Financiële bestuurbaarheid bij Stichting is verbeterd - Finext
  • Verbeteren van de financiële bestuurbaarheid bij Stichting Schroeder

Stichting Dr. Schroeder van der Kolk Bedrijven is al meer dan 90 jaar een begrip in Den Haag en omstreken. De stichting richt zich op het ontwikkelen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Net als veel andere stichtingen heeft het mensontwikkelbedrijf te maken met diverse financiële stromen; naast inkomsten uit de kringloopwinkels krijgt de stichting verschillende subsidies. Finext helpt – gedeeltelijk pro bono – om beter inzicht in de financiële situatie en grip op de verschillende financiële stromen te creëren.

Door Danielle Gruijs, juli 2021

Verbeteren van de financiële bestuurbaarheid bij Stichting Schroeder

“Je moet weten waar je staat als organisatie, zodat je maatregelen kunt nemen. We wilden meer inzicht om te zorgen dat onze bedrijfsvoering in lijn zou komen met onze mogelijkheden,” vertelt Margriet ten Hove, waarnemend Directeur bij Schroeder, over de aanleiding om de financiële bestuurbaarheid van de stichting te verbeteren.

Stichting SchroederAls stichting financiële stromen in sync krijgen

Een stichting heeft te maken met veel meer verschillende geldstromen dan een commercieel bedrijf. Zo ook bij de stichting Schroeder. Als mensontwikkelbedrijf verzorgt Schroeder activiteiten zoals kringloopwinkels, dagbesteding, taakstraffen, persoonlijke ontwikkeling en toeleiding naar de arbeidsmarkt van mensen met afstand tot de samenleving. Voor deze activiteiten krijgt de stichting naast inkomsten uit meerdere kringloopwinkels ook inkomsten vanuit meerdere subsidiestromen.

“We krijgen subsidies vanuit de gemeente Den Haag, bijvoorbeeld via projecten om mensen vanuit de bijstand te begeleiden en vanuit de WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning). Daarnaast krijgen we voor taakstraffen en de begeleiding van ex-gedetineerden ook subsidies vanuit de reclassering,” vertelt Margriet.

Deze verschillende stromen zorgen voor complexiteit in de financiële processen. Om hier grip op te krijgen, is het van belang dat de zorgadministratie en de financiële administratie goed met elkaar geïntegreerd zijn. Margriet: “Elke opdrachtgever heeft net weer andere wensen over hoe we moeten declareren. Dat betekent dat we voor de verschillende subsidies verschillende declaratiestromen moeten inregelen. Bovendien moeten we ervoor zorgen dat deze afspraken voor iedereen binnen de organisatie duidelijk zijn.”

“Binnen de strategie van elke organisatie moet je bewust bezig zijn met je financiën, en hoe je begroting eruitziet. Dat is cruciaal voor het voortbestaan van de organisatie.”

Het belang van de juistheid van cijfers

Om beter inzicht te creëren wordt de hulp van Finext ingeroepen. Finext draagt graag bij aan de doelen van de stichting en biedt haar inzet gedeeltelijk pro bono aan. Het Finext-team begint met het maken van een scan van het huidige budget. Vervolgens zorgt de inzet van een interim controller voor het pragmatisch doorvoeren van verbeteringen. “Zeker gezien de huidige corona-situatie is het essentieel voor elke organisatie om goed op de cijfers te zitten. Dat helpt om de juiste richting te bepalen, en wendbaar te zijn in de huidige omstandigheden,” zegt Yordi Janssen van Finext. Yordi is als interim controller nauw betrokken bij de financiële verbeterslagen binnen de stichting.

Deze verbeterslagen ondersteunen de strategie van Schroeder. “Binnen de strategie van elke organisatie moet je bewust bezig zijn met je financiën, en hoe je begroting eruitziet. Dat is cruciaal voor het voortbestaan van de organisatie,” legt Margriet uit. “Als stichting moeten we bovendien verantwoording afleggen aan een aantal opdrachtgevers, die ook willen dat we financieel gezond zijn.”

medewerker Stichting Schroeder

Eerst de financiële basis op orde

Bij het doorvoeren van de verbeterslagen worden eerst de financiële basisprocessen beetgepakt. Hierbij is gekeken naar de drie pijlers van systemen, processen en mensen. Rondom de systemen is er behoorlijk wat veranderd: zowel de salarisadministratie als de zorgadministratie zijn overgegaan naar nieuwe systemen. Daarbij is kritisch gekeken naar de pijnpunten in de oude systemen, zodat deze worden vermeden in de nieuwe systemen. Zo is er een analyse op de brondata in het oude systeem gedaan, waardoor issues aan het begin van de keten opgelost worden, nog voor de overgang naar de nieuwe situatie. Dit draagt bij aan betrouwbaardere financiële cijfers.

