organisatie heen, zorgt een P2P-pakket voor een digitale snelweg. Elektronische communicatie tussen aanvragers, budgethouders, leveranciers en de financiële administratie versoepelt het proces. Van iedere order en iedere factuur is op ieder moment de status zichtbaar. Dit helpt de organisatie met het zichtbaar krijgen van financiële en procesmatige stuurinformatie zoals spend analyses, verplichtingen en openstaande facturen.

Van proces naar functionaliteit

In het artikel over het waarom van Purchase to Pay hebben we aangegeven hoe belangrijk het is om bij het implementeren van een P2P-proces te kijken naar het primaire doel. Dat geldt ook voor het aanschaffen van de ondersteunende software. Laten we er vanuit gaan dat je organisatie inmiddels het doel en het huidige proces goed in beeld heeft. Je weet waar de knelpunten zitten en langzaam begint een beeld te ontstaan hoe het optimale proces eruit ziet, en hoe automatisering je proces kan verbeteren. Maar hoe vertaal je nu je proces naar de juiste systeemspecificaties? Traditioneel zijn we gewend om een dik pakket van eisen, een bestek, een functioneel ontwerp of zelfs het complete systeem uit te schrijven. Kortom, de organisatie gaat met de oplossing naar de markt en niet met het probleem dat opgelost moet worden. Nadeel van deze methode is niet alleen dat het je veel tijd kost, ook beperk je hiermee de creativiteit en best practices van de leverancier. Wij pleiten er voor om geen bestek te schrijven, maar een probleemanalyse of doelstellingdocument van maximaal twee A4tjes. Daarnaast is het zinvol om enkele bijzondere, specifieke situaties voor de organisatie uit te werken en na te gaan welke soorten functionaliteit op hoofdlijnen gewenst is. Denk bijvoorbeeld aan inkoop, contracten, eventuele externe inhuur en offerte-trajecten. Voor de goede softwareleveranciers is deze informatie meer dan voldoende om een passende offerte te maken. Je beoordeelt een leverancier vervolgens niet op de functionaliteit die hij wel of niet kan realiseren, maar de mate waarin hij je probleem oplost en bereid is hiervoor verantwoordelijkheid te nemen.

“Breng je P2P-probleem naar de markt, niet de oplossing

Wat zijn goede beoordelingscriteria?P2P artikel 2 beoordelingscriteria

Als je het probleem naar de markt brengt in plaats van de gewenste oplossing, kun je niet tot op de komma berekenen welke leverancier de meeste punten scoort. Maar hoe beoordeel je dan wel wie de winnaar van de RFP is? Eén van de belangrijkste beoordelingscriteria is de gebruiksvriendelijkheid van de software. Het scheelt veel werk in de implementatie en voorkomt fouten als gebruikers intuïtief ‘op de juiste knoppen klikken’. Daarnaast adviseren wij om vooral te kijken naar de mate waarin de leverancier het probleem oplost en helpt om de doelstellingen te realiseren. Heeft de leverancier slimmigheden beschikbaar die helpen om lastige processen te vereenvoudigen? Uiteraard kijk je ook naar de afrekenmethodiek. Betalen per user of betalen per transactie kan veel verschil uitmaken op het totaalbedrag.

Ontwikkelingen in de P2P-markt

De markt voor P2P-software is groot en divers. De bekende ERP-leveranciers zoals Oracle en SAP leveren modules om het P2P-proces te ondersteunen. Daarnaast zijn er veel leveranciers die aanvullende software verkopen, variërend van eenvoudige workflow-software tot bijna online ERP-systemen compleet met modules voor het registreren van uren, contracten en leveranciersgegevens. ERP in de cloud is één van de grote, recente ontwikkelingen in de markt. Daarnaast rekenen de meeste P2P-leveranciers niet meer af op basis van licenties of users, maar op basis van transacties. Zo hoeft je organisatie zich niet meer druk te maken over het aantal gebruikers dat bestellingen mag plaatsen. Ook gaan steeds meer softwareleveranciers over op open standaarden, waardoor het aansluiten van leveranciers gemakkelijker wordt. Daarmee ontstaat volledige elektronische uitwisseling van stamdata en transactionele gegevens.

De relatie met je ERP-pakket

De keuze die vervolgens gemaakt moet worden is of er gebruik gemaakt wordt van modules op het bestaande ERP-pakket of een specifieke P2P-tool. Voordeel van gebruik maken van het ERP-pakket is dat de stamdata al geïntegreerd is en er geen koppelingen gelegd hoeven te worden. Nadeel is echter dat de software niet zomaar aangesloten is op een elektronisch platform van leveranciers en klanten. Daarnaast geeft gebruik maken van ERP vaak druk op de eigen ICT-organisatie. P2P-tooling in de vorm van Software as a Service (SaaS) kan hier een oplossing bieden. Bij P2P-SaaS oplossingen is het realiseren van koppelingen met het ERP-pakket wel belangrijk. De grotere P2P-leveranciers hebben echter veel ervaring met deze koppelingen en tegenwoordig is dit minder complex dan ICT-afdelingen soms denken.

SaaS of zelf hosten? P2P artikel 2 klantrelaties

Steeds meer P2P-leveranciers bieden hun software als dienstverlening aan. SaaS staat voor Software as a Service, ook wel software on-demand genoemd. Belangrijkste kenmerk is dat je betaalt voor het gebruik van de software, en er geen eigenaar van wordt. Onderhoud, back-up en services worden volledig door de leverancier gedaan. Enkel het functioneel beheer van de software doe je zelf. De keuze voor een SaaS-oplossing maakt je minder afhankelijk en leidt vaak tot een snellere implementatie. Los van de technische voordelen van cloudsoftware, biedt P2P-software in de cloud voordelen omdat je aansluit op een platform dat door meerdere leveranciers gebruikt wordt. Binnen het platform van de SaaS-oplossing kun je gegevens en transacties uitwisselen met alle andere aangesloten leveranciers op het platform. Daarmee voorkom je dat je één op één relaties moet leggen voor het uitwisselen van gegevens. Door voor een cloudoplossing te kiezen creëer je een ‘één op veel relatie’. Het aansluiten van leveranciers wordt daarmee een stuk gemakkelijker. Ook kun je direct gebruik maken van leveranciers die reeds aangesloten zijn op het platform. Daarmee heb je meteen ook een mooi beoordelingscriterium te pakken.

Kortom: de SaaS-oplossing geeft je over het algemeen meer flexibiliteit, maar vergt wel meer beheer van stamdata en het realiseren van een koppeling tussen twee systemen. De beste oplossing is afhankelijk van veel factoren. Een (financiële) impactanalyse specifiek voor jouw organisatie is daarom aan te bevelen.

Fig. 1: Stappenplan Purchase to Pay proces

Vervolgstappen

Je hebt het proces in beeld, je doel bepaald en de juiste leverancier gecontracteerd. Stap 1 tot en met 5 zijn afgerond. Tijd om echt aan de slag te gaan; het proces en systeem te implementeren en de organisatie voor te bereiden op de veranderingen van het proces. Lees meer over deze stappen in de artikelen Proceseigenaarschap bij P2P, Changemanagement bij P2P en Het verzilveren van de businesscase bij P2P.

Download hieronder de PDF versie van dit artikel.

Download bijlage
Keten- & Procesoptimalisatie