Verbeterd jaarverslagproces bij Brabant Water

Drinkwaterbedrijf Brabant Water wilde de kwaliteit van het jaarverslag verhogen. De implementatie van SAP Disclosure management versnelt niet alleen het proces, maar zorgt ook voor een accuraat versiebeheer en een geautomatiseerde audit trail. Zo ontstaat er ruimte voor focus op de kwaliteit van de cijfers.

Door Wesley Schulte, april 2015
Adinda te Veldhuis en Henk de Boer van Brabant water
Adinda te Veldhuis en Henk de Boer

“Vorig jaar kwam ik voor het eerst met het proces rondom het jaarverslag in aanraking,” vertelt Henk de Boer, hoofd Financieel Economische Zaken bij Brabant Water. Brabant Water levert met 800 medewerkers drinkwater aan 2,4 miljoen inwoners en bedrijven in Noord-Brabant. “Het versiebeheer vroeg veel aandacht en was foutgevoelig. De laatste druppel was het moment dat ik onze versie naast de drukproef van de drukker legde, en er toch per abuis een wijziging niet was doorgevoerd.”

We wilden ons kunnen focussen op de jaarrekening, in plaats van op het versiebeheer,” vertelt Adinda te Veldhuis, adviseur AO/IC van Brabant Water. “De eerste prioriteit was een kwaliteitsverhoging van het jaarverslag. We wilden voorkomen dat de accountant een andere versie in handen heeft dan wij,” vertelt Henk. Samen met Finext hebben we met behulp van SAP Disclosure Management een mooie stap gemaakt in dit proces.

Verbeteren van het jaarverslagproces

Op termijn streeft Brabant Water ook naar een kortere doorlooptijd. “Met de mogelijkheden die de tooling biedt, kun je ook veranderingen in het proces doorvoeren,” vertelt Wesley Schulte van Finext. Hij is als Performance Management consultant nauw betrokken bij de implementatie van de nieuwe oplossing. “Vaak worden de mogelijke  procesverbeteringen goed inzichtelijk na het invoeren van de Disclosure Management-applicatie. Deze procesverbeteringen waren niet de oorspronkelijke reden voor de implementatie, maar wel een groot bijkomend voordeel,” zegt Henk.

“Wijzigingen komen vanuit de brondata geautomatiseerd in de jaarrekening terecht”

Mensen kunnen bijvoorbeeld beter hun verantwoordelijkheid nemen in het nieuwe systeem. “Als je de oplossing goed inricht, kun je het eigenaarschap bij de juiste mensen leggen. Neem de verantwoordelijkheid voor de teksten. Deze werden eerst allemaal door één persoon gedaan. Nu is invoer aan de bron mogelijk, waarmee je ook de verantwoordelijkheid bij de bron kunt leggen,” vertelt Henk. “De nieuwe tool levert bovendien de audit trail die je normaal als persoon moet aanleveren. Daarmee automatiseert het een deel van mijn functie, waardoor ik me meer kan focussen op de kwaliteit,” vertelt Adinda. “Voor de accountant is het prettig als de audit trail zorgvuldig is vastgelegd,” zegt Naida Sadzak van Finext, ook nauw betrokken bij het project. Als oud-accountant kijkt zij vanuit het perspectief van de accountant naar het verbeteren van de processen.

Van brondata naar jaarrekening met SAP Disclosure Management

Brabant Water koos voor SAP Disclosure Management, de Disclosure Management-oplossing van SAP. Een referentiebezoek bij Achmea gaf de doorslag. “Bij Achmea bleek dat SAP DM functioneel deed wat we voor ogen hadden. We wilden dat de wijzigingen vanuit de brondata geautomatiseerd in de jaarrekening terecht zouden komen. De applicatie borgt dat de wijzigingen op de goede plaats in de jaarrekening komen, zowel in de tekst als in de tabellen,” vertelt Henk. “SAP DM houdt de versies goed vast; als ergens een zinnetje of een cijfer wijzigt, zie je dat meteen,” vertelt Adinda. “Bovendien hoeven we er niet meer zelf over na te denken dat er op pagina 36 ook een wijziging moet worden doorgevoerd,” zegt Henk, “Alles is immers aan dezelfde bron gekoppeld.”

Dynamisch project

Er speelde veel tijdens het project. Ten eerste stond de implementatie onder grote tijdsdruk. “In de zomer hebben we het besluit genomen om de volgende jaarrekening met SAP DM te gaan doen,” vertelt Henk.