Na het inrichten van de nieuwe systemen zijn ook de processen onder de loep genomen. Vanuit finance gezien bleken de pijnpunten vooral te liggen bij de koppeling tussen de zorg- en de financiële administratie. Het goed inrichten van de integratie tussen de zorg- en de (financiële) administratieve processen levert veel op, omdat dit een zorgvuldige declaratie waarborgt. “’De basis op orde’ noemen we dat bij Finext,” stelt Yordi.

Het creëren van bestuurbaarheid

De volgende stap is het inrichten van het budget en het cashflowoverzicht voor het komende jaar. Eerst wordt het budget in tweeën gesplitst, met separate budgetten voor de twee deelstichtingen: Stichting Schroeder Kringloop en Stichting Schroeder en van der Kolk Bedrijven. Hiermee wordt per deelstichting beter inzicht gecreëerd. Vervolgens zijn deze budgetten geconsolideerd in één totaalbudget, waarop gestuurd kan worden.

De derde stap draait om het opzetten van een goede planning & control-cyclus, waarmee de stichting maandelijks kan monitoren of ze acteert naar de beoogde doelstellingen. Het inrichten van overzichtelijke maandelijkse managementrapportages helpt om grip te houden, zodat het managementteam waar nodig kan bijsturen. Dit creëert een degelijke bestuurbaarheid voor de stichting, waardoor wendbaar ingespeeld kan worden op veranderingen.

“Door meer inzicht weten we beter welke projecten interessant voor ons zijn, zodat we geen aanbestedingen doen voor projecten die veel tijd kosten en minder aan onze doelstellingen bijdragen.”

Vertrouwen in de cijfers voor de hele stichting

Margriet is positief over de resultaten van het in sync brengen van de financiële stromen. “Ik ben blij met waar we nu staan, ik vind duidelijkheid op het gebied van financiën een vereiste. We weten waar we aan toe zijn voor 2021, dat is een goede basis om verder te kunnen. Voor mij, maar ook voor de rest van het managementteam en voor de Raad van Toezicht is het belangrijk om vertrouwen in de cijfers te hebben.”

De verbeterslagen stellen Schroeder in staat om naar de komende jaren te kijken. Margriet: “We zijn nu echt aan het vooruitkijken. Ook is er ruimte gecreëerd om de relaties met onze subsidieverstrekkers goed te houden en ons werk goed te doen. De inzichten helpen ons om de juiste keuzes te maken.”

De verbeterde bestuurbaarheid is ook belangrijk tijdens aanbestedingen. Dat werkt tweeledig, zo vertelt Margriet: “Door meer inzicht weten we beter welke projecten interessant voor ons zijn, zodat we geen aanbestedingen doen voor projecten die veel tijd kosten en minder aan onze doelstellingen bijdragen. Daarnaast is het belangrijk om een betrouwbaar financieel beeld te schetsen om bepaalde opdrachten via aanbestedingen binnen te kunnen halen.”

De invoering van activity based costing voegt nog meer inzicht toe. “Het toekennen van de indirecte kosten aan de verschillende subsidiestromen maakt de business case helderder. Daardoor wordt inzichtelijk welke subsidies rendabel zijn voor de organisatie, en welke niet,” legt Yordi uit.

Samenwerken met alle lagen van de organisatie

Margriet is enthousiast over de samenwerking met Finext. “We hebben veel inzicht in onze financiën en budgetten gekregen, dat is de harde kant. Als je kijkt naar de soft skills, dan zijn Finexters heel toegankelijk. Dat maakt het makkelijk om met alle lagen van onze organisatie samen te werken, wat veel heeft bijgedragen aan het krijgen van goede informatie vanuit verschillende afdelingen.”

Dit enthousiasme wordt gedeeld binnen de organisatie. “We hebben grote stappen gezet, daar zijn we wel trots op. Het heeft ervoor gezorgd dat we nu op een goede manier verder kunnen. Ook is er een positieve stemming; iedereen is bereid om een stapje harder te lopen.”

Finance & ControlPlannen, Budgetteren & Forecasten Non-profit & Educatie