“We hadden dan ook wel echt haast.” Bovendien was Adinda, één van de keyspelers, gedurende de start van het project nog met zwangerschapsverlof. Daarnaast is tijdens het project ook een verbeterslag rondom de consolidatie doorgevoerd. Brabant Water heeft drie zelfstandige dochterondernemingen; HydroScope, Hydreco en HydroBusiness. “We hebben de consolidatie van extracomptabel naar intracomptabel gebracht,” vertelt Henk. “Voorheen deden we de consolidatie in Excel, nu staan ook de dochterbedrijven in SAP.” “Ondanks deze bijkomende factoren is het project goed verlopen,” zegt Henk. “Niet alleen was het jaarverslag in het nieuwe systeem op tijd klaar, maar ook de beoogde kwaliteitsverbetering is gerealiseerd.“

Inzicht in de geconsolideerde cijfers

Naast de verbetering van de kwaliteit heeft het verbeterde versiebeheer grote impact op de werkdruk. “We presenteren nu met een ‘big smile’ versie 96,” zegt Adinda. “Uiteindelijk zullen we naar veel minder versies gaan, nu zijn we gaandeweg nog aan het verbeteren. Bovendien is iedere tekstwijziging een nieuwe versie.” “Standaardisatie van het proces kan nog verbeteringen brengen, zodat het aantal afstemmingen minder wordt,” zegt Naida. Doordat tegelijkertijd het proces rondom de consolidatie is meegenomen, zitten de toekomstige verbeterslagen niet alleen in de cijfers. “Het is ook een leerproces; vroeger zagen onze collega’s alleen de enkelvoudige cijfers, nu komen daar de geconsolideerde cijfers bij,” zegt Henk. “Dat is wennen.” Het inzicht in de geconsolideerde cijfers levert ook nu al een kwaliteitsverbetering op. “Mensen begrijpen de verhouding tussen de moeder en de dochterorganisaties beter,” vertelt Adinda.

“Daardoor worden ze getriggerd om echt de cijfers in te duiken en te onderzoeken of er nog overlap in zit. Dit verbetert de kwaliteit en de zuiverheid van de cijfers.”

Samenspel binnen de organisatie

Ook vanuit de top van Brabant Water wordt positief gereageerd op het nieuwe proces. “Het management is positief verrast, doordat ze nu alle veranderingen in één oogopslag kunnen zien,” zegt Henk. Daarnaast geeft ook de accountant in zijn rapportage aan dat er ten aanzien van het versiebeheer grote stappen zijn gezet. “We kunnen nu meer focussen op de overzichten, waardoor de interne beheersing op een hoger niveau komt.”

“ Het verbeterde versiebeheer heeft een grote impact op zowel de kwaliteit als de werkdruk.”

Bij het jaarverslag komen de verschillende werelden van Finance en Communicatie, maar ook die van IT, bij elkaar. “Alle interne processen moeten goed op elkaar afgestemd zijn. Bij de start van zo’n project is het belangrijk om uit te spreken wat we van elkaar verwachten,” zegt Adinda. “We zien in de praktijk vaak dat de afdelingen als eilandjes werken aan het jaarverslag,” zegt Naida. “Door samen in één proces één product te leveren, betrek je de andere partijen meer.” “Het samenbrengen van de eilandjes is een toegevoegde waarde van de nieuwe oplossing,” zegt Adinda. “Daarbij is het goed om eerst een nulmeting te doen, met een inventarisatie wie welke rol heeft in het huidige proces.”

Brabant Water team
Naida Sadzak, Henk de Boer, Adinda te Veldhuis en Wesley Schulte

Meer dan alleen tooling

Brabant Water wil nog meer stappen zetten rondom het jaarverslag, bijvoorbeeld door het benutten van de workflows in SAP DM. “Je werkt nu al met iedereen samen aan één document, waarin parallel een ieder aan zijn eigen hoofdstuk van het jaarverslag werkt,” vertelt Wesley. “Door goed gebruik te maken van de ingebouwde workflow in SAP DM kunnen alle stakeholders in het proces nog beter met elkaar samenwerken.” “Een Disclosure Managementoplossing is meer dan alleen tooling,” zegt Henk. “We hebben het als doel gekocht, maar uiteindelijk is het een middel om het proces verbeteren.”

Consolidatie & Corporate Reporting Utilities SAP